Finlandia – Pacchetti software e sistemi di informazione – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Il Comune di Espoo (in seguito anche il Committente) richiede offerte per un sistema di gestione delle risorse umane (HRM) e di gestione delle retribuzioni. L'oggetto dell'acquisto è un sistema software come servizio (SaaS) che include le funzionalità del registro principale del personale (cosiddetto complesso HRM) e le funzionalità di calcolo delle retribuzioni. La soluzione deve supportare i vari modelli di orario di lavoro del personale del Comune di Espoo, come l'orario d'ufficio, a turni e generale, i vari modi di organizzazione del lavoro, cioè orario fisso e flessibile, e i contratti collettivi e locali utilizzati dal comune. Gli oggetti dell'acquisto sono i seguenti pacchetti di servizi: - Sistema software come servizio (SaaS) - Implementazione e adattamento del servizio per Espoo - Servizi di manutenzione dell'applicazione - Servizi di sviluppo continuo e di consulenza del sistema. Una descrizione più dettagliata del contenuto dell'acquisto è disponibile nell'allegato 1 del bando di gara "Descrizione dell'oggetto dell'acquisto". In base alla procedura di gara, verranno selezionati un fornitore e un fornitore di riserva. Il contratto entrerà in vigore dalla firma e sarà in vigore fino a nuovo avviso. La data di inizio prevista del periodo contrattuale è dicembre 2026. PREPARAZIONE DELL'ACQUISTO L'unità di acquisto ha preparato l'acquisto valutando le opzioni disponibili sul mercato e le condizioni di concorrenza, nonché i metodi di esecuzione dell'acquisto. La mappatura del mercato ha coinvolto ampiamente gli operatori del settore tramite consultazioni scritte e telefoniche, ha utilizzato le opinioni degli esperti, ha valutato la suddivisione dell'acquisto in lotti e vari modelli di esecuzione. SVILUPPO DELLE CONSULTAZIONI DI MERCATO 2025 Nel 2025 si sono svolte consultazioni di mercato con tre potenziali fornitori identificati. 1) Dimostrazione dei sistemi Nelle settimane 12-15/2025, i fornitori sono stati invitati a presentare i sistemi che offrono. 2) Commento alla bozza di invito a presentare offerte La bozza di invito a presentare offerte è stata inviata ai fornitori per il commento in due parti (A1 e A2). - A1 round di commento: includeva tutti i documenti tranne le descrizioni dei processi chiave, la composizione dei rapporti di reporting, la comunicazione dei dati degli insegnanti e il modulo di richiesta delle funzionalità del sistema. Il periodo di commento era dal 5.5.2025 al 14.5.2025 e i commenti sono stati discussi con i fornitori in incontri con i fornitori nelle settimane 21 - A2 round di commento: includeva gli allegati 1.3, 1.8, 1.9 e l'allegato 5, modulo di richiesta, scheda funzionale. Il periodo di commento era dal 19.5 al 2.6.2025 e i commenti sono stati discussi con i fornitori in incontri con i fornitori nelle settimane 24. 3) Domande di chiarimento inviate I fornitori sono stati invitati a fornire ulteriori informazioni riguardanti i cicli di pagamento del sistema, i servizi principali per gli utenti, la soluzione HRM esterna, la durata della tecnologia dei sistemi offerti, le stime dei costi per i diritti d'uso e le licenze, nonché i costi del progetto di implementazione per supportare la valutazione del valore dell'acquisto e la determinazione del budget. SVILUPPO DELLE CONSULTAZIONI DI MERCATO 2026 All'inizio del 2026 è stato mappato anche un quarto potenziale fornitore di mercato, con il quale si è tenuto un incontro con il fornitore nella settimana 7 per presentare la bozza di invito a presentare offerte. Dopo l'incontro, al fornitore è stata inviata la stessa bozza di invito a presentare offerte inviata agli altri potenziali fornitori e si sono ricevuti commenti il 5.3.2026. A tutti e quattro i fornitori è stato richiesto di fornire ulteriori commenti scritti alla bozza aggiornata di invito a presentare offerte dal 17.3 al 1.4.2026. La mappatura del mercato è stata effettuata in modo tale che nessun fornitore singolo sia stato favorito e che la mappatura sia stata condotta in modo equo e trasparente. OSSERVAZIONI DELLA MAPPATURA DEL MERCATO Le osservazioni ottenute dalla mappatura sono state utilizzate nella definizione dell'oggetto dell'acquisto, nella formulazione dei requisiti di idoneità, nella determinazione dei criteri di valutazione delle offerte. Una delle principali osservazioni della mappatura è stata che i requisiti dei contratti collettivi utilizzati dal Comune di Espoo (come KVTES e OVTES) potrebbero limitare il mercato per i sistemi HRM e di gestione delle retribuzioni. Inoltre, i fattori limitanti potrebbero essere i bisogni di Espoo relativi ai servizi di pagamento continui, all'ambiente duplicato del sistema e alle integrazioni. Nella preparazione dell'acquisto sono stati considerati i principi relativi alla mappatura del mercato previsti dall'articolo 65 della legge sugli appalti e l'unità di acquisto ritiene che la preparazione supporti l'esecuzione della gara. DIVISIONE DELL'ACQUISTO IN LOTTI L'unità di acquisto ha valutato la divisione dell'acquisto in lotti. L'acquisto non è stato suddiviso in lotti, poiché il sistema e il servizio ad esso collegato formano un'unità coerente che non è opportuno suddividere in unità più piccole. Inoltre, la suddivisione dell'acquisto in lotti aumenterebbe significativamente i rischi legati alle integrazioni, alla suddivisione delle responsabilità, all'implementazione e alla gestione unificata dei dati. L'unità di acquisto ritiene che il non suddividere sia conforme alla natura, al metodo di esecuzione e alla realizzazione dell'acquisto.