Frankrijk – Reisdiensten – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

Deze aanbesteding heeft tot doel een kaderovereenkomst, met een enkele opdrachtgever, zonder minimumbedrag en met een maximumbedrag van Achtentwintig (28) miljoen € exclusief btw, te sluiten, waarbij het gaat om het verlengen van de kaderovereenkomst voor zakelijke reizen voor de medewerkers en werknemers van RATP EPIC en haar dochterondernemingen. De kaderovereenkomst wordt afgesloten voor een maximale duur van Veertig Acht (48) maanden. Het belangrijkste doel van deze operatie is het verzekeren en vergemakkelijken van de organisatie van zakelijke reizen, waarbij tegelijkertijd aan de eisen van beide partijen wordt voldaan, met name de betrouwbaarheid van de interfaces en de tarieftransparantie. Het is voor de RATP van belang om een dienstkwaliteit te bieden en te behouden voor haar medewerkers, werknemers en dochterondernemingen. De overeenkomst wordt afgesloten in de vorm van een kaderovereenkomst met een enkele opdrachtgever met bestelbonnen. De markt omvat: - Het boeken en uitstellen van vervoerbilletten, accommodatie, huurauto's en bijzondere diensten, - De ondersteuning van medewerkers - Het implementeren van digitale boekingsinstrumente - De advies- en optimalisatiediensten - De facturering van de geleverde diensten en het rapporteren van de activiteit - De naleving, veiligheid, duurzaamheid De medewerkers van de RATP-groep moeten, in het kader van hun beroepsactiviteiten, reizen maken over het gehele nationale gebied, evenals naar het buitenland. De kandidaat moet een unieke online boekingsoplossing (SBT) voorzien voor de boekingen van lucht- en spoorvervoer, hotelovernachtingen (zowel voor individuele reizen als voor groepsreizen), huurauto's, evenals, waar mogelijk, het beheren van de administratieve formaliteiten (visa's enz.). De SBT moet het mogelijk maken voor de verschillende dochterondernemingen van de RATP-groep om zich aan te sluiten in hun eigen omgeving (andere validatiecircuit, andere reispolitiek). Omdat de valideerder ook tot een andere dochteronderneming of een ander land kan behoren, is een interconnectie tussen de verschillende landen echter noodzakelijk. De RATP-groep wensend deze markt uit te breiden naar internationale dochterondernemingen, moet de opdrachtgever in staat zijn om een netwerk van lokale agentschappen te bieden. Het is dus verplicht om een reisbureau met lokale agentschappen in elk van de landen waar de groep gevestigd is, voor te stellen. Daarnaast moet de kandidaat een offline boekingsoplossing (reisbureau/klantenservice) voorzien, bereikbaar per telefoon en e-mail, die dezelfde functionaliteiten biedt als het online boekingsinstrument. Deze oplossing zal, als aanvulling, de specifieke behoeften kunnen voldoen in termen van boeking, het verwerken van eventuele geschillen of storingen, de nood aan 24/7-urgentiehulp. Het moet ook in staat zijn om een VIP-service aan te bieden. De opdrachtgever zal de gebruikers ondersteunen bij de promotie van de online boekingsmethode. Hij verplicht zich om de medewerkers van de RATP-groep (Travel Managers en reizigers) aan te moedigen en te begeleiden om deze boekingsmethode voor alle transacties en situaties waar dit mogelijk is, te gebruiken. De veiligheidsbeleid voor internationale mobiliteit definieert de risicobeheerspraktijken die door de werknemers van de RATP-groep worden gelopen die korte, middellange of lange missies uitvoeren in het kader van hun beroep en met name in het kader van de internationale uitbreiding van de bedrijven van de groep. Het stelt een landrisicokaart van 1 tot 5 op (waar 1 het laagste risiconiveau is en 5 het hoogste). De in de RATP geldende procedures op het gebied van de veiligheid van medewerkers op missie raden aan om een Missiebevel te creëren. In dit kader, sommige entiteiten van de RATP-groep, met name die onder het openbaar recht vallen (EPIC), voorzien de invoering van een voorafgaande toestemming voor de reis, die de vorm van een intern missiebevel kan aannemen. De modaliteiten van deze toestemming kunnen echter per entiteit van de groep variëren. Het wordt verwacht dat het boekingsinstrument (SBT) van de opdrachtgever zich kan inschakelen in dit proces van voorafgaande toestemming, met name door het beschikbaar stellen van een samenvattend document van de reis, dat als missiejustificatie kan dienen. Dit document kan worden gegenereerd, ofwel via een speciaal module, ofwel door downloaden van een samenvattend bestand in pdf-formaat, waarin alle elementen van de reis worden opgenomen (naam van de medewerker, aankomst- en vertrekdatum, gebruikte maatschappij en vluchtnummers, naam en adres van de hotels, validatiecircuit enz.). De generatie van het document kan op elk moment van het boekingsproces plaatsvinden (in 'concept' modus, na goedkeuring, na afronding van de reis). Het formele creëren van het missiebevel, wanneer dit vereist is, valt onder de interne organisatie van de RATP-groep en maakt geen deel uit van de verwachte prestatie van de opdrachtgever. Bij een offline boeking (via of buiten het reisbureau van de opdrachtgever, bijvoorbeeld: medewerker uitgenodigd in het kader van zijn missies), moet het instrument het mogelijk maken om de informatie van de reizen handmatig in te voeren of, ideaal, de informatie automatisch in het SBT-instrument te laten terugkeren, om zo de centralisatie in een enkele database te waarborgen. Het aantal transacties wordt geschat op 22 005 transacties.