Norwegia – Fotokopiarki – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS przeprowadza tę procedurę zakupową na rzecz właścicielskich gmin w ramach współpracy OFA, aby ustanowić nową umowę ramową dotyczącą wielofunkcyjnych maszyn (MFP) i towarzyszących usług. Gminy mają znaczne i różne potrzeby w zakresie drukowania, kopiowania i skanowania. Obecne maszyny składają się zarówno z maszyn wielofunkcyjnych wynajmowanych, jak i własnych, różnego wieku, pojemności, funkcjonalności i pozostałego okresu użytkowania. Jednocześnie rozmiary gmin, organizacja i wzorce użytkowania różnią się. Istnieje więc potrzeba elastycznej i przyszłościowej umowy, która wspiera zarówno standaryzację, jak i lokalne adaptacje. Celem procedury zakupowej jest ustanowienie wspólnej umowy ramowej, która zapewnia gminom dostęp do przewidywalnej, kosztownej, bezpiecznej i stabilnej eksploatacji wielofunkcyjnych maszyn. Umowa ma ułatwić stopniowe wymianę i modernizację maszyn, jednocześnie umożliwiając kontynuowanie istniejących systemów, gdzie jest to odpowiednie. Gminy już przyjęły PaperCut jako wspólny system dla bezpiecznego drukowania i administrowania wydrukami. Procedura zakupowa nie obejmuje więc nowego systemu zarządzania drukiem. Jest to podstawowe warunek, że oferowane wielofunkcyjne maszyny są całkowicie kompatybilne z PaperCut i mogą być bezproblemowo zintegrowane w istniejące środowisko wydruków zamawiającego. Dla większości gmin w Agder usługi ICT dostarczane są przez międzygminną współpracę lub firmy, podczas gdy niektóre gminy nadal posiadają własne środowiska IT. Oznacza to, że procedury zamawiania, procesy zatwierdzania, fakturowanie i kontrolowanie różnią się między poszczególnymi zamawiającymi. Dlatego dostawcy muszą być w stanie obsługiwać różne modele organizacyjne w ramach umowy. Poprzez procedurę zakupową OFA IKS chce ustanowić długoterminowy i zrównoważony model dostaw, który zapewnia gminom potrzebę jakości, bezpieczeństwa, elastyczności i dobrej całkowitej ekonomii. Procedura zakupowa ma przyczynić się do lepszego zarządzania maszynami, zmniejszenia obciążenia administracyjnego, efektywnego wykorzystania zasobów i odpowiednich korzyści środowiskowych.

2. Opis zadania

Zadanie obejmuje dostawę wielofunkcyjnych maszyn i towarzyszących usług gminom i podmiotom w ramach umowy ramowej. Dostawa powinna pokrywać potrzeby drukowania, kopiowania i skanowania w różnych rodzajach lokalizacji i organizacji, od mniejszych jednostek administracyjnych do większych środowisk z dużym obrotem dokumentów i zaawansowanymi potrzebami funkcjonalnymi. Umowa obejmuje między innymi: wynajem wielofunkcyjnych maszyn, dostawę i wymianę sprzętu, instalację, konfigurację i uruchomienie, serwis i konserwację, wsparcie techniczne i obsługę użytkowników, ciągłe usługi doradcze i nadzór nad umową, raportowanie i informacje zarządzania. Dostawca ma zaoferować elastyczny model dostawy, który wspiera stopniowe odnawianie maszyn i zapewnia stabilną eksploatację w okresach, kiedy nowe i istniejące systemy muszą funkcjonować równolegle. Zamawiający zachowuje prawo do zakupu używanych wielofunkcyjnych maszyn od dostawcy lub innych, gdzie jest to odpowiednie. Prosimy o ogólną dostawę z szczególnym uwzględnieniem jakości, usługi, bezpieczeństwa, elastyczności i kosztów cyklu życia. Dalsze wymagania dotyczące funkcjonalności, usług, poziomów usług i dokumentacji znajdują się w innych częściach dokumentacji przetargowej.