Finlanda – Pachete software şi sisteme informatice – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (mai târziu și Tilaaja) cere oferte pentru un sistem de HRM și salarizare. Obiectul achiziției este un sistem software ca serviciu (SaaS), care include funcționalitățile Registrului principal de personal (HRM-complex) și funcționalitățile de calcul salarial. Soluția trebuie să susțină diferitele tipuri de program de muncă ale angajaților municipiului Espoo, cum ar fi programul de muncă de birou, programul de muncă pe perioade și programul de muncă generală, diferite moduri de organizare a muncii, adică programul de muncă fix și programul de muncă fluctuant, precum și convențiile colective de muncă și convențiile locale utilizate în municipii. Obiectele achiziției sunt următoarele pachete de servicii:

- Sistem software ca serviciu (SaaS)

- Implementarea și adaptarea serviciului pentru Espoo

- Servicii de întreținere a aplicației

- Servicii de dezvoltare continuă și de expertiză a sistemului

O descriere mai detaliată a conținutului achiziției se găsește în Anexa 1. "Descrierea obiectului achiziției" a Cererii de Oferte. Pe baza procedurii de licitație, se va selecta un singur furnizor și un furnizor de rezervă. Contractul intră în vigoare de la semnarea sa și este valabil pentru o perioadă nedeterminată. Data previzuală de începere a contractului este în decembrie 2026.

PREPARAREA ACHIZIŢIEI

Unitatea de achiziție a pregătit achiziția evaluând opțiunile disponibile pe piață și condițiile de concurență, precum și modurile de implementare a achiziției. În cadrul studiului de piață, s-a consultat larg grupul de participanți din sector prin intermediul unor discuții scrise și telefonice, s-au utilizat opinii de expert, s-a evaluat posibilitatea de împărțire a achiziției în părți și diferite modele de implementare.

DEZVOLTAREA DISCUȚIELOR DE PIAȚĂ DIN 2025

În anul 2025, s-au desfășurat discuții de piață cu trei furnizori potențiali identificați.

1) Demonstrarea sistemelor

În săptămânile 12-15/2025, furnizorii au fost invitați să prezinte sistemele pe care le au în oferta.

2) Comentarea proiectului de cerere de ofertă

Proiectul de cerere de ofertă a fost trimis furnizorilor pentru comentarii în două părți (A1 și A2).

- A1: Runda de comentarii: a inclus toate documentele, cu excepția descrierilor procesuale cheie, structurii raporturilor, informațiilor de înregistrare a datelor profesorilor, informațiilor de conținut ale cererii de ofertă și formularul de cerere de ofertă pentru funcționalitățile sistemului. Perioada de comentarii a fost 5.5.2025 – 14.5.2025 și comentariile au fost discutate cu furnizorii în cadrul întâlnirilor cu furnizorii în săptămânile 21

- A2: Runda de comentarii: a inclus anexele 1.3, 1.8, 1.9 ale proiectului de cerere de ofertă, precum și anexa 5, formularul de cerere de ofertă, secțiunea Funcționalități. Perioada de comentarii a fost 19.5 – 2.6.2025 și comentariile au fost discutate cu furnizorii în cadrul întâlnirilor cu furnizorii în săptămânile 24.

3) Întrebări de clarificare

Furnizorilor li s-a cerut, de asemenea, să ofere informații suplimentare privind ciclurile de salarizare ale sistemelor, serviciile de asistență principală și soluția externă de HRM, tehnologia sistemelor oferite, durata de viață a tehnologiei, estimări privind drepturile de utilizare și licențele, precum și costurile proiectului de implementare pentru a sprijini evaluarea valorii achiziției și a bugetului.

DEZVOLTAREA DISCUȚIELOR DE PIAȚĂ DIN 2026

La începutul anului 2026, s-a efectuat un studiu de piață și cu un al patrulea furnizor potențial, cu care s-a organizat o întâlnire în săptămâna 7 pentru a prezenta proiectul de cerere de ofertă. După întâlnire, furnizorului i s-a trimis același proiect de cerere de ofertă pentru comentarii, precum și celorlalți furnizori potențiali, și s-au primit comentarii până la 5.3.2026. Toți cei patru furnizori au fost rugați să ofere comentarii scrise la proiectul de cerere de ofertă actualizat între 17.3-1.4.2026. Studiul de piață a fost realizat astfel încât niciun furnizor individual nu a fost favorizat și s-a procedat în mod echitabil și transparent.

OBSERVAȚIILE STUDIULUI DE PIAȚĂ

Observațiile obținute în cadrul studiului de piață au fost utilizate în definirea obiectului achiziției, în stabilirea cerințelor de potrivire, în stabilirea criteriilor de evaluare a ofertelor. Printre observațiile cheie ale studiului de piață se numără faptul că cerințele convențiilor colective de muncă ale municipiului Espoo (cum ar fi KVTES și OVTES) pot limita piața pentru sistemul de HRM și salarizare. De asemenea, factori limitativi pot fi nevoile municipiului Espoo privind serviciile continue de salarizare, mediul sistemului dublat și integrațiile.

În pregătirea achiziției s-au luat în considerare principiile legii de achiziții privind studiul de piață din articolul 65 și unit