Danska – Storitve oskrbe s programsko opremo – Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

I - POZADOVINA IN CILJ

Bygningsstyrelsen nudi pogodbo za dostavo SaaS-rešitve za IT-podporo upravljanja z nepremičninami in najemom v Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsen potrebuje rešitev, ki bo delovala kot primarno strokovno sistem za IT-podporo strokovnega centra Bygningsstyrelsen za najem in upravljanje z aktivi. Rešitev naj bo dostavljena kot SaaS-rešitev z potrebno konfiguracijo, ki bo podprla potrebe Bygningsstyrelsen. Dostavljalec mora izvesti implementacijo, vključno s konfiguracijo, nastavitvijo in migracijo podatkov iz obstoječega sistema Bygningsstyrelsen, izobraževanje uporabnikov Bygningsstyrelsen v skladu z njihovimi potrebami pred dostavo rešitve. Po dostavi mora dostavljalec zagotoviti storitve, vključno z delovanjem, podporo in vzdrževanjem. Bygningsstyrelsen bo za pobiranje najemnine uporabljala Navision Stat. To podpira zunanja integracija, ki je dostopna preko API, ki ga ponuja rešitev. Glavni cilj rešitve je, da bo:

- podprla glavne naloge Bygningsstyrelsen v najem, upravljanju z nepremičninami, upravljanju pogodb in pobiranju najemnine,

- delovala kot primarni vir centralnih osnovnih podatkov (nepremičnine, stavbe, najemni enote itd.), ki se uporabljajo po vsej organizaciji Bygningsstyrelsen,

- podprla primerno registracijo podatkov ter zagotovila sledljivost in možnosti za revizijo in kontrolo, in

- postala del celovite IT-arhitekture Bygningsstyrelsen z integracijsko in podatkovno platformo ter postala centralni del celotnega sistemskega okolja in višje IT- in podatkovne strategije Bygningsstyrelsen.

Obstojajoče sistem trenutno ima okoli 10 hkrati aktivnih uporabnikov in vsebuje okoli 5.300 pogodb. Bygningsstyrelsen pričakuje, da bo nova rešitev po migraciji podatkov vsebovala med 2.000 in 2.500 pogodb. Obstojajoče sistem trenutno vsebuje približno 1.400 nepremičnin, 3.200 stavb, zemljišč in objektov, 500 stranek, 6.300 najemnih enot in 700 zasebnih najemodajalcev in/ali upraviteljev, ter se letno izvede približno 22.000 pobiranj, ki jih je treba migrirati.

II - GLAVNE STORITVE

Pogodba vključuje naslednje glavne storitve:

a) Začetne storitve: Dostavljalec mora v fazi implementacije izvesti implementacijo, vključno s konfiguracijo in nastavitvijo rešitve v tesnem sodelovanju z Bygningsstyrelsen v skladu z njihovimi potrebami, migracijo podatkov in izobraževanje uporabnikov.

b) Storitve v teku: Dostavljalec mora od datuma dostave rešitve Bygningsstyrelsen zagotoviti dostop do rešitve v obliki storitve software-as-a-service, vključno z delovanjem, podporo in vzdrževanjem.

c) Naročene storitve: Dostavljalec mora na zahtevo Bygningsstyrelsen zagotoviti naročene storitve za rešitev, vključno z npr. konsultančno podporo za svetovanje, izobraževanje, konfiguracijo in uveljavljanje integracij z ostalimi IT-sistemi Bygningsstyrelsen, kot so storitve na osnovi ure.

d) Storitve pri prekinitvi: Dostavljalec mora pri popolni ali delni prekinitvi pogodbe, ne glede na vzrok, pomagati Bygningsstyrelsen v meri, ki je relevantna in potrebna v zvezi s prehodom vseh podatkov na Bygningsstyrelsen, druge dostavljalce ali organe.