Finland – Software en informatiesystemen – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (later ook de Opdrachtgever) verzoekt om aanbiedingen voor een elektronisch onderhoudsbeheer systeem. Het object van de aanbestelling is een elektronisch onderhoudsbeheersysteem als SaaS-software service, de implementatie van de service en de aanpassing aan de Opdrachtgever, de ondersteunings- en onderhoudsdiensten van de applicatie en de diensten voor verdere ontwikkeling en consultancy van het systeem dat het object van de aanbestelling is. Op basis van de aanbestedingsprocedure wordt één (1) leverancier en één (1) reserveleverancier geselecteerd. De te verwerven functionele eenheden van het systeem zijn: • het maken en uitvoeren van serviceverzoeken • het maken en onderhouden van onderhoudsplannen voor onderhoudsobjecten en het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen • onderhoudsdagboek • beheer van vastgoedgegevens • energiebeheer voor onderhoudsobjecten • zelfinspectie • langetermijnplannen (PTS) voor een deel van de onderhoudsobjecten • rapportage- en statistische functionaliteiten Een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van de aanbesteding is te vinden in bijlage 1 "Beschrijving van het object van de aanbesteding" van de aanbestedingsaanvraag. De geschatte totale waarde van de aanbesteding voor de berekende vier jaar (btw 0%) is 2.500.000 euro. Opmerking! Om budgettaire redenen is een maximumprijs vastgesteld voor de voortdurende kosten (SaaS-servicekosten, ondersteunings- en onderhoudskosten en onderhoudskosten voor integraties). De jaarlijkse kosten voor voortdurende kosten (bijlage 6, Prijsformulier, tabblad 1-Vergelijkingsprijs, cel O60) mogen 200.000 euro/jaar niet overschrijden. Het overschrijden van de maximumprijs zal waarschijnlijk leiden tot de afwijzing van het bod. VOORBEREIDING VAN DE AANBESTEDING De aanbestedingseenheid heeft de aanbesteding voorbereid door de beschikbare opties op de markt, de concurrentieomstandigheden en de uitvoeringsmethoden van de aanbesteding te beoordelen. In de marktonderzoek is breed gediscussieerd met de deelnemers van de sector schriftelijk en via marktgesprekken en zijn verschillende uitvoeringsmodellen beoordeeld. De marktonderzoek is uitgevoerd op een zodanige wijze dat geen enkele leverancier is bevoordeld en de marktonderzoek is op een eerlijke en open manier uitgevoerd. De marktonderzoekmelding is gepubliceerd in HILMA op 26.2.2026. Veertien leveranciers meldden zich aan voor de marktgesprekken. In maart 2026 werd een voorlopige opdracht aan de aangemelde leveranciers gestuurd, waarmee de functionaliteiten van de beschikbare systemen werden onderzocht. De marktgesprekken werden vervolgens voortgezet met vier leveranciers. In maart-april 2026 werden gesprekken met drie leveranciers georganiseerd, waarbij de leveranciers hun systemen demonstreerden. Daarnaast demonstreerde één leverancier zijn systeem apart met door hemzelf geproduceerde video's. In mei 2026 werden de leveranciers verzocht om schriftelijke aanvullende verduidelijkingen te geven en in juni 2026 werd het volledige aanbestedingsaanvraagformulier met bijlagen aan hen gestuurd om te commenteren, waarna van hen nog verdere aanvullende verduidelijkingen werden verzocht. Uit de marktonderzoek bleek dat er meerdere elektronische onderhoudsbeheersystemen op de markt zijn. Op basis van de marktonderzoek kon worden vastgesteld dat het specifieke behoefte van de gemeente Espoo aan een energiebeheersysteem als onderdeel van het onderhoudsbeheer de markt beperkt. De waarnemingen die zijn gedaan tijdens de marktonderzoek zijn gebruikt bij het definiëren van het object van de aanbesteding, het formuleren van de eisbaarheidsvereisten en het bepalen van de criteria voor het vergelijken van de biedingen. Bij de voorbereiding van de aanbesteding zijn de principes van de aanbestedingswetgeving 65 § betreffende de marktonderzoek in acht genomen en de aanbestedingseenheid is van oordeel dat de voorbereiding de uitvoering van de concurrentie ondersteunt. DE AANBESTEDING INDELEN IN DELEN De aanbestedingseenheid heeft de indeling van de aanbesteding in delen beoordeeld. De aanbesteding is niet in delen verdeeld, omdat het object van de aanbesteding en de bijbehorende diensten een eenheid vormen die niet doelmatig in kleinere eenheden kan worden verdeeld. Bovendien zou het verdelen de risico's met betrekking tot integratie, verantwoordelijkheid, implementatie en het geïntegreerde beheer van gegevens aanzienlijk vergroten. De aanbestedingseenheid is van oordeel dat het niet verdelen van de aanbesteding, gegeven de aard, de uitvoeringsmethode en het doel van de aanbesteding, gerechtvaardigd is.