Finlandia – Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (później również Tilaaja) zaprasza do składania ofert na system HRM i system płac. Przedmiotem przetargu jest system oprogramowania jako usługa (SaaS), który zawiera funkcje rejestru głównego kadrowego (tzw. całość HRM) oraz funkcje związane z obliczaniem płac. Rozwiązanie powinno wspierać różne formy pracy pracowników Espoon, takie jak praca biurowa, okresowa i ogólna, różne sposoby organizacji pracy, czyli stałą i zmienną pracę oraz stosowane w gminach umowy zbiorowe pracy i lokalne umowy. Przedmiotem przetargu są następujące pakiety usług: - System oprogramowania jako usługa (SaaS) - Wprowadzenie systemu i dostosowanie do Espoo - Usługi utrzymania aplikacji - Usługi rozwoju i doradztwa systemu Szczegółowy opis treści przetargu znajduje się w załączniku 1. "Opis przedmiotu przetargu". Na podstawie przetargu wybierany będzie jeden dostawca i jeden zastępczy dostawca. Umowa wstępuje w życie od daty podpisania i jest ważna do odwołania. Planowana data rozpoczęcia okresu umowy to grudzień 2026. PODGOTOWANIE PRZETARGU Jednostka zakupująca przygotowała przetarg, oceniając dostępne na rynku opcje, warunki konkurencji oraz sposoby realizacji przetargu. W badaniu rynku konsultowano szeroko przedstawicieli branży pisemnie i podczas rozmów telefonicznych, wykorzystano opinie ekspertów, oceniało podział przetargu na części oraz różne modele realizacji. POSTĘP ROZMÓW RYNKOWYCH W 2025 W 2025 przeprowadzono rozmowy rynkowe z trzema rozpoznanymi potencjalnymi dostawcami. 1) Demonstracja systemów W tygodniach 12-15/2025 dostawców poproszono o zaprezentowanie ich systemów. 2) Komentowanie projektu oferty Projekt oferty został wysłany do dostawców w celu zkomentowania w dwóch częściach (A1 i A2). - A1: okrąg komentujący: zawierał inne dokumenty z wyłączeniem kluczowych opisów procesów, skład raportów, informacje o danych szkoleniowych, zawartość danych oraz formularz wymagań dotyczących funkcjonalnych wymagań systemu. Okres komentowania: 5.5.2025 – 14.5.2025, komentarze omówiono z dostawcami podczas spotkań w tygodniach 21. - A2: okrąg komentujący: zawierał załączniki 1.3, 1.8, 1.9 oraz załącznik 5, formularz wymagań, kartę Toiminnalliset vaatimukset. Okres komentowania: 19.5 – 2.6.2025, komentarze omówiono z dostawcami podczas spotkań w tygodniach 24. 3) Wysłane pytania uzupełniające Dostawcom poproszono również o uzupełniające informacje dotyczące okresów płac, usług dla głównych użytkowników i zewnętrznego rozwiązania HRM, technologii dostępnych systemów, ich cyklu życia oraz szacunków kosztów licencji i praw użytkowania oraz projektu implementacji. POSTĘP ROZMÓW RYNKOWYCH W 2026 Na początku 2026 r. zbadano również czwartego potencjalnego dostawcę, z którym odbyło się spotkanie w tygodniu 7 w celu przedstawienia projektu oferty. Dostawca otrzymał ten sam projekt oferty po spotkaniu do zkomentowania, jak i pozostałe potencjalne dostawcy, i otrzymał komentarze 5.3.2026. Od wszystkich czterech dostawców poproszono również o dodatkowe pisemne komentarze do zaktualizowanego projektu oferty 17.3-1.4.2026. Badanie rynku przeprowadzono tak, aby nie preferować żadnego dostawcy, a badanie prowadzono obiektywnie i otwarcie. UWAGI Z BADANIA RYNKU Uzyskane w badaniu rynku uwagi zostały wykorzystane do określenia przedmiotu przetargu, ustalania wymagań dopasowalności, określenia kryteriów oceny ofert. Jedną z kluczowych uwag było to, że rynek może być ograniczony przez wymagania dotyczące umów zbiorowych pracy (takich jak KVTES i OVTES) stosowanych przez Espoon, dotyczące systemu HRM i płac. Ponadto ograniczenia mogą wynikać z potrzeb Espoo dotyczących ciągłych usług płac, podwójnego środowiska systemu oraz integracji. Przygotowując przetarg, uwzględniono zasady dotyczące badania rynku według art. 65 ustawy o zamówieniach publicznych, a jednostka zakupująca uważa, że przygotowanie wspiera realizację konkurencji. PODZIAŁ PRZETARGU NA CZĘŚCI Jednostka zakupująca oceniła podział przetargu na części. Przetarg nie został podzielony, ponieważ przedmiotem przetargu jest system i związane z nim usługi, które tworzą jedną całość, której nie ma sensu dzielić na mniejsze części. Ponadto podział przetargu na części znacznie zwiększyłby ryzyka związane z integracją, podziałem odpowiedzialności, wprowadzeniem w życie i zarządzaniem danymi. Jednostka zakupująca uważa, że nie podział przetargu jest uzasadniony, z uwzględnieniem charakteru, sposobu realizacji i celowości przetargu.