Polen – Reisbureaudiensten en dergelijke – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Onderwerp van de opdracht is de dienst van boeking, verkoop en service van hotel- en overnachtingsservices binnen en buiten het land voor de behoefte van het Instituut Adam Mickiewicz. 1. Omvang van de opdracht 1. Zoeken naar aanbiedingen van hotelobjecten. 2. Boeken van hotel- en overnachtingsservices in Polen en in het buitenland. 3. De dienst zal 36 maanden worden uitgevoerd vanaf de datum van ondertekening of tot de maximale waarde van de overeenkomst is bereikt. 4. Bemiddeling in de verkoop van hotel- en overnachtingsservices, inclusief het verrichten van betalingen. 5. Bemiddeling bij annuleringen en wijzigingen van boeking en service bij terugbetalingen. 6. Doorgeven van gedetailleerde informatie over de boeking aan de opdrachtgever, inclusief: check-in, check-out, voeding, stadstaks en andere kosten. 7. Vertegenwoordigen van de opdrachtgever in klachtzaken betreffende hotel- en overnachtingsservices. 8. Garanderen van 24/7 service, inclusief op werkvrije dagen. 9. Continu bijwerken van de beschikbare aanbieding. 10. Zorgen voor de belang van de opdrachtgever, met name informeren over gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de overeenkomst. 11. De uitvoerder zal een servicekantoor in Polen (hoofdkantoor of vestiging) garanderen dat minimaal 5 dagen per week (ma-vr) van 8:00-18:00 uur actief is, evenals een 24/7 infolijn die het mogelijk maakt om boekingen en wijzigingen buiten de kantooruren te verrichten. 12. Toewijzen van een klantbegeleider en minimaal drie personen die aan de opdrachtgever zijn toegewezen. 13. Beschikbaar stellen van een online boeksysteem dat het mogelijk maakt om boekingen te maken en te wijzigen door geautoriseerde medewerkers van de opdrachtgever. Het systeem moet: • werken in de huidige hoofdversies van browsers, • een volledige aanbieding van beschikbare hotels van de uitvoerder bevatten, • filters hebben (min.: standaard, prijs, locatie, voeding, internet), • zoeken op een kaart mogelijk maken, • genereren van voucher in PL en EN, • een volledige geschiedenis van wijzigingen in boekingen (audit trail), • exporteren van boekingsgegevens en geschiedenis van wijzigingen (PDF/XLSX). 14. Het systeem moet toegang bieden tot de speciale tarieven van de opdrachtgever met de annuleringsvoorwaarden. 15. Het systeem moet het genereren van rapporten mogelijk maken (aantal personen, omzet, gedetailleerde gegevens per hotel, gast en periode). 2. Belangrijke informatie 1. Geschatte aantal boekingen: ca. 12600, waarvan: • 8000 buitenland • 4600 binnenland 2. Beschikbaar voor de opdrachtgever: kamers voor 1, 2, 3 personen in standaarden van 2-5 sterren. 3. Geboekte diensten moeten internationale kwaliteits- en veiligheidsnormen voldoen. 4. Geografische omvang: Polen en het buitenland, met name de EU, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, China, Japan, Zuid-Korea, Scandinavische landen. 5. Boekingen voor vertegenwoordigers van culturele instellingen - hoge standaard van service vereist. 6. Aantallen zijn schattingen en kunnen binnen de waarde van de overeenkomst veranderen. 7. De uitvoerder biedt ondersteuning in geval van problemen op de locatie van de dienstuitvoering. 3. Boekingsprocedure 1. De opdrachtgever stelt een e-mailvraag. 2. De opdrachtgever specificeert de eisen (locatie, budget, voorkeuren). 3. De uitvoerder stelt minimaal 3 beschikbare aanbiedingen voor die aan de eisen voldoen (indien beschikbaar). 4. Reactietijd: maximaal 1 uur na ontvangst van de vraag (in de werkuren; buiten de werkuren: volgens de SLA 24/7). Het aanbod bevat: • informatie over het hotel met adres en categorie, • informatie over het type kamer (sgl, dbl, twin, trpl, voor rokers/niet-rokers), • informatie of ontbijt in de kamerprijs is inbegrepen, • informatie of internetgebruik in de kamerprijs is inbegrepen, • annuleringsvoorwaarden, • afstand tot de door de opdrachtgever opgegeven locatie, • prijs in PLN - alleen voor boekingen van hotelplekken in Polen, • voor buitenlandse boekingen de prijs in valuta's volgens de Verordening van de Minister van Familie en Sociale Politiek van 25 oktober 2022 r., voor boekingen van hotelplekken, die de verordening wijzigen betreffende de betalingen die een werknemer van een overheids- of gemeentelijke eenheid in de budgettair sector heeft recht op, als gevolg van een dienstreis, • informatie of de reizende persoon extra kosten moet dragen, zoals een terugbetalbaar depositum, lokale belasting, informatie over depositums en extra kosten. 5. De keuze van de opdrachtgever wordt per e-mail of telefoon gemaakt (bevestigd per e-mail). 6. De uitvoerder boekt onmiddellijk na goedkeuring. 7. De uitvoerder informeert over alle wijzigingen in de boeking. 8. De uitvoerder garandeert de meest economisch gunstige variant die aan de eisen van de opdrachtgever voldoet. 9. Bij gebrek aan 3 aanbiedingen - stelt de uitvoerder een rechtvaardiging en een kleinere aantal aanbiedingen voor. 10. Bij gebrek aan overeenkomstige aanbiedingen - worden alternatieven (andere standaard/locatie) toegestaan na goedkeuring van de opdrachtgever. 11. De uitvoerder neemt de hotels in overweging die door de opdrachtgever worden gepreferre