Noorwegen – Computerapparatuur – Framework agreement for IT equipment, AV systems and life cycle services.

Achtergrond en behoefte

OFA IKS heeft de intentie om namens de gemeenten, de provincie en andere deelnemende entiteiten een nieuw kaderovereenkomst voor IT-hardware en de daarbij behorende diensten te sluiten. Het doel is om een efficiënte, voorspelbare en kosteneffectieve toegang tot moderne IT-uitrusting en de daarbij behorende diensten te waarborgen gedurende de gehele contractperiode. Het huidige contract heeft een jaarlijkse omzet van ongeveer. De opdrachtgevers hebben verschillende behoeften, organisaties en bestelpatronen. Het contract moet daarom zowel voortdurende individuele bestellingen als grote samenvattende en volumebestellingen mogelijk maken.

Geschatte volume en verwachte afname

Het aangegeven volume in de prijs- en productvorm is het geschatte jaarlijkse volume dat wordt gebruikt voor het evalueren van de biedingen en om de verwachte omvang van de kaderovereenkomst te visualiseren. De volumes omvatten geen aankoopverplichtingen en moeten niet worden begrepen als de verwachte omzet in elk kalenderjaar. De gemeente Kristiansand is bij het begin van de kaderovereenkomst gebonden aan een afzonderlijk contract en sluit zich op 3 november 2027 aan bij de kaderovereenkomst. Het aangegeven volume voor de gemeente Kristiansand is voor een volledig jaar. Er moet dan ook een lagere afname van de gemeente Kristiansand in 2027 worden verwacht dan het aangegeven jaarlijkse volume. De volumes voor ICT Agder zijn gebaseerd op de geschatte jaarlijkse behoefte. Voor LaptopS 1 en Laptop PC 2 wordt ervan uitgegaan dat ongeveer 50 procent van het jaarlijkse volume wordt gedekt voordat de nieuwe kaderovereenkomst van start gaat. De resterende behoefte wordt verwacht te worden gedekt in de nieuwe kaderovereenkomst. Het aangegeven evaluatievolume is echter het geschatte jaarlijkse volume en wordt niet verminderd als gevolg van de verwachte lagere afname in 2027. Voor LaptopS 3 en Laptop PCs 4 vinden grotere bestellingen normaal gesproken plaats voor het begin van het nieuwe schooljaar. Behoeften die verband houden met het begin van het schooljaar in 2027 kunnen dan ook op het huidige contract in 2026 worden besteld en staan dan niet beschikbaar voor de nieuwe kaderovereenkomst in 2027. Op dezelfde manier kunnen bestellingen die in de herfst/winter 2027 worden gedaan voor een nieuwe kaderovereenkomst verband houden met het begin van de school in 2028, met levering en facturering in 2028. Tablets zijn gepland om te worden besteld nadat de nieuwe kaderovereenkomst is in werking getreden.

Standaard assortiment, bestelling en prijs

Het contract moet een gestandaardiseerd en aan de behoefte aangepast standaard assortiment hebben dat de meeste van de continue behoefte van de opdrachtgevers dekt. Het standaard assortiment moet de primaire aankoop assortiment zijn, en de meeste aankopen worden verwacht om rechtstreeks van dit assortiment te worden gedaan tegen de overeengekomen prijzen en voorwaarden. Het contract moet niet gebaseerd zijn op het feit dat de opdrachtgevers regelmatig speciale prijsopvragen moeten uitvoeren, behoefte verzamelen of grotere individuele bestellingen moeten maken om concurrentieprijs te verkrijgen. De prijzen en voorwaarden voor het standaard assortiment moeten dan ook concurrentievaardig zijn voor regelmatige voortdurende bestellingen. Het standaard assortiment zal worden bepaald en geadministreerd door OFA als eigenaar van het contract en wordt als hoofdregel om de zes maanden in samenwerking met de opdrachtgevers en de leverancier bekeken. Het doel is om te waarborgen dat het assortiment in de loop van de tijd wordt aangepast aan de behoefte van de opdrachtgevers, aan technologische ontwikkeling en aan de markt. Aanbieders moeten onder andere bijdragen met productinformatie, marktinsight, technische adviezen, fabrikantendialoog en voorstellen voor producten. De halfjaarlijkse beoordeling volgt ook de structuur van de eisen specificaties. De aanbieder moet actief werken aan fabrikant onderhandelingen en het gebruik van het totale volume van de opdrachtgevers om concurrentieprijs en voorwaarden te verkrijgen. OFA moet de nodige inzichten hebben in de prijsdocumentatie zodat prijzen kunnen worden getest. Prijsbepaling, prijsregulering, documentatie en controle zijn in overeenstemming met de prijs- en betalingsvoorwaarden van het contract. De opdrachtgevers hebben verschillende bestelprocessen en aankooppratijken. Bestellingen moeten dan ook via verschillende systemen kunnen worden gedaan die zijn aangepast aan de behoefte van elke opdrachtgever, inclusief elektronische handel, internetwinkel en andere overeengekomen bestelkanalen. Er is behoefte aan onder andere klant specifieke assortimenten, rol- en toegangbeheer, goedkeuringsstroom en traceerbaarheid van bestelling tot levering. Leveringen moeten zowel aan centrale IT-eenheden als aan verschillende leverlocaties kunnen plaatsvinden. Sommige opdrachtgevers plaatsen voortdurende bestellingen gedurende het hele jaar, terwijl anderen de behoefte hebben aan grotere volume- of periodebestellingen. Het contract moet dan ook flexibel zijn en verschillende bestel- en leverbehoeften ondersteunen.

Klimaat en milieu

OFA combineert absolute klimaat- en milieu-eisen met klimaat en milieu als de aanbestedingscriteria, zie de Aanbestedingswet § 5 b. De eisen waarborgen een bindende minimumniveau gedurende de gehele contractperiode, onder andere voor levensduur, herstelbaarheid, hergebruik, milieukeurmerk en emissievrije vervoer. De aanbestedingscriteria premieren gedocumenteerde extra waarde boven de minimumvereisten. OFA vindt dat deze combinatie een beter klimaat- en milieu-effect oplevert dan 30 procent gewicht alleen. De geschatte start van het contract is 1 maart 2027.