Finland – Software en informatiesystemen – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (later ook de Aannemerder) vraagt offers aan voor een HRM- en salarisbeheersysteem. Het object van de aanbesteding is een software-as-a-service (SaaS) systeem dat de functionaliteiten van het hoofdregister personeelsbeheer (ook wel HRM-geheleheid genoemd) en de salarisberekeningen bevat. De oplossing moet de verschillende werkuren van de werknemers van Espoon stad ondersteunen, zoals kantoor-, flex- en algemene werkuren, verschillende werkvormen, zoals vaste en flexibele werkuren, en de in de gemeente gebruikte arbeidsovereenkomsten en lokale overeenkomsten. Het object van de aanbesteding zijn de volgende dienstpakketten: - Systeem als software-as-a-service (SaaS) - Implementatie en aanpassing van de dienst voor Espoo - Toepassingsonderhoudsdiensten - Dienst voor voortgezette ontwikkeling en expertise van het systeem Een gedetailleerdere beschrijving van de inhoud van de aanbesteding is te vinden in Bijlage 1 "Beschrijving van het object van de aanbesteding" van de offerteaanvraag. Op basis van de aanbestedingsprocedure wordt één leverancier en één reserveleverancier geselecteerd. Het contract komt in werking na ondertekening en is van onbepaalde duur. De geplande startdatum van de contractperiode is december 2026. VOORBEREIDING VAN DE AANBESTEDING De aanbestedingsafdeling heeft de aanbesteding voorbereid door de beschikbare opties op de markt, de concurrentieomstandigheden en de uitvoermethoden van de aanbesteding te beoordelen. Bij de marktanalyse zijn breed de actoren in het gebied schriftelijk en via marktgesprekken gehoord, is gebruik gemaakt van deskundig advies, is de aanbesteding in delen verdeeld en zijn verschillende uitvoeringsmodellen beoordeeld. VOORTGANG VAN DE MARKTGESPREKKEN 2025 In 2025 zijn er marktgesprekken gevoerd met drie geïdentificeerde potentiele leveranciers. 1) Demo's van systemen In weken 12 - 15 / 2025 werden de leveranciers gevraagd om de systemen die zij aanbieden te presenteren. 2) Commentaar op de offerteaanvraagontwerp De offerteaanvraagontwerp is in twee delen (A1 en A2) naar de leveranciers gestuurd voor commentaar. - A1 commentaarronde: bevatte alle documenten behalve de belangrijkste procesbeschrijvingen, de samensstelling van de rapportagebehoeften, de melding van de opleidingsgegevens, de inhoud van de gegevens en het aanvraagformulier voor de functionele vereisten van het systeem. De commentaarperiode was 5.5.2025 – 14.5.2025 en de commentaren zijn met de leveranciers besproken op de leveranciersbijeenkomsten in weken 21 - A2 commentaarronde: bevatte de bijlagen 1.3, 1.8, 1.9 van de offerteaanvraagontwerp en bijlage 5, het aanvraagformulier, tabblad Functionele vereisten. De commentaarperiode was 19.5 – 2.6.2025 en de commentaren zijn met de leveranciers besproken op de leveranciersbijeenkomsten in weken 24. 3) Gestuurde aanvullende vragen Van de leveranciers werden ook aanvullende informatie gevraagd over de salarisperiodes van de systemen, de hoofdgebruikersdiensten en de externe HRM-oplossing, de technologieën van de aangeboden systemen, de levensduur van de technologieën, de schattingen van de gebruikersrechten en licenties, en de kosten van het implementatieproject om de waarde van de aanbesteding en de budgetbeoordeling te ondersteunen. VOORTGANG VAN DE MARKTGESPREKKEN 2026 Begin 2026 is ook een vierde potentiele leverancier op de markt geïdentificeerd, met wie een leveranciersbijeenkomst is gehouden in week 7 om de offerteaanvraagontwerp te presenteren. Na de bijeenkomst is dezelfde offerteaanvraagontwerp naar de leverancier gestuurd voor commentaar als die naar de andere potentiele leveranciers. Op 5.3.2026 zijn er commentaren ontvangen. Van alle vier de leveranciers werden aanvullende schriftelijke commentaren gevraagd op de bijgewerkte offerteaanvraagontwerp tussen 17.3-1.4.2026. De marktanalyse is zo uitgevoerd dat geen enkele leverancier is bevoordeld en de analyse is eerlijk en openlijk uitgevoerd. BEVINDINGEN VAN DE MARKTANALYSE De bevindingen van de analyse zijn gebruikt bij het definiëren van het object van de aanbesteding, het stellen van de geschiktheidsvereisten en het definiëren van de criteria voor het vergelijken van de offers. Een van de belangrijkste bevindingen van de analyse was dat de markt mogelijk wordt beperkt door de vereisten van de arbeidsovereenkomsten van Espoon stad (zoals KVTES en OVTES) voor het HRM- en salarisbeheersysteem. Daarnaast kunnen beperkende factoren de behoefte van Espoo zijn aan voortdurende diensten voor salarisperiodes, de verdubbelde omgeving van het systeem en de integraties. Bij de voorbereiding van de aanbesteding zijn de principes van de aanbestedingswet 65 § betreffende de marktanalyse in acht genomen en de aanbestedingsafdeling is van oordeel dat de voorbereiding de concurrentie ondersteunt. VERDELING VAN DE AANBESTEDING IN DELEN De aanbestedingsafdeling heeft de verdeling van de aanbesteding in delen beoordeeld. De aanbesteding is niet in delen verdeeld, omdat het object van de aanbesteding en de daarbij behorende dienst een eenheid vormen die niet zinvol is om te verdelen in kleinere eenheden. Daarnaast zou de verdeling van de aanbesteding in delen de risico's met betrekking tot integratie, verantwoordelijkheid