Finlanda – Pachete software şi sisteme informatice – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (mai târziu și Cumpărătorul) cere oferte pentru un sistem electronic de înregistrare a întreținerii. Obiectul achiziției este Sistemul electronic de înregistrare a întreținerii ca serviciu SaaS, punerea în funcțiune a serviciului și adaptarea personalizată pentru Cumpărător, servicii de suport și de întreținere a aplicației, precum și servicii de dezvoltare continuă și de consultanță pentru sistemul achiziționat. Pe baza procedurii de licitație va fi selectat un singur furnizor (1) și un furnizor de rezervă (1). Sistemul funcțional achiziționat va include următoarele componente:

• Realizarea și implementarea cererilor de servicii

• Elaborarea și întreținerea planurilor de întreținere a obiectelor de întreținere și realizarea acțiunilor de întreținere

• Jurnalul de întreținere

• Managementul datelor imobiliare

• Managementul energiei obiectelor de întreținere

• Autocontrol

• Planuri de lungă durată (PTS) pentru o parte din obiectele de întreținere

• Funcționalități de raportare și statistică

O descriere mai detaliată a conținutului achiziției se găsește în Anexa 1. "Descrierea obiectului achiziției" a Cererii de Oferte. Valoarea totală estimată a achiziției, calculată pentru patru ani (TVA 0%), este de 2.500.000 de euro. Nota Bene! Din motive de buget, pentru costurile continue (plăți pentru serviciul SaaS, costuri de suport și de întreținere, precum și costuri de întreținere a integrațiilor) a fost stabilită o limită de preț. Prețul anual pentru costurile continue (Anexa 6, Foaia de calcul a prețurilor, secțiunea 1 - Preț de referință, celula O60) nu trebuie să depășească 200.000 de euro/an. Depășirea acestei limite va duce probabil la respingerea ofertei.

PREPARAREA ACHIZIȚIEI

Unitatea de achiziție a pregătit achiziția evaluând opțiunile disponibile pe piață, condițiile de concurență și modalitățile de implementare a achiziției. În cadrul studiului de piață, s-au consultat larg și prin scris specialiștii din domeniu și s-au evaluat diferite modele de implementare. Studiul de piață a fost realizat astfel încât niciun furnizor individual nu a fost favorizat și s-a procedat în mod obiectiv și transparent. Raportul de studiu de piață a fost publicat în HILMA la 26.2.2026. La consultarea de piață s-au înscris 14 furnizori. În martie 2026, furnizorilor înscrisi li s-a trimis o sarcină preliminară, cu care s-a evaluat funcționalitățile implementate în sistemele disponibile pe piață. Consultările de piață au continuat apoi cu patru furnizori. În martie-aprilie 2026, s-au organizat sesiuni de discuții cu trei furnizori, în care furnizorii au demonstrat sistemele lor. De asemenea, un furnizor a demonstrat sistemul său printr-o prezentare video realizată separat. În mai 2026, furnizorilor li s-a cerut să furnizeze studii suplimentare scrise, iar în iunie 2026 li s-a trimis întregul proiect de cerere de ofertă împreună cu anexele pentru comentarii, după care s-a cerut furnizorilor să furnizeze studii suplimentare de clarificare. S-a constatat că pe piață există mai multe sisteme electronice de înregistrare a întreținerii. Pe baza studiului de piață, s-a putut constata că, în special, nevoia municipiului Espoo pentru o soluție completă de management al energiei ca parte a sistemului de înregistrare a întreținerii delimitează piața. Observațiile făcute în cadrul studiului de piață au fost utilizate în definirea obiectului achiziției, în stabilirea cerințelor de potrivire și în determinarea criteriilor de evaluare a ofertelor. În pregătirea achiziției s-a avut în vedere principiile legii de achiziție privind studiul de piață, conform articolului 65, și unitatea de achiziție consideră că pregătirea susține realizarea concurenței.

IMPARTIREA ACHIZIȚIEI

Unitatea de achiziție a evaluat împărțirea achiziției în părți. Achiziția nu a fost împărțită, deoarece sistemul achiziționat și serviciile asociate formează o unitate coerentă, care nu este potrivită pentru împărțirea în unități mai mici. De asemenea, împărțirea ar crește semnificativ riscurile legate de integrare, repartizarea responsabilităților, punerea în funcțiune și gestionarea unitară a datelor. Unitatea de achiziție consideră că nu împărțirea este potrivită, având în vedere natura, modalitatea de implementare și scopul achiziției.