Noruega – Fotocopiadoras – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS está a realizar este procedimento em nome dos municípios proprietários na cooperação OFA para estabelecer um novo acordo quadro para máquinas multifuncionais (MFP) e serviços associados. Os municípios têm uma necessidade significativa e variável de impressão, cópia e digitalização. A maquinaria atual consiste em máquinas multifuncionais alugadas e de propriedade própria de várias idades, capacidade, funcionalidade e vida útil restante. Ao mesmo tempo, os tamanhos, organização e padrões de utilização dos municípios variam. Existe, portanto, uma necessidade de um contrato flexível e orientado para o futuro que apoie tanto a padronização quanto as adaptações locais. O objetivo do procedimento é estabelecer um acordo quadro conjunto que dê aos municípios acesso a uma operação previsível, economicamente eficiente, segura e estável das máquinas multifuncionais. O contrato deve facilitar a substituição e modernização gradual da maquinaria, ao mesmo tempo em que os sistemas existentes podem ser continuados quando apropriado. Os municípios já adotaram o PaperCut como um sistema conjunto para impressão segura e administração de impressão. O procedimento não inclui, portanto, um novo sistema de gestão de impressão. É um pré-requisito fundamental que as máquinas multifuncionais oferecidas sejam totalmente compatíveis com o PaperCut e possam ser integradas sem problemas no ambiente de impressão existente da entidade adjudicante. Para a maioria dos municípios em Agder, os serviços de TI são entregues através de cooperação intermunicipal ou empresas, enquanto alguns municípios ainda têm os seus próprios ambientes de TI. Isso significa que os procedimentos de encomenda, processos de aprovação, faturamento e acompanhamento variam entre as diferentes entidades adjudicantes. Os licitantes devem, portanto, ser capazes de lidar com diferentes modelos organizacionais no âmbito do acordo. Através do procedimento, OFA IKS gostaria de estabelecer um modelo de entrega a longo prazo e sustentável que garanta a necessidade dos municípios de qualidade, segurança, flexibilidade e boa economia total. O procedimento deve contribuir para uma melhor gestão da maquinaria, reduzir a carga administrativa, utilizar eficazmente os recursos e obter ganhos ambientais relevantes.

2. Descrição do serviço

O serviço inclui a entrega de máquinas multifuncionais e os serviços acompanhantes aos municípios e entidades incluídas no acordo quadro. A entrega deve cobrir a necessidade de impressão, cópia e digitalização em diferentes tipos de locais e organizações, desde pequenas unidades administrativas até grandes ambientes com um alto volume de documentos e necessidades de funções avançadas. O contrato inclui, entre outras coisas: aluguer de máquinas multifuncionais, entrega e substituição de equipamentos, instalação, configuração e comissionamento, serviço e manutenção, suporte técnico e acompanhamento do utilizador, serviços de consultoria contínuos e acompanhamento do acordo, relatórios e informações de gestão. O licitante deve oferecer um modelo de entrega flexível que apoie a renovação gradual da maquinaria e garanta uma operação estável em períodos em que novos e antigos sistemas devem funcionar em paralelo. A entidade adjudicante reserva-se o direito de adquirir máquinas multifuncionais usadas pelo fornecedor ou por outros quando apropriado. Pedimos uma entrega global com particular ênfase na qualidade, serviço, segurança, flexibilidade e custos de ciclo de vida. Requisitos adicionais de funcionalidade, serviços, níveis de serviço e documentação estão nas outras partes da documentação do concurso.