Finlândia – Pacotes de software e sistemas de informação – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (posteriormente também o Adquirente) solicita propostas para um sistema de gestão de manutenção eletrónica. O objeto da aquisição é um Sistema de Gestão de Manutenção Eletrónica como serviço de software SaaS, a implementação do serviço e a adaptação personalizada para o Adquirente, serviços de suporte e manutenção da aplicação, bem como serviços de desenvolvimento contínuo e consultoria para o sistema em questão. Com base na concorrência, serão selecionados um (1) fornecedor e um (1) fornecedor substituto. Os sistemas funcionais a adquirir são:

• Elaboração e execução de pedidos de serviço

• Elaboração e manutenção de planos de manutenção dos objetos de manutenção e execução de medidas de manutenção

• Diário de manutenção

• Gestão de dados imobiliários

• Gestão de energia dos objetos de manutenção

• Automonitorização

• Planos de longo prazo (PTS) para parte dos objetos de manutenção

• Funcionalidades de relatórios e estatísticas

Uma descrição mais detalhada do conteúdo da aquisição encontra-se no Anexo 1. "Descrição do Objeto da Aquisição" do pedido de proposta. O valor total estimado da aquisição para um período de quatro anos (IVA 0%) é de 2 500 000 euros. Nota! Por razões orçamentais, foi estabelecido um preço máximo para os custos contínuos (pagamentos pelo serviço SaaS, custos de suporte e manutenção e custos de manutenção das integrações). O preço anual dos custos contínuos (Anexo 6, Folha de Cotação, 1- Preço de Comparação, célula O60) não deve exceder 200 000 euros / ano. O exceder do preço máximo provavelmente levará ao rejeição da proposta.

PREPARAÇÃO DA AQUISIÇÃO

A unidade de aquisição preparou a aquisição avaliando as opções disponíveis no mercado e as condições de concorrência, bem como os métodos de implementação da aquisição. A análise de mercado foi realizada ouvindo amplamente os atores do setor por escrito e através de conversas de mercado, bem como avaliando diferentes modelos de implementação. A análise de mercado foi realizada de forma a não favorecer nenhum fornecedor individual e foi conduzida de maneira justa e aberta. A notificação de análise de mercado foi publicada no HILMA em 26.2.2026. Quatorze fornecedores registaram-se para a conversa de mercado. Em março de 2026, foi enviado aos registados um pré-tarefa para mapear as funcionalidades implementadas nos sistemas disponíveis no mercado. As conversas de mercado foram continuadas com quatro fornecedores. Em março-abril de 2026, foram realizadas sessões de discussão com três fornecedores, nas quais os fornecedores demonstraram os seus sistemas. Além disso, um fornecedor demonstrou o seu sistema em vídeos fornecidos separadamente. Em maio de 2026, foi solicitado aos fornecedores esclarecimentos adicionais por escrito e, em junho de 2026, foi-lhes enviado o rascunho completo do pedido de proposta com os anexos para comentários, após o qual foi solicitado aos comentadores esclarecimentos adicionais. A análise de mercado revelou a existência de vários sistemas de gestão de manutenção eletrónica no mercado. Com base na análise de mercado, foi possível concluir que, em particular, a necessidade da cidade de Espoo por uma solução de gestão de energia como parte do livro de manutenção delimita o mercado. As observações obtidas na análise de mercado foram utilizadas na definição do objeto da aquisição, na definição dos requisitos de adequação e na definição dos critérios de comparação das propostas. Na preparação da aquisição, foram tidas em conta os princípios relativos à análise de mercado previstos na secção 65 da Lei de Aquisição e a unidade de aquisição considera que a preparação apoia a realização da concorrência.

DIVISÃO DA AQUISIÇÃO EM PARTES

A unidade de aquisição avaliou a divisão da aquisição em partes. A aquisição não foi dividida em partes, pois o sistema em questão e os serviços a ele associados formam um todo coerente que não é adequado dividir em partes menores. Além disso, a divisão aumentaria significativamente os riscos associados à integração, à repartição de responsabilidades, à implementação e à gestão unificada dos dados. A unidade de aquisição considera que, tendo em conta a natureza, o método de implementação e o objetivo da aquisição, a não divisão é justificada.