Noorwegen – Fotokopieerapparaten – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS voert deze aanbesteding uit namens de eigenaar gemeenten in de OFA samenwerking om een nieuw kaderakkoord voor multifunctionele apparaten (MFP) en bijbehorende diensten te vestigen. De gemeenten hebben een aanzienlijk en variërend behoeven aan drukken, kopiëren en scannen. De huidige apparatuur bestaat uit zowel gehuurde als zelfbezit multifunctionele apparaten van verschillende leeftijden, capaciteit, functionaliteit en resterende levensduur. Tegelijkertijd variëren de grootte, organisatie en gebruikspatronen van de gemeenten. Er is daarom behoefte aan een flexibel en toekomstgericht contract dat zowel standaardisatie als lokale aanpassingen ondersteunt. Het doel van de aanbesteding is om een gezamenlijk kaderakkoord te vestigen dat gemeenten toegang geeft tot een voorspelbare, kosteneffectieve, veilige en stabiele exploitatie van de multifunctionele apparaten. Het contract moet de geleidelijke vernieuwing en modernisering van de apparatuur mogelijk maken, terwijl de bestaande systemen waar geschikt kunnen worden voortgezet. De gemeenten hebben al PaperCut als een gezamenlijk systeem voor veilig drukken en printbeheer aangenomen. De aanbesteding omvat daarom geen nieuw printbeheersysteem. Het is een fundamenteel voorwaarde dat de aangeboden multifunctionele apparaten volledig compatibel zijn met PaperCut en naadloos kunnen worden geïntegreerd in het printomgeving van de opdrachtgever. Voor de meeste gemeenten in Agder worden de ICT-diensten via intergemeentelijke samenwerking of bedrijven geleverd, terwijl sommige gemeenten nog steeds hun eigen IT-omgevingen hebben. Dit betekent dat bestelroutines, goedkeuringsprocessen, facturering en follow-up variëren tussen de individuele opdrachtgevers. Aanbieders moeten daarom in staat zijn om verschillende organisatiemodellen binnen het kader van het akkoord te hanteren. Door de aanbesteding wil OFA IKS een langetermijn- en duurzame leveringsmodel vestigen dat de behoefte van de gemeenten aan kwaliteit, veiligheid, flexibiliteit en een goede totale economie waarborgt. De aanbesteding moet bijdragen aan een beter beheer van de apparatuur, een verminderde administratieve last, een effectief gebruik van bronnen en relevante milieuwinsten. 2. Beschrijving van de opdracht De opdracht omvat de levering van multifunctionele apparaten en de bijbehorende diensten aan gemeenten en entiteiten die in het kaderakkoord zijn opgenomen. De levering moet het behoeven aan drukken, kopiëren en scannen op verschillende soorten locaties en organisaties dekken, van kleinere administratieve eenheden tot grotere omgevingen met een hoog documentvolume en geavanceerde functiebehoeften. Het contract omvat onder andere: huur van multifunctionele apparaten levering en vervanging van apparatuur installatie, configuratie en ingebruikname service en onderhoud technische ondersteuning en gebruikersfollow-up voortdurende consultancydiensten en akkoordfollow-up rapportage en beheersinformatie De aanbieder moet een flexibel leveringsmodel aanbieden dat een geleidelijke vernieuwing van de apparatuur ondersteunt en een stabiele exploitatie waarborgt in perioden waarin nieuwe en bestaande systemen parallel moeten functioneren. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gebruikte multifunctionele apparaten van de leverancier of anderen te aanbesteden waar geschikt. We vragen een algemene levering met een bijzonder accent op kwaliteit, service, veiligheid, flexibiliteit en levenscycluskosten. Verdere eisen aan functionaliteit, diensten, service niveaus en documentatie zijn in de andere delen van de aanbestedingsdocumentatie.