Polónia – Serviços de agências de viagens e serviços similares – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Objeto do contrato é o serviço de reserva, venda e atendimento de serviços hoteleiros (de alojamento) nacionais e internacionais para as necessidades do Instituto Adam Mickiewicz. 1. Âmbito do objeto do contrato 1. Pesquisa de ofertas de estabelecimentos hoteleiros. 2. Realização de reservas de serviços hoteleiros (alojamento) na Polônia e no exterior. 3. O serviço será realizado durante 36 meses a partir da data de assinatura ou até o esgotamento do valor máximo do contrato. 4. Mediação na venda de serviços hoteleiros, incluindo a realização de pagamentos. 5. Mediação em cancelamentos e alterações de reservas, bem como atendimento a reembolsos. 6. Transmissão ao Contratante de informações detalhadas sobre a reserva, incluindo: check-in, check-out, alimentação, city tax e outras taxas. 7. Representação do Contratante em questões de reclamação relacionadas a serviços hoteleiros. 8. Garantia de atendimento 24/7, incluindo feriados. 9. Atualização contínua da oferta disponível. 10. Cuidado com os interesses do Contratante, especialmente informando sobre eventos que possam afetar a execução do contrato. 11. O contratante garantirá um escritório de atendimento na Polônia (sede ou filial) ativo pelo menos 5 dias por semana (seg–sex) das 8:00 às 18:00 e uma linha de atendimento 24/7, permitindo a realização de reservas e alterações fora do horário de expediente. 12. Designação de um responsável pelo cliente e pelo menos três pessoas dedicadas ao atendimento do Contratante. 13. Fornecimento de um sistema de reserva online que permita a realização e modificação de reservas por funcionários autorizados do Contratante. O sistema deve: • funcionar nas versões principais atuais dos navegadores, • conter toda a oferta de hotéis disponíveis do Contratante, • possuir filtros (mín.: padrão, preço, localização, alimentação, internet), • permitir a busca no mapa, • permitir a geração de vouchers em PL e EN, • permitir um histórico completo de alterações de reservas (audit trail), • permitir a exportação de dados de reservas e histórico de alterações (PDF/XLSX). 14. O sistema deve permitir o acesso às tarifas especiais do Contratante, juntamente com os termos de cancelamento. 15. O sistema deve permitir a geração de relatórios (número de pessoas, volume de negócios, dados detalhados por hotel, hóspede e período). 2. Informações importantes 1. Número estimado de reservas: cerca de 12600, sendo: • 8000 internacionais • 4600 nacionais 2. À disposição do Contratante: quartos de 1, 2, 3 pessoas em padrões de 2 a 5 estrelas. 3. Os serviços reservados devem atender aos padrões internacionais de qualidade e segurança. 4. Âmbito geográfico: Polônia e exterior, especialmente UE, Reino Unido, EUA, China, Japão, Coreia do Sul, países escandinavos. 5. Reservas para representantes de instituições culturais – exigido alto padrão de atendimento. 6. As quantidades são estimativas e podem ser alteradas dentro do valor do contrato. 7. O contratante fornece suporte em caso de problemas no local de execução do serviço. 3. Procedimento de reserva 1. O Contratante envia um pedido por e-mail. 2. Especifica os requisitos (localização, orçamento, preferências). 3. O contratante apresenta pelo menos 3 propostas disponíveis que atendam aos requisitos (se disponíveis). 4. Tempo de resposta: no máximo 1 hora após o recebimento do pedido (durante o horário de operação; fora disso – conforme o SLA 24/7). A oferta contém: • informações sobre o hotel, incluindo endereço e categoria • informações sobre o tipo de quarto (sgl, dbl, twin, trpl, para fumadores/ não fumadores) • informações se o café da manhã está incluído no preço do quarto • informações se o uso da internet está incluído no preço do quarto • termos de cancelamento • distância do local especificado pelo Contratante. • preço em PLN – apenas no âmbito das reservas de locais hoteleiros na Polônia, • para reservas internacionais, o preço em moedas conforme o Regulamento do Ministro da Família e Política Social de 25 de outubro de 2022, alterando o regulamento sobre as verbas devidas ao funcionário empregado em uma unidade pública ou autárquica da esfera orçamentária, pelo serviço de viagem • informações se a pessoa que fará a viagem terá que arcar com custos adicionais temporários, como depósito reembolsável, imposto local, informações sobre depósitos e taxas adicionais. 5. A escolha do Contratante é feita por e-mail ou telefone (confirmada por e-mail). 6. O contratante realiza a reserva imediatamente após a aceitação. 7. O contratante informa sobre todas as alterações de reservas. 8. O contratante garante a opção mais econômica que atenda aos requisitos do Contratante 9. Em caso de falta de 3 ofertas – o contratante apresenta justificativa e um número menor de propostas. 10. Em caso de falta de ofertas compatíveis – são permitidas alternativas (outro padrão/ localização) após a aceitação do Contratante. 11. O contratante leva em consideração os hotéis preferidos pelo Contratante. 12. O contratante permite a transferência de reservas feitas pelo Contratante ou por outras entidades. 13. O Contratante pode alterar os dados dos hóspedes de acordo com a política do hotel. 14. Possibilidade de reserva de vários quartos em um único nome ou nome da instituição. 15. Possibilidade de alteração das datas até 24h antes da chegada (conforme a política do hotel). 16. O contratante envia confirmações na forma de voucher. 17. Realização de requisitos hoteleiros adicionais (se disponíveis). 18. A taxa de transação se aplica a uma reserva. 19. A fatura com IVA contém os dados: • nome e sobrenome do hóspede, • nome e sobrenome da pessoa que faz a reserva • período de estadia, • hotel e localização, • preço e desconto,