Allemagne – Services relatifs aux logiciels – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

La GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; ci-après "l'acheteur") est une entreprise à but non lucratif basée à Essen, qui fournit une large gamme de services sociaux depuis plus de 140 ans. En tant qu'établissement communautaire sous la tutelle de la ville d'Essen ainsi que des grandes associations caritatives, l'acheteur s'engage en faveur de l'accompagnement, du soutien et de la participation sociale des personnes en situation de vie particulière. Le spectre des services de l'acheteur comprend des offres de soins stationnaires et ambulatoires pour les seniors, des formes variées de logement et de soins pour les personnes atteintes de troubles mentaux ou de handicaps mentaux, ainsi que diverses aides pour les personnes sans abri ou menacées de sans-abrisme. De plus, l'acheteur exploite plusieurs ateliers reconnus à Essen pour les personnes handicapées. Ceux-ci offrent à la fois un soutien individuel et une variété d'offres d'emploi et de qualification dans des domaines tels que le montage, l'aménagement paysager, l'économie domestique, l'impression et la numérisation, la logistique des entrepôts, le recyclage ou la technique du vélo. Avec environ 1 300 employés qualifiés dans les différentes institutions sociales, l'acheteur prend actuellement en charge environ 1 200 résidents dans ses établissements de soins et d'accompagnement, ainsi que 1 600 personnes handicapées dans les ateliers. La large expertise et le réseau étroit avec les partenaires communaux et sociaux permettent à l'acheteur de répondre individuellement aux besoins des personnes prises en charge et de garantir un soutien adéquat et valorisant. Avec sa stratégie "Année 2030", l'acheteur poursuit une vision à long terme de modernisation et de numérisation globale des structures internes, des processus et des systèmes techniques. L'objectif est de transférer tous les domaines de l'entreprise dans un paysage informatique durable. Cette orientation stratégique forme la base d'une organisation performante, transparente et orientée service, qui répond de manière durable aux exigences croissantes sur les plans technique, juridique et technologique. Un projet central dans le cadre de cette stratégie numérique est le remplacement du système ERP actuellement utilisé. La version SAP actuellement utilisée, sur la base de laquelle les processus économiques de la GSE sont représentés, est annulée à la fin de l'année 2027 et constitue ainsi une raison d'action prioritaire. Les modules utilisés FI (comptabilité financière), CO (contrôle) et HCM (gestion des ressources humaines/gestion du personnel) constituent des fonctions essentielles dans le processus central commercial et lié au personnel de l'organisation et sont profondément intégrés dans les flux de travail organisationnels. La mise en œuvre du projet ne s'effectue donc pas de manière isolée, mais est étroitement liée à d'autres projets stratégiques. Cela inclut le remplacement de SAP HCM et l'introduction d'une nouvelle et moderne solution de gestion des ressources humaines, qui nécessite une intégration étroite avec la comptabilité financière, notamment pour les paiements de salaire et les cotisations sociales. Un autre projet prioritaire est l'introduction d'un système de gestion de documents (DMS) pour le traitement électronique des factures entrantes. Le DMS doit être déployé au niveau de l'entreprise et établi comme plateforme centrale pour la gestion numérique des documents. L'objectif est de fournir une base de documents uniforme, conforme aux audits et sans rupture de support pour tous les départements et systèmes spécialisés. La nécessité de migration du système est donc d'une importance stratégique et opérationnelle élevée. Outre la garantie du fonctionnement continu du système après 2027, il est attendu que, dans le cadre de la transition, les processus soient standardisés, l'ergonomie améliorée et l'intégration avec d'autres composants informatiques améliorée. La sélection, la planification et l'introduction d'une solution sont donc l'un des projets clés prioritaires dans le cadre du développement stratégique global de l'acheteur d'ici 2030. L'objet de cet appel d'offres est l'introduction d'une solution moderne et durable de comptabilité et de contrôle, permettant de représenter et de soutenir efficacement tous les processus centraux actuellement représentés dans le système. Le système SAP actuel (avec les modules FI et CO) couvre les exigences de base, mais est en fin de vie en termes de stratégie produit du fournisseur : le support de la version utilisée est annulé par SAP à partir du 01.01.2028. Cela signifie qu'à partir de cette date, aucun service de maintenance et de support régulier ne sera plus fourni, ce qui entraîne des risques pour la sécurité, la conformité et la stabilité. La nouvelle solution doit répondre aux exigences de la comptabilité et du contrôle de manière exhaustive. En même temps, les processus commerciaux centraux doivent être automatisés, conçus sans rupture de support et mis en conformité avec les exigences réglementaires et technologiques actuelles. Les objectifs centraux peuvent être résumés comme suit : 1. Introduction d'un logiciel pour la comptabilité et le contrôle 2. Support numérique de tous les processus essentiels de comptabilité et de contrôle 3. Automatisation accrue des tâches routinières et standardisation des processus 4. Amélioration de la transparence, de la qualité des données et des possibilités de reporting 5. Garantie de la protection des données, de la sécurité des données et de la conformité 6. Soutien à la gestion stratégique de l'entreprise par des analyses et des indicateurs de performance approfondis 7. Garantie d'une capacité multi-clients 8. Établissement d'un modèle de support structuré et efficace. Pour le reste, il est fait référence aux documents de passation des marchés.