Denemarken – Diensten in verband met economische hulp aan het buitenland – Grant management for Y/WPS project under the Peace and Stabilization Programme for West Africa (PSP WA)

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Denemarken (MFA), vertegenwoordigd door de Koninklijke Deense Ambassade (RDE) in Accra, Ghana (hierna "de Opdrachtgever" genoemd), heeft de intentie om een Consultant in te huren voor de functie van grants manager voor de "Call for Proposals for Youth & Women, Peace and Security" (Y/WPS) (hierna 'de Y/WPS call for proposals' genoemd) onder Pillar 1 in de periode 2026-2028 onder de algemene leiding van de Opdrachtgever en volledige naleving van de Richtlijnen voor Beheer van Ontwikkelingshulp van het MFA en de Financiële Beheerrichtlijnen van het Ministerie. Het Y/WPS-project zal het beheer van grantfondsen inhouden tot een bedrag van DKK 67 miljoen (het totale budget van DKK 74 miljoen omvat ook de beheervergoeding aan de Consultant) voor projecten met een uitvoeringsduur van 12-24 maanden uitgevoerd in Benin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Mali, Niger en Nigeria over de volgende modaliteiten: 1. Grass-roots grants (ongeveer DKK 500.000 – 1 miljoen) tot 40 grants 2. INGO grants (ongeveer DKK 1 - 3 miljoen) tot 10 grants 3. Regionale initiatieven (ongeveer DKK 3 – 5 miljoen) tot 3 grants 4. Uitvoerend leidinggevend programma over Y/WPS (ongeveer DKK 3 miljoen) – 1 grant. Het doel van het inhuurden van een externe Consultant als FUND Manager (Grants Management Unit) is 1) Administratief het beheer van het call for proposals proces; 2) Faciliteren van de identificatie van grantontvangers door de Steering Committee; 3) Contractueel en administratief beheer van de toewijzing van grants aan en de prestaties van de geïdentificeerde partners; 4) Zorg voor kwaliteitscontrole, inclusief MEAL van de activiteiten van de grantontvangers in lijn met PSP WA ToC en het resultatenkader; 5) Ondersteuning van de gezamenlijke communicatie van resultaten en lobbyberichten van de grantontvangers in lijn met het PSP WA communicatieplan; 6) Organiseren van jaarlijkse partnersconventies (met deelname van grantontvangers, RDE en andere relevante stakeholders) in de jaren 2027 en 2028. Het doel van de overeenkomst is om de Opdrachtgever te ondersteunen bij het leveren van de ‘Call for Proposals for Youth & Women, Peace and Security-component van het Peace and Stabilization Programme for West Africa’ om bij te dragen aan stabilisatie en vredesbevordering in doelgebieden en geografische gebieden door de capaciteiten van jongeren en vrouwen te versterken via ondersteuning aan YPS en WPS-gerichte burgermaatschappelijke projecten. De rol van de Consultant: • De Consultant zal onafhankelijk grantbeheer verzekeren; en proactief uitreiken en informatie verspreiden naar potentiële grantontvangers, inclusief nieuwe en ondervertegenwoordigde actoren. • De Consultant wordt verwacht om fiduciële risico's te verminderen, evenwichtige partnerschappen te bevorderen en waarde voor geld te verzekeren door geconsolideerde financiële, monitoring- en grantondersteunende functies. • De Consultant zal sectorale expertise en transparante grantverleningssystemen inbrengen. • De Consultant zal capaciteit en leerprocessen binnen het portefeuille via jaarlijkse partnersconventies versterken. • De Consultant faciliteert de toezicht van de Opdrachtgever op de uitvoering van toegekende grants en monitoring en rapportage van resultaten en uitkomsten. • De Consultant verzekert en faciliteert externe communicatie van behaalde projectresultaten, waaronder via formulering en uitvoering van een communicatieplan en productie en verspreiding van audio-visuele producten. • De Consultant faciliteert de bewerkingen en besluitvormingsprocessen door de SC (door het organiseren en verzekeren van de benodigde logistiek voor vergaderingen en het leveren van tijdige en aangepaste informatie om de besluitvormingsprocessen te ondersteunen). Bij het uitvoeren van de hieronder vermelde taken zal de Consultant de resultaten en de bijbehorende gedetailleerde taken zoals beschreven in sectie 5 leveren: • Beheer de volledige grantcyclus op basis van de projectdocumenten, inclusief de aanvraag/callprocessen, met focus op efficiënt beheer, effectiviteit en aansprakelijkheid voor fondsen en resultaten. • Alle administratie van de fondsen, inclusief het algemeen financieel beheer en verificatie en goedkeuring van projectwerkplannen, budgetten en rapporten, evenals uitkeringen aan de acteurs, die, afhankelijk van het geval, de enige grantontvanger is, of in geval van partnerschappen, de aangewezen administratieve partner. • Monitor de behaalde resultaten zoals gedefinieerd in het Resultatenkader in de projectdocumenten, waaronder veldgebaseerd projectmonitoring en tijdige geconsolideerde resultatenrapportage op basis van individuele rapportage van grantontvangers. • Bied relevante uitreik- en communicatieactiviteiten aan relevante acteurs, benadruk positieve lesgeleerd en zorg ervoor dat relevante kennis en informatie gedeeld wordt die interesse en effectieve deelname genereert. • Bied relevante project- en financiële beheerondersteuning en -richtlijnen aan ondersteunde acteurs/partners. • Bied overall kwaliteitszekerheid van ondersteunde projecten. • Zorg voor volledige naleving van MFA AMG en FMG, waarborg hoogwaardig financieel beheer, aankoop, anti-corruptie en risicobeheersing. • Bied relevante informatie en gegevens aan de Opdrachtgever over concrete projecten en de algemene status op verzoek en via halfjaarlijkse en jaarlijkse rapportage en vergaderingen.