Finland – Software en informatiesystemen – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (later ook Tilaaja) vraagt offers voor een HRM- en salarisbeheersysteem. Het object van de aanbesteding is een software-as-a-service (SaaS) systeem, dat de functies van het hoofdregister van personeelsbeheer (zoals de HRM-omgeving) en de functies van salarisberekening bevat. De oplossing moet de verschillende werkuren van de medewerkers van Espoon stad ondersteunen, zoals kantoor-, periodieke- en algemene werkuren, verschillende vormen van werk, zoals vaste en flexibele werkuren, en de arbeidsvoorwaarden en lokale overeenkomsten die in de gemeente worden gebruikt. De volgende dienstpakketten zijn het object van de aanbesteding: - Systeem als software-as-a-service (SaaS) - Implementatie en aanpassing van de dienst voor Espoo - Applicatiebeheerdiensten - Dienstverlening voor voortgezette ontwikkeling en expertise van het systeem Een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van de aanbesteding is in bijlage 1 "Beschrijving van het object van de aanbesteding" van de offerteaanvraag. Op basis van de aanbestedingsprocedure wordt één leverancier en één reserveleverancier geselecteerd. Het contract komt in werking na ondertekening en is voor onbepaalde tijd van kracht. De geëstimeerde startdatum van de contractperiode is december 2026. VOORBEREIDING VAN DE AANBESTEDING De aanbestedingseenheid heeft de aanbesteding voorbereid door de beschikbare opties op de markt, de concurrentieomstandigheden en de uitvoermethoden van de aanbesteding te beoordelen. Bij de marktanalyse zijn verschillende acteurs in de branche schriftelijk en via marktconsultaties gehoord, is er gebruik gemaakt van deskundige inzichten, is de aanbesteding in delen verdeeld en zijn verschillende uitvoermodellen beoordeeld. VOORTGANG VAN DE MARKTCONSULTATIES 2025 In 2025 zijn er marktconsultaties gevoerd met drie geïdentificeerde potentieel leveranciers. 1) Demonstratie van systemen In weken 12 - 15 / 2025 werden leveranciers gevraagd hun beschikbare systemen voor te stellen. 2) Commentaar op de offerteaanvraagontwerp De offerteaanvraagontwerp is in twee delen (A1 en A2) naar de leveranciers gestuurd voor commentaar. - A1 commentaarronde: bevatte andere documenten met uitzondering van de kernprocessen, de samenstelling van de rapportagebehoeften, de melding van de onderwijsinformatie, de inhoud van de gegevens en het aanvraagformulier voor de functionele eisen van het systeem. De commentaarperiode was 5.5.2025 – 14.5.2025 en de commentaren zijn met de leveranciers besproken tijdens de leveranciersbijeenkomsten in weken 21 - A2 commentaarronde: bevatte de bijlagen 1.3, 1.8, 1.9 en bijlage 5, het aanvraagformulier voor de functionele eisen. De commentaarperiode was 19.5 – 2.6.2025 en de commentaren zijn met de leveranciers besproken tijdens de leveranciersbijeenkomsten in week 24. 3) Gestuurde verduidelijkende vragen Van de leveranciers werden ook aanvullende informatie gevraagd over de salarisbeheersystemen, de hoofdgebruikersdiensten en de externe HRM-omgeving, de technologieën die in de aanbiedingen worden gebruikt, de levensduur van de technologieën, de geschatte kosten van de gebruikersrechten en licenties, en de kosten van het implementatieproject om de waarde van de aanbesteding en de budgettoepassing te ondersteunen. VOORTGANG VAN DE MARKTCONSULTATIES 2026 Aan het begin van 2026 werd ook een vierde potentieel leverancier op de markt geïdentificeerd, met wie een leveranciersbijeenkomst werd gehouden in week 7 om de offerteaanvraagontwerp te presenteren. Na de bijeenkomst werd dezelfde offerteaanvraagontwerp naar de leverancier gestuurd voor commentaar als bij de andere potentieel leveranciers en op 5.3.2026 werden commentaren ontvangen. Van de vier leveranciers werden ook schriftelijke commentaren gevraagd op de bijgewerkte offerteaanvraagontwerp 17.3-1.4.2026. De marktanalyse is uitgevoerd op een zodanige manier dat geen enkele leverancier is bevoordeld en de analyse is op een eerlijke en open manier uitgevoerd. BEVINDINGEN VAN DE MARKT ANALYSE De bevindingen van de analyse zijn gebruikt bij het definiëren van het object van de aanbesteding, het vaststellen van de geschiktheidsvereisten en het bepalen van de criteria voor het vergelijken van de offers. Een van de belangrijkste bevindingen van de analyse was dat de markt mogelijk wordt beperkt door de eisen van de arbeidsvoorwaarden van Espoon stad (zoals KVTES en OVTES) voor het HRM- en salarisbeheersysteem. Daarnaast kunnen beperkende factoren zijn de behoefte van Espoon aan voortdurende salarisdiensten, de verdubbelde omgeving van het systeem en de integraties. Bij de voorbereiding van de aanbesteding zijn de principes van de aanbestedingswet 65 § over de marktanalyse in acht genomen en de aanbestedingseenheid is van oordeel dat de voorbereiding de uitvoering van de concurrentie ondersteunt. OPDELEN IN DELEN VAN DE AANBESTEDING De aanbestedingseenheid heeft de mogelijkheid om de aanbesteding in delen te verdelen beoordeeld. De aanbesteding is niet in delen verdeeld, omdat het object van de aanbesteding en de daarbij behorende dienst een eenheid vormen die niet doelmatig in kleinere eenheden kan worden verdeeld. Bovendien zou het opdelen van de aanbesteding in delen de risico's met betrekking tot integratie, verantwoordelijkheid, implementatie