Allemagne – Services relatifs aux logiciels – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

La GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; ci-après "l'ordonnateur") est une entreprise à but non lucratif basée à Essen, qui fournit une large gamme de services sociaux depuis plus de 140 ans. En tant qu'établissement communautaire sous la tutelle de la ville d'Essen ainsi que des grandes associations de bienfaisance, l'ordonnateur s'engage à prendre en charge, promouvoir et assurer la participation sociale des personnes dans des situations de vie particulières. Le spectre des services de l'ordonnateur comprend des offres de soins stationnaires et ambulatoires pour les seniors, diverses formes de logement et de soins pour les personnes souffrant de troubles mentaux ou de handicaps mentaux, ainsi que diverses aides pour les personnes sans domicile ou menacées de sans-abrisme. De plus, l'ordonnateur exploite plusieurs ateliers reconnus à Essen pour les personnes handicapées. Avec environ 1 300 employés qualifiés dans les différentes institutions sociales, l'ordonnateur prend actuellement en charge environ 1 200 résidents dans ses installations de soins et de prise en charge, ainsi qu'environ 1 600 personnes handicapées dans les ateliers. La large expertise et le réseau étroit avec les partenaires communaux et sociaux permettent à l'ordonnateur de répondre individuellement aux besoins des personnes prises en charge et de garantir un soutien adapté et valorisant. Avec sa stratégie "Année 2030", l'ordonnateur poursuit une vision à long terme de la modernisation et de la numérisation complètes des structures, des processus et des systèmes techniques internes. L'objectif est de transférer tous les domaines de l'entreprise dans un paysage IT durable. Cette orientation stratégique forme la base d'une organisation performante, transparente et orientée service, qui répond de manière durable aux exigences croissantes sur le plan professionnel, juridique et technologique. Un projet central dans le cadre de cette stratégie numérique est le remplacement du système ERP actuellement utilisé. La version SAP actuellement utilisée, sur la base de laquelle les processus opérationnels de la GSE sont représentés, est annulée à la fin de l'année 2027 et constitue ainsi une raison d'agir prioritaire. Les modules utilisés, FI (comptabilité financière), CO (contrôle) et HCM (gestion des ressources humaines / gestion du personnel), constituent des fonctions essentielles dans le processus central commercial et lié au personnel de l'organisation et sont profondément intégrés dans les flux de travail organisationnels. Dans le cadre de la réorientation, le focus central dans le domaine des RH se situe sur la paie comme processus central prioritaire. En même temps, la GSE vise à considérer la nouvelle solution RH de manière globale et à intégrer, à terme, autant de processus RH que possible dans un système intégré. Cela inclut, mais sans s'y limiter, la gestion du personnel, la gestion des candidatures, le développement du personnel, ainsi que les fonctions de formation continue. Avec cette approche globale, l'ordonnateur vise à réduire ou à éliminer progressivement les "systèmes satellites" existants dans le domaine des RH. L'objectif est d'éviter les ruptures de support, d'éliminer la duplication des données, de garantir la qualité et l'actualité des données, et d'augmenter la transparence dans tous les processus RH. En même temps, une infrastructure système cohérente crée la base pour fournir des analyses RH et des indicateurs de personnel significatifs, que le management du personnel peut utiliser pour le développement durable de l'entreprise. La migration système nécessaire dans le domaine de la gestion du personnel est donc importante non seulement du point de vue technologique, mais aussi du point de vue stratégique de l'entreprise. Outre la garantie du fonctionnement du système au-delà de 2027, il y a l'opportunité, dans le cadre de la transition, de standardiser les processus, d'améliorer l'ergonomie et de renforcer l'intégration avec d'autres composants IT. Le choix et l'introduction d'une nouvelle solution RH globale constituent donc l'un des projets clés prioritaires dans le cadre du développement stratégique global de l'ordonnateur d'ici 2030. L'objectif concret du projet est le choix et l'introduction d'un logiciel de gestion du personnel global et durable. Avec la nouvelle solution, les processus RH de l'ordonnateur doivent être rendus plus efficaces, plus transparents et plus conviviaux. Le logiciel aide le management du personnel ainsi que les autres parties prenantes à automatiser les tâches administratives, à améliorer la qualité des données et à prendre des décisions stratégiques sur la base d'informations solides. Le point central est la représentation numérique et le soutien de tous les processus centraux du personnel. Grâce à la nouvelle solution, les ruptures de support existantes et la duplication des données doivent être évitées, la transparence dans les processus RH doit être augmentée, et le respect des exigences de protection des données et de conformité doit également être garanti. De plus, le soutien centralisé du système offre la possibilité d'évaluer les données RH de manière ciblée et d'améliorer ainsi la gestion stratégique de l'organisation. Les objectifs centraux peuvent être résumés comme suit : 1. Introduction d'un logiciel RH 2. Soutien numérique de tous les processus RH essentiels 3. Augmentation de l'automatisation des tâches routinières et de la standardisation des processus 4. Amélioration de la transparence, de la qualité des données et des possibilités de reporting 5. Garantie de la protection des données, de la sécurité des données et de la conformité 6. Soutien à la gestion stratégique de l'entreprise par des analyses et des indicateurs fondés 7. Établissement d'un modèle de support structuré et efficace. Pour le reste, il est fait référence aux documents d'appel d'offres.