Norvège – Matériel informatique – Framework agreement for IT equipment, AV systems and life cycle services.

Contexte et besoin

OFA IKS prévoit de conclure un nouvel accord-cadre pour le matériel informatique et les services associés au nom des municipalités, du comté et d'autres entités participantes. L'objectif est de garantir un accès efficace, prévisible et rentable à des équipements informatiques modernes et aux services associés pendant toute la durée du contrat. Le contrat actuel a un chiffre d'affaires annuel d'environ. Les autorités adjudicatrices ont des besoins, des organisations et des modes de commande différents. Le contrat doit donc faciliter à la fois les commandes individuelles en cours et les commandes de volume et de résumé importantes. Volume estimé et appels d'offres attendus

Le volume indiqué dans le formulaire prix et produit est le volume annuel estimé qui sera utilisé pour évaluer les offres et pour visualiser l'étendue attendue de l'accord-cadre. Les volumes n'impliquent aucune obligation d'achat et ne doivent pas être compris comme le chiffre d'affaires attendu pour chaque année civile. La municipalité de Kristiansand est, au début de l'accord-cadre, liée par un contrat séparé et rejoint l'accord-cadre le 3 novembre 2027. Le volume indiqué pour la municipalité de Kristiansand est pour une année complète. Un appel d'offres inférieur de la municipalité de Kristiansand doit donc être attendu en 2027 par rapport au volume annuel indiqué. Les volumes pour ICT Agder sont basés sur le besoin annuel estimé. Pour LaptopS 1 et Laptop PC 2, il est supposé qu'environ 50 pour cent du volume annuel sera couvert avant le début du nouvel accord-cadre. Les besoins restants sont censés être couverts dans le nouvel accord-cadre. Le volume d'évaluation indiqué est néanmoins le volume annuel estimé et n'est pas réduit en raison des appels d'offres inférieurs attendus en 2027. Pour LaptopS 3 et Laptop PCs 4, des commandes plus importantes ont généralement lieu avant le début de la nouvelle année scolaire. Les besoins liés au début de l'année scolaire 2027 peuvent donc être commandés sur le contrat existant en 2026 et, dans ce cas, ne seront pas disponibles pour le nouvel accord-cadre en 2027. De même, les commandes passées à l'automne/hiver 2027 pour un nouvel accord-cadre peuvent être liées au début de l'école 2028, avec livraison et facturation en 2028. Les tablettes sont prévues pour être commandées après l'entrée en vigueur du nouvel accord-cadre. Assortiment standard, commande et prix. Le contrat doit avoir un assortiment standard standardisé et adapté aux besoins qui couvre la plupart des besoins continus des autorités adjudicatrices. L'assortiment standard doit être l'assortiment d'approvisionnement principal, et la plupart des achats sont censés être effectués directement à partir de cet assortiment aux prix et conditions convenus. Le contrat ne doit pas être basé sur le fait que les autorités adjudicatrices doivent régulièrement effectuer des enquêtes de prix spéciales, recueillir des besoins ou passer des commandes individuelles plus importantes afin d'obtenir des prix compétitifs. Les prix et conditions pour l'assortiment standard doivent donc être compétitifs également pour les commandes régulières en cours. L'assortiment standard sera déterminé et administré par OFA en tant que propriétaire du contrat et révisé tous les six mois, en règle générale, en coopération avec les autorités adjudicatrices et le fournisseur. L'objectif est de garantir que l'assortiment s'adapte au fil du temps aux besoins des autorités adjudicatrices, au développement technologique et au marché. Les soumissionnaires doivent, entre autres, contribuer par des informations sur les produits, des informations sur le marché, des conseils techniques, un dialogue avec les fabricants et des propositions de produits. La révision bimensuelle suit également la structure des spécifications des exigences. Le soumissionnaire doit travailler activement sur les négociations avec les fabricants et l'utilisation du volume total des autorités adjudicatrices afin d'obtenir des prix et des conditions compétitifs. OFA doit avoir la vue nécessaire sur la documentation des prix afin que les prix puissent être testés. La détermination des prix, la réglementation des prix, la documentation et le contrôle se font conformément aux conditions de prix et de paiement du contrat. Les autorités adjudicatrices ont différents processus de commande et pratiques d'approvisionnement. Les commandes doivent donc pouvoir être passées par différents systèmes adaptés aux besoins de chaque autorité adjudicatrice, y compris le commerce électronique, la boutique en ligne et autres canaux de commande convenus. Il existe un besoin, entre autres, d'assortiments spécifiques au client, de gestion des rôles et de l'accès, de flux d'approbation et de traçabilité de la commande à la livraison. Les livraisons doivent pouvoir avoir lieu à la fois vers des unités IT centrales et vers différents lieux de livraison. Certaines autorités adjudicatrices passent des commandes en cours tout au long de l'année, tandis que d'autres augmentent le besoin de commandes de volume ou de période plus importantes. Le contrat doit donc être flexible et soutenir différents besoins de commande et de livraison. Climat et environnement

OFA combine des exigences climatiques et environnementales absolues avec le climat et l'environnement comme critères d'attribution, cf. la loi sur les marchés publics § 5 b. Les exigences garantissent un niveau minimum contraignant pendant toute la durée du contrat, notamment en ce qui concerne la durée de vie, la réparabilité, la réutilisation, le marquage environnemental et le transport sans émissions. Les critères d'attribution mettent en avant la valeur ajoutée documentée au-delà des exigences minimales. OFA estime que cette combinaison produit un meilleur effet climatique et environnemental que 30 pour cent de pondération seule. La date de début estimée du contrat est le 1er mars 2027.