Francja – Usługi podróżne – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

Ten obecny ogłoszenie ma na celu zawarcie umowy ramowej, z możliwością zamawiania, z jednym dostawcą, bez minimalnej kwoty i z maksymalną kwotą dwudziestu ośmiu (28) milionów € netto, dotyczącej odnowienia umowy ramowej dotyczącej podróży służbowych dla pracowników i pracowników RATP EPIC oraz ich spółek zależnych. Umowa ramowa jest zawierana na okres maksymalnie czterdziestu ośmiu (48) miesięcy. Głównym celem tej operacji jest zapewnienie ciągłości i ułatwienie organizacji podróży służbowych, jednocześnie spełniając wymagania wszystkich stron, w szczególności w zakresie niezawodności interfejsów i przejrzystości cen. RATP chce zapewnić i utrzymać wysoki poziom obsługi dla swoich pracowników i pracowników oraz spółek zależnych. Umowa jest zawierana w formie umowy ramowej z jednym dostawcą z zamówieniami. Umowa obejmuje:

- Rezerwację i wydawanie biletów transportowych, noclegów, wynajmu pojazdów i usług dodatkowych,

- Pomoc dla współpracowników,

- Implementację cyfrowych narzędzi rezerwacyjnych,

- Usługi doradcze i optymalizacyjne,

- Fakturację świadczonych usług i raportowanie działalności,

- Konformność, bezpieczeństwo/bezpieczeństwo, zrównoważony rozwój.

Pracownicy grupy RATP są zobowiązani do podróży w ramach swoich zawodowych obowiązków na terenie całego kraju oraz za granicą. Kandydat musi zaproponować jednoznaczne rozwiązanie rezerwacji online (SBT) dla biletów lotniczych/ kolejowych, noclegów (tanto dla podróży indywidualnych, jak i grupowych), wynajmu pojazdów oraz, w możliwie największym stopniu, zarządzania formalnościami administracyjnymi (wizy itp.). SBT musi umożliwić różnym spółkom zależnym grupy RATP połączenie się w ich odrębnym środowisku (różny obieg walidacji, różna polityka podróży). Ponieważ walidator może należeć do innej spółki zależnej lub innego kraju, konieczna jest interakcja między różnymi krajami. Grupa RATP chcąc rozszerzyć ten rynek na międzynarodowe spółki zależne, dostawca musi być w stanie zaproponować sieć lokalnych agencji, jest więc obowiązkowe zaproponować agencję podróżną z lokalnymi agencjami w każdym kraju, w którym grupa jest obecna. Ponadto kandydat musi zaproponować rozwiązanie rezerwacji offline (agencja podróżna/serwis klienta), dostępne telefonicznie i przez e-mail, zapewniające te same funkcje, co narzędzie rezerwacji online. To rozwiązanie umożliwi również spełnienie szczególnych potrzeb w zakresie rezerwacji, rozwiązywania ewentualnych sporów lub awarii, potrzeby w zakresie pomocy doraźnej 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Powinno również być w stanie zapewnić usługę VIP. Dostawca będzie asystował użytkownikom w promocji trybu rezerwacji online. Zobowiązuje się do zachęcania i wspierania pracowników grupy RATP (Travel Managers i podróżnicy) do używania tego trybu rezerwacji dla wszystkich transakcji i przypadków, które to pozwalają. Polityka bezpieczeństwa mobilności międzynarodowej określa praktyki zarządzania ryzykiem, któremu podlegają pracownicy grupy RATP wykonujący misje krótkiego, średniego lub długiego okresu w ramach swojej pracy, a szczególnie w ramach rozwoju międzynarodowego przedsiębiorstw grupy. Ustalona jest mapa ryzyka krajów od 1 do 5 (1 jest najniższym poziomem ryzyka, a 5 najwyższym). Procedury obowiązujące w RATP w zakresie bezpieczeństwa pracowników w misji zalecają utworzenie rozkazu misji. W tym kontekście niektóre jednostki grupy RATP, w szczególności te podlegające prawu publicznemu (EPIC), przewidują wprowadzenie uprzedniej zgody na podróż, która może przybrać formę wewnętrznego rozkazu misji. Modalności tej zgody mogą jednak różnić się w zależności od jednostek grupy. Oczekuje się, że narzędzie rezerwacji (SBT) dostawcy będzie mogło być częścią tego procesu uprzedniej zgody, szczególnie poprzez udostępnienie dokumentu podsumowującego podróż, który może służyć jako potwierdzenie misji. Ten dokument może być wygenerowany, albo przez moduł dedykowany, albo przez pobranie pliku podsumowującego w formacie pdf, zawierającego wszystkie elementy podróży (imię pracownika, data przyjazdu i wyjazdu, nazwa firmy i numer lotu, nazwa i adres hotelu, obieg walidacji itp.). Generowanie dokumentu może odbywać się na wszystkich etapach procesu rezerwacji (w trybie „szkic”, po zatwierdzeniu, po zakończeniu podróży). Formalne utworzenie rozkazu misji, gdy jest to konieczne, należy do wewnętrznej organizacji grupy RATP i nie stanowi usługi oczekiwanej od dostawcy. W przypadku rezerwacji offline (przez lub poza agencją podróżną dostawcy, np. pracownik zaproszony w ramach swoich misji), narzędzie powinno umożliwiać albo ręczne wprowadzanie informacji dotyczących podróży, albo, idealnie, automatyczne przesyłanie informacji do narzędzia SBT, aby zapewnić centralizację w jednej bazie danych. Liczba transakcji szacowana jest na około 20 005 transakcji.