Poljska – Storitve potovalnih agencij in podobne storitve – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Predmet naročila je storitev rezervacije, prodaje in obravnave hotelskih storitev (naročitev) domače in tuje za potrebe Inštituta Adama Mickiewicza. 1. Obseg predmeta naročila 1. Iskanje ponudb hotelskih objektov. 2. Izvajanje rezervacij hotelskih storitev (naročitev) v Poljski in v tujini. 3. Storitev bo izvajana 36 mesecev od dneva podpisovanja ali do izčrpanja največje vrednosti pogodbe. 4. Posredovanje pri prodaji hotelskih storitev, vključno z izvajanjem plačil. 5. Posredovanje pri odklicih in spremembah rezervacij ter obravnava povratkov. 6. Prevajanje naročniku podrobnih informacij o rezervaciji, vključno z: check-in, check-out, prehrano, mestnim davkom in drugimi stroški. 7. Zastopanje naročnika v reklamacijskih zadevah, ki se nanašajo na hoteljske storitve. 8. Zajamitev 24/7 obravnave, vključno v prosti dni. 9. Stalno posodabljanje dostopne ponudbe. 10. Skrb za interes naročnika, zlasti obveščanje o dogodkih, ki bi lahko vplivali na izvajanje pogodbe. 11. Izvajalec zagotovi službo obravnave v Poljski (sedež ali podružnica) delujočo vsaj 5 dni v tednu (pon–pet) v urah 8:00–18:00 ter infolinijo 24/7, ki omogoča izvajanje rezervacij in sprememb izven urnega dela. 12. Dodelitev skrbnika stranke ter vsaj treh oseb, posvečenih obravnavi naročnika. 13. Omogočitev rezervacijskega sistema online, ki omogoča izvajanje in spremembe rezervacij s strani ovlaščenih delavcev naročnika. Sistem mora: • delovati v aktualnih glavnih verzijah brskalnikov, • vsebovati popolno ponudbo dostopnih hotelov izvajalca, • imeti filtre (min.: standard, cena, lokacija, prehrana, internet), • omogočati iskanje na karti, • omogočati generiranje voucherjev v PL in EN, • omogočati popolno zgodovino sprememb rezervacij (audit trail), • omogočati izvoz podatkov rezervacij in zgodovine sprememb (PDF/XLSX). 14. Sistem mora omogočati dostop do posebnih tarif naročnika skupaj z pogoji za odpoved. 15. Sistem mora omogočati generiranje poročil (število oseb, obrat, podrobne podatke po hotelu, gostu in obdobju). 2. Pomembne informacije 1. Ocena števila rezervacij: ok. 12600, od tega: • 8000 tujih • 4600 domačih 2. Na voljo naročniku: sobe za 1, 2, 3 osebe v standardih 2–5 zvezdic. 3. Rezervirane storitve morajo izpolnjevati mednarodne standarde kakovosti in varnosti. 4. Geografski obseg: Poljska in tujina, zlasti EU, Velika Britanija, ZDA, Kitajska, Japonska, Južna Koreja, skandinavske države. 5. Rezervacije za predstavnike kulturnih institucij – zahtevan visok standard obravnave. 6. Količine so ocene in se lahko spremenijo v okviru vrednosti pogodbe. 7. Izvajalec zagotovi podporo v primeru težav na mestu izvajanja storitve. 3. Postopek rezervacije 1. Naročnik pošlje e-poštno zahtevo. 2. Opredeli zahteve (lokacija, proračun, preference). 3. Izvajalec predloži vsaj 3 dostopne ponudbe, ki izpolnjujejo zahteve (če so na voljo). 4. Čas odgovora: največ 1 ura po prejemu zahteve (v delovnih urah; izven njih – v skladu z SLA 24/7). Ponudba vsebuje: • informacije o hotelu skupaj z naslovom in kategorijo • informacije o vrsti sobe (sgl, dbl, twin, trpl, za kadiče / nekadiče) • informacije, ali je v ceno sobe vključena zajtrk • informacije, ali je v ceno sobe vključena uporaba interneta • pogoji za odpoved • razdalja od lokacije, ki jo je navedel naročnik. • ceno v PLN – le v okviru rezervacij hotelskih prostorov na ozemlju Poljske, • za tujo rezervacijo ceno v valutah v skladu z Uredbo Ministra za družino in družbeno politiko z dne 25. oktobra 2022, ki spreminja uredbo o pravicah, ki pripadajo delavcu, zaposlenemu v javni ali samoupravni enoti državnega ali samoupravnega proračuna, zaradi službenega potovanja • informacije, ali bo oseba, ki opravlja potovanje, morala prevzeti dodatne začasne stroške, na primer v obliki povratnega depozita, lokalnega davka informacije o depozitu in dodatnih stroških. 5. Izbor naročnika poteka po e-pošti ali telefonsko (potrjeno po e-pošti). 6. Izvajalec izvede rezervacijo takoj po sprejetju. 7. Izvajalec obvesti o vseh spremembah rezervacije. 8. Izvajalec zagotovi najprimernejši gospodarski variant, ki izpolnjuje zahteve naročnika 9. V primeru odsotnosti 3 ponudb – izvajalec predloži utemeljitev in manjše število predlogov. 10. V primeru odsotnosti ustreznih ponudb – dovoljeno