Finlandia – Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (później również Zamawiający) zaprasza do składania ofert na system elektronicznej księgi konserwacji. Przedmiotem zamówienia są: elektroniczny system księgi konserwacji jako usługa SaaS, wdrożenie usługi i dostosowanie do potrzeb Zamawiającego, usługi wsparcia i utrzymania aplikacji oraz usługi rozwoju i doradztwa dla systemu, który jest przedmiotem zamówienia. Na podstawie przetargu wybierany jest jeden (1) dostawca i jeden (1) dostawca rezerwowy. Zamawiane są następujące funkcjonalne całości systemu: • Tworzenie i realizacja żądań usług • Tworzenie i utrzymanie planów konserwacji obiektów konserwacji oraz realizacja czynności konserwacyjnych • Dziennik konserwacji • Zarządzanie danymi nieruchomości • Zarządzanie energią obiektów konserwacji • Samokontrola • Długookresowe plany (PTS) dla części obiektów konserwacji • Funkcjonalności raportowania i statystyczne Tytułem szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia jest załącznik 1. "Opis przedmiotu zamówienia" do zapytania ofertowego. Przewidywana całkowita wartość zamówienia na okres czterech lat (bez VAT 0%) wynosi 2 500 000 euro. Uwaga! Z powodu ograniczeń budżetowych na ciągłe koszty (opłaty za usługę SaaS, koszty wsparcia i utrzymania oraz koszty utrzymania integracji) ustalono maksymalną cenę. Roczna cena ciągłych kosztów (załącznik 6, arkusza 1, komórka O60) nie może przekroczyć 200 000 euro / rok. Przekroczenie maksymalnej ceny prawdopodobnie doprowadzi do odrzucenia oferty. PRZYGOTOWANIE ZAMÓWIENIA Jednostka zamawiająca przygotowała zamówienie, oceniając dostępne na rynku opcje, warunki konkurencji oraz sposoby realizacji zamówienia. W badaniu rynku konsultowano szeroko branżowych uczestników zarówno pisemnie, jak i w ramach rozmów rynkowych, oraz oceniało różne modele realizacji. Badanie rynku zostało przeprowadzone tak, aby żaden dostawca nie był preferowany, a badanie prowadzono obiektywnie i otwarcie. Raport z badania rynku został opublikowany w HILMA 26.2.2026. Do rozmów rynkowych zgłosiło się 14 dostawców. W marcu 2026 roku zgłoszeni dostawcy otrzymali zadanie wstępne, które służyło do zidentyfikowania funkcjonalności realizowanych w dostępnych na rynku systemach. Rozmowy rynkowe kontynuowano następnie z czterema dostawcami. W marcu i kwietniu 2026 roku zorganizowano spotkania z trzema dostawcami, podczas których dostawcy prezentowali swoje systemy. Ponadto jeden dostawca zaprezentował swój system za pomocą oddzielnie dostarczonych filmów. W maju 2026 roku dostawcy poproszeni zostali o dodatkowe wyjaśnienia pisemne, a w czerwcu 2026 roku otrzymali pełny projekt zapytania ofertowego wraz z załącznikami do komentowania, po czym od komentujących poproszono o dodatkowe wyjaśnienia. W badaniu rynku stwierdzono, że na rynku istnieje kilka systemów elektronicznej księgi konserwacji. Na podstawie badania rynku można było stwierdzić, że szczególnie potrzeby Espoo dotyczące całości zarządzania energią jako części księgi konserwacji ogranicza rynek. Wnioski z badania rynku zostały wykorzystane do określenia przedmiotu zamówienia, ustalenia wymagań stosowności i określenia kryteriów oceny ofert. W przygotowaniu zamówienia uwzględniono zasady dotyczące badania rynku, określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, art. 65, a jednostka zamawiająca uważa, że przygotowanie wspiera realizację konkurencji. PODZIAŁ ZAMÓWIENIA NA CZĘŚCI Jednostka zamawiająca oceniała podział zamówienia na części. Zamówienie nie zostało podzielone na części, ponieważ system i związane z nim usługi tworzą spójną całość, którą nie jest celowe dzielić na mniejsze całości. Ponadto podział zwiększyłby znacznie ryzyka związane z integracją, podziałem odpowiedzialności, wdrażaniem i zarządzaniem danymi w sposób spójny. Jednostka zamawiająca uważa, że niepodzielenie jest uzasadnione, biorąc pod uwagę charakter zamówienia, sposób realizacji i celowe wykonanie.