Belgique – Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problématique et objectifs du projet

GO! organise et soutient chaque année une offre importante de formations, d'activités de professionnalisation, de journées d'étude et d'autres initiatives de formation pour divers groupes cibles au sein et en dehors de GO!. L'application actuelle est utilisée pour publier l'offre, gérer les inscriptions, suivre les participants, envoyer des communications par e-mail, générer des listes de présence et des attestations, et fournir des données pour la facturation et le reporting. L'application est utilisée, entre autres, pour les activités du service de soutien pédagogique et de la Cellule de Soutien Permanente pour les CLB, et s'adresse aux employés des établissements GO!, aux groupes scolaires, aux services centraux et aux participants externes. En cumulé, il y a environ 59 000 participants enregistrés et en moyenne environ 20 000 inscriptions par an. Les événements peuvent être proposés de manière payante ou gratuite. Les processus ont donc un impact tant administratif, financier, communicatif que politique. L'application actuelle est construite sur une plateforme héritée et doit donc être remplacée. En plus de l'obsolescence technique, les processus actuels ne sont pas suffisamment optimisés. Plusieurs sous-processus se déroulent aujourd'hui manuellement ou via des applications parallèles. L'application actuelle ne supporte pas suffisamment l'auto-service des données pour les participants, le reporting politique et les intégrations telles que le single sign-on ou la facturation. GO! souhaite donc mettre en œuvre une solution moderne de gestion d'événements qui soutient mieux l'ensemble du processus des formations et des activités de professionnalisation, de la publication de l'offre et des inscriptions à la participation, l'évaluation de la satisfaction, l'attestation, le reporting et le traitement financier. GO! met en avant les principes directeurs suivants: • une solution intégrée pour la gestion des formations, des activités de professionnalisation et d'autres événements dans le domaine d'application; • une utilisation maximale des fonctionnalités standard et des processus standard; • une limitation des développements spécifiques et l'évitement des bases de données parallèles ou de la double exécution des processus; • une intégration avec les systèmes GO! existants où les données ou les processus sont déjà gérés; • un support convivial pour les participants, les organisateurs, les gestionnaires ainsi que les employés financiers et administratifs; • une communication fiable, un suivi des participants, une attestation et un reporting. Les objectifs de GO! lors de la mise en œuvre d'une nouvelle solution de gestion d'événements sont: • assurer la continuité et la fiabilité de la gestion des événements et des formations; • publier de manière fluide et claire l'offre de formations et d'activités de professionnalisation; • simplifier et améliorer le processus d'inscription pour les participants; • soutenir les organisateurs et les gestionnaires dans la création, la gestion, le suivi et l'évaluation des activités; • mieux intégrer l'enregistrement des participants, le suivi de la présence, l'attestation et l'évaluation; • réduire les actions manuelles et les doubles enregistrements; • mieux soutenir les processus de facturation via un couplage avec les systèmes financiers ou, si nécessaire, via une exportation massive efficace; • renforcer l'auto-service des données, le reporting et l'information politique; • offrir aux participants la possibilité de consulter eux-mêmes leur historique, leurs inscriptions et leurs attestations; • gérer les droits d'accès et les rôles de manière plus transparente, plus sûre et plus fonctionnelle. Pour réaliser ces objectifs, GO! recherche de préférence une solution standard orientée vers l'avenir qui est suffisamment configurable et peut être couplée avec les systèmes existants pertinents, y compris la base de données de contacts GO! et le système financier. La solution doit décharger l'organisation sur le plan technique, être évolutive en fonction de l'utilisation et de l'offre, et pouvoir évoluer de manière flexible via la maintenance, les mises à jour et d'autres extensions fonctionnelles.

Composantes du marché // voir guide de sélection