Malta – Servicii pentru evenimente – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA prevede acordarea a până la trei (3) contracte-cadre de servicii în cascadă pentru fiecare Lot pentru furnizarea serviciilor de organizare a evenimentelor de înaltă calitate și serviciilor conexe de călătorie și logistice necesare organizării și implementării întâlnirilor și evenimentelor administrative și operative ale Agenției. Contractele-cadre vor susține evenimentele organizate în Moldova (Lot 1), Ucraina (Lot 2) și Balcanii de Vest (Lot 3), așa cum este mai detaliat descris în Specificațiile tehnice. Serviciile care vor fi furnizate în cadrul contractelor-cadre vor depinde de cerințele specifice ale fiecărui eveniment, așa cum este definit de Agenție. Acestea pot include, dar nu sunt limitate la: • Închirierea spațiilor de conferință; • Furnizarea de echipamente audio-vizuale (AV) și de interpretare; • Servicii de catering; • Coordonarea furnizorilor de servicii terți și gestionarea logisticei pe loc; • Prepararea semnalației evenimentului și predarea documentelor de sprijin și facturilor, dacă este necesar; • Închirierea echipamentelor AV și de interpretare pentru locații furnizate de Agenție, părți interesate sau alte părți terțe; • Organizarea prânzurilor, cina și alte aranjamente de catering; • Rezervarea de cazare potrivită în conformitate cu cerințele Agenției; • Organizarea, furnizarea și supravegherea serviciilor de transport; • Furnizarea serviciilor de asistență la evenimente înainte, în timpul și după eveniment; • Coordonarea și furnizarea serviciilor de securitate și medicale, dacă este necesar; • Procesarea și plata indemnizațiilor de călătorie, cazare și/ sau de subzistență pentru participanții la evenimente, inclusiv colectarea documentelor de sprijin relevante, în conformitate cu instrucțiunile Agenției. Evenimentele în Ucraina vor fi organizate numai dacă situația de securitate permite Agenției să organizeze evenimente în persoană, după evaluarea de securitate a Agenției și orice restricții de securitate aplicabile.