Poljska – Usluge putničkih agencija i slične usluge – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Predmet narudžbe je usluga rezervacije, prodaje i obavljanje hotelskih usluga (smještaj) u zemlji i inozemstvu za potrebe Instituta Adama Mickiewicza. 1. Opseg predmeta narudžbe 1. Pretraživanje ponuda hotela. 2. Obavljanje rezervacije hotelskih usluga (smještaj) u Poljskoj i inozemstvu. 3. Usluga će se obavljati 36 mjeseci od dana potpisivanja ili do iscrpljenja maksimalne vrijednosti ugovora. 4. Posredovanje u prodaji hotelskih usluga, uključujući i obavljanje plaćanja. 5. Posredovanje u otkazivanju i promjenama rezervacija te obavljanje povrata. 6. Prenos Naručitelju detaljnih informacija o rezervaciji, uključujući: check-in, check-out, hranu, city tax te druge naplate. 7. Predstavljanje Naručitelja u reklamacijskim poslovima vezanim uz hotelske usluge. 8. Osiguravanje 24/7 podrške, uključujući i slobodne dane. 9. Redovna ažuriranja dostupne ponude. 10. Briga o interesima Naručitelja, posebno informiranje o događajima koji mogu utjecati na izvršenje ugovora. 11. Izvođač će osigurati službeno biro u Poljskoj (sjedište ili podružnica) aktivno najmanje 5 dana u tjednu (pon–pet) u satima 8:00–18:00 te informacijsku liniju 24/7 koja omogućuje obavljanje rezervacija i promjena van radnog vremena biroa. 12. Dodjela ključnog osoblja za Naručitelja te najmanje tri osobe posvećene obavljanju usluga za Naručitelja. 13. Osiguravanje online rezervacijskog sustava koji omogućuje obavljanje i modifikaciju rezervacija od strane ovlaštenih zaposlenika Naručitelja. Sistem mora: • raditi u aktualnim verzijama glavnih preglednika, • sadržavati punu ponudu dostupnih hotela Izvođača, • imati filtere (min.: standard, cijena, lokacija, hrana, internet), • omogućavati pretraživanje na karti, • omogućavati generiranje voučera na PL i EN, • omogućavati punu historiju promjena rezervacija (audit trail), • omogućavati izvoz podataka rezervacija i historije promjena (PDF/XLSX). 14. Sistem mora omogućavati pristup posebnim cijenama Naručitelja zajedno s uvjetima otkazivanja. 15. Sistem mora omogućavati generiranje izvješća (broj osoba, obrt, detaljni podaci po hotelu, gostu i razdoblju). 2. Važne informacije 1. Procjenjeni broj rezervacija: oko 12600, od toga: • 8000 inozemnih • 4600 domaćih 2. Na raspolaganju Naručitelju: sobe za 1, 2, 3 osobe u standardima 2–5 zvjezdica. 3. Rezervirane usluge moraju ispunjavati međunarodne standarde kvalitete i sigurnosti. 4. Geografski opseg: Poljska te inozemstvo, posebno EU, Velika Britanija, SAD, Kina, Japan, Južna Koreja, skandinavske zemlje. 5. Rezervacije za predstavnike kulturnih institucija – zahtijeva se visok standard usluge. 6. Količine imaju procjenjeni karakter i mogu se promijeniti u okviru vrijednosti ugovora. 7. Izvođač osigurava podršku u slučaju problema na mjestu obavljanja usluge. 3. Postupak rezervacije 1. Naručitelj šalje e-mail upit. 2. Određuje zahtjeve (lokacija, budžet, preferencije). 3. Izvođač predlaže najmanje 3 dostupne ponude koje ispunjavaju zahtjeve (ako dostupne). 4. Vrijeme odgovora: maksimalno 1 sat od primanja upita (u radnim satima; izvan njih – prema SLA 24/7). Ponuda sadrži: • informacije o hotelu zajedno s adresom i kategorijom • informacije o vrsti sobe (sgl, dbl, twin, trpl, za pušače / nepušače) • informacije je li u cijenu sobe uključeno doručak • informacije je li u cijenu sobe uključeno korištenje interneta • uvjete otkazivanja • udaljenost od lokacije navedene od strane Naručitelja. • cijenu u PLN – samo u okviru rezervacija hotela na području Poljske, • za inozemne rezervacije cijenu u valutama u skladu s Uredbom Ministra obitelji i socijalne politike od 25. listopada 2022., za rezervacije hotela koje mijenjaju uredbu o pravima radnika zaposlenih u državnoj ili samoupravnoj jedinici javnog sektora zbog službenog putovanja • informacije je li osoba koja putuje obavezana nositi dodatne privremene troškove poput povratnog depozita, lokalnog poreza informacije o depozitima i dodatnim naplatama. 5. Odabir Naručitelja se obavlja e-mailom ili telefonom (potvrđen e-mailom). 6. Izvođač obavlja rezervaciju neposredno nakon prihvaćanja. 7. Izvođač informira o svim promjenama rezervacija. 8. Izvođač osigurava najekonomičniji varijantu koji ispunjava zahtjeve Naručitelja 9. U slučaju nedostatka 3 ponuda – Izvođač predlaže objašnjenje i manji broj ponuda. 10. U slučaju nedostatka odgovarajućih ponuda – dopuštene su alternative (drugi standard/lokacija) nakon prihvaćanja Naručitelja. 11. Izvođač uzima u obzir hotele preferirane od strane Naručitelja. 12. Izvođač omogućuje preuzimanje