Norvegia – Fotocopiatrici – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS sta svolgendo questa procedura di appalto per conto dei comuni proprietari nella cooperazione OFA per stabilire un nuovo accordo quadro per macchine multifunzione (MFP) e servizi associati. I comuni hanno un esigenza significativa e variabile di stampa, copia e scansione. Le attuali macchine consistono sia in multifunzione in leasing che di proprietà, di età, capacità, funzionalità e durata residua variabile. Allo stesso tempo, le dimensioni, l'organizzazione e i modelli di utilizzo dei comuni variano. Pertanto, c'è bisogno di un contratto flessibile e orientato al futuro che supporti sia la standardizzazione che le adattamenti locali. L'obiettivo della procedura di appalto è stabilire un accordo quadro congiunto che consenta ai comuni di accedere a un funzionamento prevedibile, efficienti dal punto di vista dei costi, sicuro e stabile delle macchine multifunzione. Il contratto deve facilitare il rinnovamento graduale e la modernizzazione delle macchine, mentre i sistemi esistenti possono essere continuati quando appropriato. I comuni hanno già adottato PaperCut come sistema congiunto per la stampa sicura e la gestione delle stampe. La procedura di appalto non include, quindi, un nuovo sistema di gestione della stampa. È un presupposto fondamentale che le multifunzione offerte siano completamente compatibili con PaperCut e possano essere integrate senza soluzione di continuità nell'ambiente di stampa esistente dell'ente aggiudicatore. Per la maggior parte dei comuni dell'Agder, i servizi ICT sono forniti tramite cooperazione intercomunale o aziende, mentre alcuni comuni hanno ancora i propri ambienti IT. Questo significa che le routine di ordinazione, i processi di approvazione, la fatturazione e il follow-up variano tra gli enti aggiudicatori individuali. I concorrenti devono, quindi, essere in grado di gestire diversi modelli organizzativi all'interno del quadro dell'accordo. Attraverso la procedura di appalto, OFA IKS desidera stabilire un modello di fornitura a lungo termine e sostenibile che tuteli l'esigenza dei comuni di qualità, sicurezza, flessibilità e buona economia complessiva. La procedura di appalto deve contribuire a una migliore gestione delle macchine, a un carico amministrativo ridotto, a un utilizzo efficace delle risorse e a vantaggi ambientali rilevanti.

2. Descrizione dell'incarico

L'incarico include la fornitura di macchine multifunzione e i servizi di accompagnamento ai comuni e agli enti inclusi nell'accordo quadro. La fornitura deve coprire l'esigenza di stampa, copia e scansione in diversi tipi di luoghi e organizzazioni, da piccole unità amministrative a ambienti più grandi con un alto volume di documenti e bisogni funzionali avanzati. Il contratto include, tra le altre cose: noleggio di macchine multifunzione, fornitura e sostituzione dell'attrezzatura, installazione, configurazione e messa in servizio, servizio e manutenzione, supporto tecnico e follow-up utente, servizi di consulenza continuativa e follow-up dell'accordo, reporting e informazioni di gestione. Il concorrente deve offrire un modello di fornitura flessibile che supporti il rinnovamento graduale delle macchine e garantisca un funzionamento stabile nei periodi in cui nuovi e vecchi sistemi devono funzionare in parallelo. L'ente aggiudicatore si riserva il diritto di acquistare macchine multifunzione usate dal fornitore o da altri, se appropriato. Richiediamo una fornitura complessiva con particolare enfasi sulla qualità, servizio, sicurezza, flessibilità e costi del ciclo di vita. Ulteriori requisiti per funzionalità, servizi, livelli di servizio e documentazione sono nelle altre parti della documentazione di gara.