Noorwegen – Fotokopieerapparaten – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS voert deze aanbesteding uit namens de eigende gemeenten in de OFA samenwerking om een nieuw kaderakkoord voor multifunctionele apparaten (MFP) en bijbehorende diensten te vestigen. De gemeenten hebben een aanzienlijk en variërend behoeve aan printen, kopiëren en scannen. De huidige machines bestaan uit zowel geleasde als zelfbezit multifunctionele apparaten van verschillende leeftijden, capaciteit, functionaliteit en resterende levensduur. Tegelijkertijd variëren de grootte, organisatie en gebruikspatronen van de gemeenten. Er is daarom behoefte aan een flexibel en toekomstgericht contract dat zowel standaardisatie als lokale aanpassingen ondersteunt. Het doel van de aanbesteding is om een gezamenlijk kaderakkoord te vestigen dat gemeenten toegang biedt tot een voorspelbare, kosteneffectieve, veilige en stabile exploitatie van de multifunctionele apparaten. Het contract moet de geleidelijke vervanging en modernisering van de machines mogelijk maken, terwijl de bestaande systemen waar geschikt kunnen worden voortgezet. De gemeenten hebben PaperCut al aangenomen als een gezamenlijk systeem voor veilig printen en printbeheer. De aanbesteding omvat daarom geen nieuw printbeheersysteem. Het is een fundamenteel vereiste dat de aangeboden multifunctionele apparaten volledig compatibel zijn met PaperCut en naadloos kunnen worden geïntegreerd in de printomgeving van de opdrachtgever. Voor de meeste gemeenten in Agder worden de ICT-diensten geleverd via intergemeentelijke samenwerking of bedrijven, terwijl sommige gemeenten nog steeds hun eigen IT-omgevingen hebben. Dit betekent dat bestelroutines, goedkeuringsprocessen, facturering en controle variëren tussen de individuele opdrachtgevers. Aanbieders moeten daarom in staat zijn om verschillende organisatiemodellen binnen het kader van het akkoord te hanteren. Door de aanbesteding wil OFA IKS een langdurig en duurzame leveringsmodel vestigen dat de behoefte van de gemeenten aan kwaliteit, veiligheid, flexibiliteit en een goede totale economie waarborgt. De aanbesteding moet bijdragen aan een betere beheer van de machines, een verminderde administratieve last, een effectief gebruik van bronnen en relevante milieuvoordele. 2. Beschrijving van de opdracht De opdracht omvat de levering van multifunctionele apparaten en de bijbehorende diensten aan gemeenten en entiteiten die in het kaderakkoord zijn opgenomen. De levering moet het behoeve aan printen, kopiëren en scannen dekken op verschillende soorten locaties en organisaties, van kleinere administratieve eenheden tot grotere omgevingen met een hoog documentvolume en geavanceerde functiebehoeften. Het contract omvat onder andere: huur van multifunctionele apparaten levering en vervanging van apparatuur installatie, configuratie en ingebruikname service en onderhoud technische ondersteuning en gebruikersbegeleiding. voortdurende adviesdiensten en akkoordbegeleiding. rapportage en beheerinformatie De aanbieder moet een flexibel leveringsmodel aanbieden dat geleidelijke vernieuwing van de apparatuur ondersteunt en een stabiele exploitatie waarborgt in perioden waarin nieuwe en bestaande systemen parallel moeten functioneren. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gebruikte multifunctionele apparaten van de leverancier of anderen te verkrijgen waar geschikt. We vragen een algemene levering met een bijzonder accent op kwaliteit, service, veiligheid, flexibiliteit en levenscycluskosten. Verdere eisen aan functionaliteit, diensten, serviceniveaus en documentatie zijn in de andere delen van de aanbestedingsdocumentatie.