Belgique – Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité – Raamovereenkomst voor het verwerken van patiëntenfacturen

Vitaz vzw et l'hôpital O.L.Vrouw Van Troost souhaitent désigner, pour une période d'un an, avec trois prolongations éventuelles d'un an, un partenaire externe pour l'impression, la préparation postale et l'envoi de factures de patients, éventuellement avec des documents de type modèle D et des rappels. Services à fournir

1. Traitement et création de PDF de factures

• Livraison par le donateur de fichiers GRI et/ou CSV.

• Création de factures PDF.

• Impression des factures et des rappels en couleur.

• Impression des attestations collectives modèle D.

2. Envoi de documents

• Envoi électronique des factures et des rappels aux patients.

• Envoi postal des factures avec lettre d'accompagnement et éventuellement documents de type modèle D et rappels.

• Les différents documents doivent être groupés, triés et enveloppés par patient.

• Le mode d'envoi est déterminé selon le workflow défini par le donateur.

• Possibilité d'envoyer ou de conserver séparément dans l'interface utilisateur, à la demande du donateur, des factures et des attestations collectives modèle D en copie papier pour un traitement ultérieur.

• Prévision d'une option opt-in lors du paiement pour basculer vers un envoi par e-mail.

3. Paiement (électronique et manuel)

• Prévision d'une possibilité de paiement à la fois par voie électronique (QR-code ou via URL sécurisée) et par virement classique.

4. Archivage et mise à disposition

• Archivage numérique des factures de patients.

Rapporter, suivre et interface

1. Reporting numérique

• Nombre d'e-mails et de lettres envoyés.

• Numéro de patient, numéro de facture et mode d'envoi.

• Horodatage de tous les documents envoyés.

2. Interface utilisateur

• Recherche de factures et de données de paiement sur la base de :

• Nom du patient

• Numéro de patient

• Numéro d'inscription nationale

• Numéro de facture

• Accès aux documents envoyés et statut.

• Traitement des e-mails en retour et du courrier retourné.

3. Suivi des paiements

• Intégration via liaison API pour le suivi des paiements.

Volumes Vitaz vzw (indicatif)

• 600 000 factures/an

• 120 000 rappels/an

• 1/3 à 1/2 de l'envoi se fait par e-mail

• 8 500 formulaires de modèle D/an

Volumes O.L. Vrouw Van Troost (indicatif)

• 435 000 factures/an

• 77 200 rappels/an

• > 50 % de l'envoi se fait par e-mail

• 7 900 formulaires de modèle D