Finnország – Szoftvercsomag és információs rendszerek – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (később Tilaaja) kér a következőket: HRM- és fizetési rendszerről. A beszerzés tárgya egy szoftver szolgáltatásként (SaaS) szolgáltatási rendszer, amely tartalmazza a személyi állomány főregiszter (szóval HRM-összetétel) funkcióit és a fizetési funkciókat. A megoldásnak támogatnia kell Espoon város különböző munkavégzési formáit, mint például iroda-, időszak- és általános munkaidő, munkavégzés különböző módjait, azaz rögzített és mozgó munkaidőt, valamint a városban használt munkaszerződéseket és helyi megállapodásokat. A beszerzés tárgya a következő szolgáltatási egységek: - Szoftver szolgáltatásként (SaaS) - Szolgáltatás bevezetése és Espoonhoz való igazítása - Alkalmazásfenntartási szolgáltatások - Rendszer folyamatos fejlesztése és szakértői szolgáltatások A beszerzés tartalmának részletes leírása a 1. mellékletben található "A beszerzés tárgyának leírása". A verseny alapján egy szolgáltatót és egy tartalék-szolgáltatót választanak ki. A szerződés az aláírás után lép hatályba és végtelen időre szól. A szerződés várható kezdési dátuma 2026 decemberében van. BESZERZÉS ELKÉSZÍTÉSE A beszerzési egység a beszerzés előkészítését a piacon elérhető alternatívák, versenyfeltételek és a beszerzés végrehajtásának módjainak értékelésével végezte. A piacfelderítés során széles körben hallgatták a szakma képviselőit írásban és telefonon, felhasználták a szakértők véleményét, értékelték a beszerzés felosztását és különböző végrehajtási modelleket. PIACFELVÉTELEK FOLYAMATA 2025-ban 2025-ben három ismert potenciális szolgáltatóval folytattak piacfelvételt. 1) Rendszerek bemutatója A 12-15. héten a szolgáltatókat kérték, hogy bemutassák a kínált rendszereiket. 2) Azt a kérési dokumentumot kommentálni. A kérési dokumentumot két részben küldték a szolgáltatóknak kommentálásra (A1 és A2). - A1 kommentáló kör: tartalmazott más dokumentumokat, kivéve a központi folyamatleírásokat, a jelentéskészítési követelményeket, az oktatási adatok bejelentését, a rendszer funkcionális követelményeit tartalmazó követelménykérő lapot. A kommentálási idő 2025. május 5. és 14. között volt, és a szolgáltatókkal a szolgáltatótalálkozókon tárgyalták a kommentárokat a 21. héten - A2 kommentáló kör: tartalmazta a kérési dokumentum mellékleteit 1.3, 1.8, 1.9 és a 5. mellékletet, valamint a "Funkcionális követelmények" c. lapot. A kommentálási idő 2025. május 19. és június 2. között volt, és a szolgáltatókkal a szolgáltatótalálkozókon tárgyalták a kommentárokat a 24. héten. 3) Küldött pontosítási kérdések A szolgáltatóktól kérték, hogy szolgáltassanak pontosabb információkat a rendszerek fizetési időszakairól, a főfelhasználói szolgáltatásokról és a külső HRM-megoldásokról, a kínált rendszerek technológiáinak életciklusáról, valamint a felhasználási jogok és licencdíjak, valamint a bevezetési projekt költségének becsléseit a beszerzés értékének és a költségvetés meghatározásának támogatására. PIACFELVÉTELEK FOLYAMATA 2026-ban A 2026. év elején a piacról felderítették a negyedik potenciális szolgáltatót, akivel a 7. héten megtartották a szolgáltatótalálkozót a kérési dokumentum bemutatására. A találkozó után a szolgáltatóhoz is elküldték ugyanazt a kérési dokumentumot, mint a többi potenciális szolgáltatónak, és erről 2026. március 5-én kaptak kommentárokat. Az összes négy szolgáltatótól kérték, hogy a frissített kérési dokumentumhoz írjanak még kommentárokat 2026. március 17. és április 1. között. A piacfelderítés úgy történt, hogy egyetlen szolgáltatót nem részesítettek előnyben, és a felderítés szakszerűen és nyíltan történt. PIACFELVÉTEL FELMÉRÉSEI A felmérés során szerzett tapasztalatok a beszerzés tárgyának meghatározásában, a megfelelőségi követelmények megállapításában és a kínálatok összehasonlításának alapjainak meghatározásában. A felmérés fontos megfigyelése volt, hogy a piacot lehet, hogy korlátozza Espoon város által használt munkaszerződések (mint a KVTES és OVTES) követelményei az HRM- és fizetési rendszerek számára. További korlátozó tényezők lehetnek Espoon igényei a fizetési időszakok folyamatos szolgáltatásaival, a rendszer duplázott környezetével és az integrációkkal kapcsolatban. A beszerzés előkészítésében figyelembe vették a 65. §-ban foglalt piacfelderítéssel kapcsolatos elveket, és a beszerzési egység úgy vélte, hogy az előkészítés támogatja a verseny megvalósulását. BESZERZÉS FELOSZTÁSA A beszerzési egység értékelte a beszerzés felosztását. A beszerzést nem osztották fel, mert a beszerzés tárgya a rendszer és hozzátartozó szolgáltatás alkot egy egységes egységet, amelyet nem célszerű kisebb egységekre bontani. Továbbá a beszerzés felosztása jelentősen növelné az integrációk, a felelő