Malta – Storitve, povezane z dogodki – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA predvideva podelitev do treh (3) okvirnih pogodb za storitve v kaskadi za vsako Lot za zagotavljanje visokokvalitetnih storitev za organizacijo dogodkov in povezanih potovalnih in logističnih storitev, potrebnih za organizacijo in izvajanje upravnih in operativnih sestankov in dogodkov Agencije. Okvirne pogodbe bodo podprle dogodke, organizirane v Moldaviji (Lot 1), Ukrajini (Lot 2) in Zahodni Balkanu (Lot 3), kot je podrobneje opisano v tehničnih specifikacijah. Storitve, ki se bodo izvajale na podlagi okvirnih pogodb, bodo odvisne od specifičnih zahtev vsakega dogodka, kot jih določi Agencija. Lahko bodo vključevale, vendar niso omejene na: • Najem prostorov za konference; • Oskrba z avdio-vizualno (AV) in prevajalnim opremo; • Storitve prehrane; • Koordinacija tretjih storitvenih ponudnikov in logističnega upravljanja na mestu; • Priprema oznak za dogodke in predaja podpornih dokumentov in računov, če je to potrebno; • Najem AV in prevajalne opreme za prostore, ki jih zagotovi Agencija, interesni strani ali drugi tretji; • Organizacija kosil, večerj in drugih prehrani; • Rezervacija primernih namestitev v skladu z zahtevami Agencije; • Organizacija, zagotavljanje in nadzor prevoznih storitev; • Oskrba s pomočnimi storitvami za dogodke pred, med in po dogodku; • Koordinacija in zagotavljanje varnostnih in medicinskih storitev, če je to potrebno; • Obdelava in plačilo potovalnih, namestitvenih in/ali preživetvenih dovoljenj za udeležence dogodkov, vključno z zbiranjem ustreznih podpornih dokumentov, v skladu z navodili Agencije. Dogodki v Ukrajini bodo organizirani le, če bo trenutno varnostno stanje dovolilo Agenciji, da organizira dogodke v osebni obliki, po varnostni oceni Agencije in katerih koli uporabnih varnostnih omejitvah.