Norvegia – Fotocopiatrici – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS sta effettuando questa procedura di acquisto per conto dei comuni proprietari nella cooperazione OFA per stabilire un nuovo accordo quadro per macchine multifunzione (MFP) e servizi associati. I comuni hanno un significativo e variegato bisogno di stampa, copia e scansione. Le attrezzature attuali consistono sia in macchine multifunzione in leasing che di proprietà, di età, capacità, funzionalità e durata residua variabili. Allo stesso tempo, le dimensioni, l'organizzazione e i modelli di utilizzo dei comuni variano. Pertanto, c'è bisogno di un contratto flessibile e orientato al futuro che supporti sia la standardizzazione che le adattamenti locali. L'obiettivo della procedura di acquisto è stabilire un accordo quadro congiunto che consenta ai comuni di accedere a un funzionamento prevedibile, economicamente efficiente, sicuro e stabile delle macchine multifunzione. Il contratto dovrà facilitare il graduale rinnovamento e la modernizzazione delle attrezzature, mentre i sistemi esistenti possono essere continuati quando appropriato. I comuni hanno già adottato PaperCut come sistema congiunto per la stampa sicura e la gestione delle stampe. La procedura di acquisto non include, quindi, un nuovo sistema di gestione della stampa. È una condizione fondamentale che le macchine multifunzione offerte siano completamente compatibili con PaperCut e possano essere integrate senza soluzione di continuità nell'ambiente di stampa dell'ente aggiudicatore. Per la maggior parte dei comuni nell'Agder, i servizi ICT sono forniti attraverso la cooperazione intercomunale o le aziende, mentre alcuni comuni hanno ancora i propri ambienti IT. Questo significa che le procedure di ordinazione, i processi di approvazione, la fatturazione e il follow-up variano tra gli enti aggiudicatori individuali. I concorrenti devono quindi essere in grado di gestire modelli organizzativi diversi all'interno del quadro dell'accordo. Attraverso la procedura di acquisto, OFA IKS desidera stabilire un modello di fornitura a lungo termine e sostenibile che garantisca il bisogno dei comuni di qualità, sicurezza, flessibilità e buona economia complessiva. La procedura di acquisto dovrà contribuire a una migliore gestione delle attrezzature, a una riduzione del carico amministrativo, a un utilizzo efficace delle risorse e a benefici ambientali rilevanti.

2. Descrizione dell'incarico

L'incarico include la fornitura di macchine multifunzione e i servizi di accompagnamento ai comuni e agli enti inclusi nell'accordo quadro. La fornitura dovrà coprire il bisogno di stampa, copia e scansione in diversi tipi di luoghi e organizzazioni, da piccole unità amministrative a ambienti più grandi con un alto volume di documenti e bisogni funzionali avanzati. Il contratto include, tra l'altro: noleggio di macchine multifunzione, consegna e sostituzione dell'attrezzatura, installazione, configurazione e messa in servizio, servizio e manutenzione, supporto tecnico e follow-up degli utenti, servizi di consulenza continua e follow-up dell'accordo, reporting e informazioni di gestione. Il concorrente dovrà offrire un modello di fornitura flessibile che supporti il rinnovamento graduale delle attrezzature e garantisca un funzionamento stabile nei periodi in cui i nuovi e i vecchi sistemi devono funzionare in parallelo. L'ente aggiudicatore si riserva il diritto di acquistare macchine multifunzione usate dal fornitore o da altri, se appropriato. Richiediamo una fornitura complessiva con particolare enfasi sulla qualità, il servizio, la sicurezza, la flessibilità e i costi del ciclo di vita. Ulteriori requisiti per funzionalità, servizi, livelli di servizio e documentazione sono nelle altre parti della documentazione di gara.