Belgique – Services d'organisation d'événements – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Objet de ces services : Accord-cadre pour des partenaires de restauration externes, des services sur mesure et des événements

Explication : La Hogeschool VIVES Zuid et VIVES Noord organise chaque année une large gamme d'événements et de commandes sur mesure "High-end" au sein des deux campus, situés dans la province de West-Vlaanderen. Ces activités font partie intégrante du fonctionnement académique et social de la haute école et nécessitent un soutien de restauration professionnel, qualitatif et fiable. La restauration joue un rôle crucial dans l'expérience, l'image et la qualité organisationnelle de ces moments.

Phases de la commande :

1ère phase - Sélection

Le présent document concerne la première phase, à savoir la phase de sélection, d'une procédure de passation en deux étapes. Dans cette première phase, seule une "Demande de participation" est demandée, complétée par les annexes nécessaires, par laquelle le candidat manifeste son intérêt pour la commande, sa volonté écrite d'être sélectionné (article 2, 12° loi sur les marchés publics du 17 juin 2016) et fournit les documents de justification demandés afin de pouvoir être sélectionné.

2ème phase - Gunning

Après la sélection, seuls les candidats sélectionnés peuvent participer à la deuxième phase, la phase de sélection, sur la base du cahier des charges qui leur sera fourni après la décision de sélection. Dans cette deuxième phase, les candidats sélectionnés seront invités, sur la base du cahier des charges, à soumettre une offre.

Lots :

- pour le lot 1 "Événements", nous recherchons trois partenaires de restauration externes qui peuvent soutenir la haute école pendant une période de quatre ans dans les activités suivantes, qui sont flexibles et peuvent être déployées sur tous les campus, donc dans toute la province de West-Vlaanderen.

Événements : Chaque année académique, la Hogeschool VIVES organise, entre autres, 3 grands événements institutionnels, dont l'Ouverture Académique en septembre, la Réception de Nouvel An en janvier et la Pro-dag en mai ; pour ces événements, une affluence d'environ 700 à 1.000 personnes est attendue chaque fois. En outre, la Hogeschool VIVES organise chaque année plusieurs proclamations, sessions de promotion, etc., réparties sur les différents domaines d'étude. Ces cérémonies ont lieu par formation ou groupe et s'adressent aux étudiants et à leurs parents ou accompagnateurs. Pour ces moments également, une restauration adaptée, soignée et bien organisée est nécessaire, en tenant compte des tailles de groupe variables, des lieux et des conditions pratiques.

- pour le lot 2 "commandes sur mesure", nous recherchons également trois partenaires de restauration externes, pour des commandes beaucoup plus petites, en moyenne de 10 à 50 personnes, où un niveau de qualité exceptionnellement élevé prime, tant au niveau des produits, de la présentation et du service.

Commandes sur mesure "High-end" : Ce lot concerne la fourniture de services de restauration de haute qualité, sur mesure, où l'accent est explicitement mis sur la qualité, l'exclusivité et l'expérience. L'autorité adjudicatrice vise, avec ce lot, à sélectionner des prestataires de services capables de développer et de réaliser des concepts de restauration qui sont entièrement adaptés au contexte spécifique, aux objectifs et au groupe cible de chaque événement. Il ne s'agit pas ici d'une offre standard, mais toujours d'un remplissage unique où le sur mesure est central.

Durée

L'accord-cadre a une durée initiale de quatre ans, à condition que la valeur maximale estimée de la commande ne soit pas dépassée dans ce délai. L'autorité adjudicatrice attire l'attention du candidat sur le fait que la valeur maximale indiquée n'a pas été calculée sur la base des quantités probables dans l'inventaire. Cette valeur maximale ne donne donc pas d'indication sur le montant de l'offre pour lequel l'inscription peut être accordée. Dans ce cas, il s'agit de la valeur maximale de l'accord-cadre, qui a été fixée sur la base des quantités maximales à commander pour toutes les commandes que l'autorité adjudicatrice peut passer. Pour contrôler l'ampleur de la commande, l'autorité adjudicatrice surveille les dépenses dans le cadre de l'accord-cadre afin de s'assurer qu'elles ne dépassent pas la valeur maximale de l'accord-cadre. En cas de dépassement de la valeur maximale, aucune nouvelle commande ne peut être passée.