Zweden – Systeem voor documentenbeheer – Systemstöd för ärende- och dokumenthantering samt diarieföring

De aanbesteding betreft een integrale opdracht betreffende leverings-, ondersteunings- en onderhoudscontracten, inclusief gebruikersrecht, diensten voor installatie, parameterinstelling, opleiding, operationele inbedding, ondersteuning, onderhoud en verdere ontwikkeling van het systeem. Wat in de aanbesteding wordt gevraagd is een integrale oplossing die een effectieve, juridisch veilige en transparante dagboek- en zakenbehandelingsproces beheert. Het systeem moet volledig zijn en alle onderdelen bevatten die nodig zijn voor een Zweedse overheidsinstelling/offentelijk sector. Het aangeboden systeem moet zich kenmerken door gebruiksvriendelijkheid en toegang tot informatie en functionaliteit op een pedagogische, logische en tussen functies geïntegreerde manier. Het systeem moet een digitale handtekening en integraties met AD, e-mail, intranet en procesgereedschap bevatten. De systeemondersteuning moet voldoen aan de wet op de persvrijheid, openbaarheid en de geheimhoudingswet, de archiefwet en andere wetten, wat grote eisen stelt aan de mogelijkheid van de systeemondersteuning om de organisatie te ondersteunen bij het beheren van een grote hoeveelheid informatie, zaken, documenten en processen. In het systeem moet het mogelijk zijn om documenten die bij een zaak horen te verzamelen en geheimhoudingsbelaste documenten te beschermen. Documenten moeten kunnen worden gesorteerd en/of gearchiveerd door export naar een e-archief (systeem voor bewaar), ofwel het eigen e-archief van Lejonfastigheter of een extern e-archief zoals Stadsarkivets e-archief.