Lenkija – Kelionių agentūrų ir panašios paslaugos – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Priešmetyje užsakymas yra hotelinių (naktinių) paslaugų rezervavimo, pardavimo bei aptarnavimo paslaugų (kraštutinių ir užsienio) Instytuto Adomo Mickevičiaus poreikiams. 1. Užsakymo objektų apimtis 1. Paieškos pasiūlymų hotelinių objektų. 2. Hotelinių paslaugų (naktinių) rezervavimas Lenkijoje ir užsienyje. 3. Paslaugos bus vykdomos per 36 mėnesių nuo pasirašymo arba iki maksimalios sutarties vertės išsėkimo. 4. Hotelinių paslaugų pardavimo tarpininkavimas, įskaitant mokėjimus. 5. Hotelinių rezervacijų atšaukimų ir pakeitimų tarpininkavimas bei grąžinimų aptarnavimas. 6. Užsakovui perduodamos detalios rezervacijos informacijos, įskaitant: įsirašymą, išsirašymą, maistą, miesto mokestį ir kitus mokestis. 7. Užsakovą atstovavimas reklamacijų klausimais, susijusiais su hotelinėmis paslaugomis. 8. Užtikrintas visą parą trunkančios aptarnavimas (24/7), įskaitant laisvąsias dienas. 9. Bendra pasiūlymų aktualizavimas. 10. Prižiūrėti užsakovo interesus, ypač informuoti apie įvykius, galinčius paveikti sutarties vykdymą. 11. Vykonėjas užtikrins aptarnavimo biurą Lenkijoje (būstinė ar padalinys), veikiančią bent 5 dienų per savaitę (pn–pt) nuo 8:00 iki 18:00 val. ir 24/7 informacijos liniją, leidžiančią atlikti rezervacijas ir pakeitimus už biuro darbo valandų. 12. Skirti kliento aptarnavimo vadovą ir bent tris asmenis, skirtingus užsakovui aptarnavimui. 13. Suteikti internetinę rezervacijos sistemą, leidžiančią atlikti ir keisti rezervacijas, kurias gali atlikti įgalinti užsakovo darbuotojai. Sistema turi: • veikti aktualiuose pagrindinių naršyklės versijose, • turėti pilną pasiūlymų, galimų hotelių, • turėti filtravimo galimybes (min.: standartas, kaina, vieta, maistas, internetas), • leisti paiešką žemėlapyje, • leisti generuoti voučerus PL ir EN, • leisti pilną rezervacijos pakeitimų istoriją (audit trail), • leisti eksportuoti rezervacijos duomenis ir pakeitimų istoriją (PDF/XLSX). 14. Sistema turi leisti prieiti prie užsakovo specialių tarifų su atšaukimo sąlygomis. 15. Sistema turi leisti generuoti ataskaitas (asmenų skaičius, apyvarta, detalūs duomenys pagal hotelį, svečių ir laikotarpį). 2. Svarbūs duomenys 1. Šalutinė rezervacijų skaičius: apie 12 600, iš jų: • 8 000 užsienio • 4 600 kraštutinių 2. Užsakovo pasirinkimas: vienvietės, dvivietės, trivietės kambarys 2–5 žvaigždžių standartuose. 3. Rezervuotos paslaugos turi atitikti tarptautinius kokybės ir saugumo standartus. 4. Geografinis apimtis: Lenkija bei užsienis, ypač ES, Jungtinė Karalystė, JAV, Kinija, Japonija, Pietų Korėja, skandinavų šalys. 5. Rezervacijos kultūros institucijų atstovams – reikalaujamas aukštas aptarnavimo standartas. 6. Kiekiai yra šalutiniai ir gali pasikeisti sutarties vertės ribose. 7. Vykonėjas užtikrina paramą atveju, kai paslaugų vykdymo vietoje atsiranda problemos. 3. Rezervacijos procedūra 1. Užsakovas siunčia užklausą el. paštu. 2. Nurodo reikalavimus (vieta, biudžetas, preferencijos). 3. Vykonėjas pateikia mažiausiai 3 pasiūlymus, atitinkančius reikalavimus (jei yra). 4. Atsakymo laikas: maksimaliai 1 valanda nuo užklausos gavimo (operaciniais laikais; už jų – pagal 24/7 SLA). Pasiūlymas turi: • informaciją apie hotelį su adresu ir kategorija, • informaciją apie kambario tipą (sgl, dbl, twin, trpl, palikti / nepalikti), • informaciją, ar kambario kaina apima pusryčius, • informaciją, ar kambario kaina apima interneto naudojimą, • atšaukimo sąlygas, • atstumą nuo užsakovo nurodytos vietos, • kainą PLN – tik kraštutinių hotelinių vietų rezervavimo Lenkijoje, • užsienio rezervavimo kainą valiutomis, atitinkančiomis Ministro šeimos ir socialinės politikos įsakymu iš 2022 m. spalio 25 d., hotelinių vietų rezervavimo, pakeičiančiu įsakymą dėl užsienio rezervacijų, • informaciją, ar keliaujantis asmuo turės nešti papildomų laikinų išlaidų, pvz., grąžinamą depozitą, miesto mokestį, informaciją apie depozitus ir papildomas mokestis.