Malta – Storitve, povezane z dogodki – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA predvaja podelitev do treh (3) okvirnih pogodb za storitve v kaskadi za vsako Pojem za zagotavljanje visokokakovostnih storitev za organizacijo dogodkov in povezanih potovalnih in logističnih storitev, potrebnih za organizacijo in izvedbo administrativnih in operativnih sestankov in dogodkov Agencije. Okvirne pogodbe bodo podpirale dogodke, organizirane v Moldaviji (Pojem 1), Ukrajini (Pojem 2) in na Zahodnem Balkanu (Pojem 3), kot je dodatno opisano v tehničnih specifikacijah. Storitve, ki se bodo izvajale v okviru okvirnih pogodb, bodo odvisne od specifičnih zahtev vsakega dogodka, kot jih določi Agencija. Med njimi so lahko, vendar niso omejene na naslednje: • Najem prostorov za konferenco; • Zagotavljanje avdio-vizualne (AV) in prevajalne opreme; • Storitve prehrane; • Koordinacija tretjih storitvenih ponudnikov in logističnega upravljanja na mestu; • Priprema oznak dogodkov in predaja podporevnih dokumentov in računov, če je to potrebno; • Najem AV in prevajalne opreme za prostore, ki jih zagotavlja Agencija, deležniki ali drugi tretji; • Organizacija kosilcev, večerij in drugih prehrani; • Rezervacija primernih nastanitev v skladu z zahtevami Agencije; • Organizacija, zagotavljanje in nadzor prevozne storitve; • Zagotavljanje storitev za pomoč pri dogodku pred, med in po dogodku; • Koordinacija in zagotavljanje varnostnih in medicinskih storitev, če je to potrebno; • Obdelava in plačilo potovalnih, nastanitvenih in/ali preživetvenih dovoljenj za udeležence dogodka, vključno z zbiranjem relevantnih podporevnih dokumentov, v skladu z navodili Agencije. Dogodki v Ukrajini bodo organizirani le, če bo varnostna situacija dovolila Agenciji, da bo organizirala osebne dogodke, po varnostni oceni Agencije in katerih koli uporabnih varnostnih omejitvah.