Poľsko – Služby cestovných kancelárií a podobné služby – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Predmet objednávky je služba rezervácie, predaja a poskytovania hotelových (ubytovacích) služieb pre potreby Inštitútu Adama Mickiewicza. 1. Objem predmetu objednávky 1. Vyhľadávanie ponúk hotelových objektov. 2. Ukonávanie rezervácií hotelových služieb (ubytovania) v Poľsku a v zahraničí. 3. Služba bude realizovaná 36 mesiacov od dňa podpisania alebo do vyčerpania maximálnej hodnoty zmluvy. 4. Zprostredkovanie predaja hotelových služieb, vrátane vykonávania platieb. 5. Zprostredkovanie zrušenia a zmien rezerácii a obsluha návratov. 6. Prevod Zamieňajúceho podrobných informácií o rezervácii, vrátane: check-in, check-out, strávenie, city tax a ďalšie poplatky. 7. Reprezentovanie Zamieňajúceho v reklamných veciach týkajúcich sa hotelových služieb. 8. Zabezpečenie celodenného servisu (24/7), vrátane voľných dní. 9. Bežné aktualizovanie dostupnej ponuky. 10. Starostlivosť o záujem Zamieňajúceho, najmä informovanie o udalostiach, ktoré môžu mať vplyv na realizáciu zmluvy. 11. Vykonávateľ zabezpečí servisné centrum v Poľsku (sídlo alebo pobočka) otvorené aspoň 5 dní v týždni (pon–pi) v hodinách 8:00–18:00 a infolíniu 24/7, ktorá umožňuje vykonávanie rezervácií a zmien mimo pracovných hodín servisného centra. 12. Priradenie klientského poradcu a aspoň troch osôb venovaných obsluhe Zamieňajúceho. 13. Poskytnutie online rezervačného systému, ktorý umožňuje vykonávanie a modifikáciu rezervácií oprávnenými zamestnancami Zamieňajúceho. Systém musí: • fungovať v aktuálnych hlavných verziách prehliadačov, • obsahovať úplnú ponuku dostupných hotelov Vykonávateľa, • mať filtre (min.: štandard, cena, lokalita, strávenie, internet), • umožňovať vyhľadávanie na mape, • umožňovať generovanie voucherov v PL a EN, • umožňovať úplnú históriu zmien rezervácií (audit trail), • umožňovať export dát rezervácií a histórie zmien (PDF/XLSX). 14. Systém musí umožňovať prístup k špeciálnym sadzbám Zamieňajúceho spolu s podmienkami zrušenia. 15. Systém musí umožňovať generovanie správ (počet osob, obrat, podrobné údaje podľa hotelu, hosta a obdobia). 2. Dôležité informácie 1. Odhadovaný počet rezervácií: približne 12 600, z toho: • 8 000 zahraničných • 4 600 domáci 2. K dispozícii Zamieňajúceho: izby 1-, 2-, 3-osobové v štandardoch 2–5 hviezdičiek. 3. Zarezervované služby musia spĺňať medzinárodné štandardy kvality a bezpečnosti. 4. Geografický rozsah: Poľsko a zahraničie, najmä EU, Veľká Británia, USA, Čína, Japonsko, Južná Kórea, skandinávske krajiny. 5. Rezervácie pre predstaviteľov kultúrnych inštitúcií – vyžaduje vysoký štandard obsluhy. 6. Množstvá majú odhadový charakter a môžu sa zmeniť v rámci hodnoty zmluvy. 7. Vykonávateľ zabezpečí podporu v prípade problémov na mieste realizácie služby. 3. Postup rezervácie 1. Zamieňujúci odosiela e-mailové žiadosti. 2. Určuje požiadavky (lokalita, rozpočet, preferencie). 3. Vykonávateľ predstaví aspoň 3 dostupné ponuky, ktoré spĺňajú požiadavky (ak sú dostupné). 4. Čas odpovede: maximálne 1 hodina od prijatia žiadosti (v pracovných hodinách; mimo nich – podľa SLA 24/7). Ponuka obsahuje: • informácie o hoteli spolu s adresou a kategoriou • informácie o druhu izby (sgl, dbl, twin, trpl, pre kuřiace / nekuřiace) • informácie, či je v cene izby zahraničené raňajky • informácie, či je v cene izby zahraničené použitie internetu • podmienky zrušenia • vzdialenosť od lokality určenej Zamieňajúci • cenu v PLN – iba v rámci rezervácií miest v hoteli na území Poľska, • pre zahraničnú rezerváciu cenu v menách zhodných s Rozporiadnutím ministra Rodiny a sociálnej politiky z 25. októbra 2022 r. o náhradách, ktoré sú príslušné zamestnancovi, ktorý je zamestnaný v štátnej alebo samosprávnej jednotke sfery štátneho rozpočtu z dôvodu služobnej cesty • informácie, či osoba na služobnej ceste bude povinná nesť ďalšie dočasné náklady, napríklad v podobe návratného depozitu, miestneho dania informácie o depozitoch a ďalších poplatkoch. 5. Výber Zamieňajúceho sa uskutoční e-mailom alebo telefónom (potvrdený e-mailom). 6. Vykonávateľ vykoná rezerváciu okamžite po akceptácii. 7. Vykonávateľ informuje