Švedska – Sistem za upravljanje dokumentov – Systemstöd för ärende- och dokumenthantering samt diarieföring

Upphandlingen avser celovito obveznost, ki vključuje pogodbe o dostavi, podpori in vzdrževanju, ki vsebuje pravico do uporabe, storitve za nameščanje, nastavljanje parametrov, izobraževanje, vodenje, podporo, vzdrževanje in nadaljnji razvoj sistema. V okviru te ugodbe se zahteva celovita rešitev, ki upravlja z učinkovitim, pravno varnim in transparentnim procesom dnevniškega vodenja in obdelave zadev. Sistem mora biti popoln in vsebovati vse dele, ki jih zahteva švedska javna uprava/ javni sektor. Ponujeni sistem mora biti uporaben in omogočati dostop do informacij in funkcionalnosti na pedagogičen, logičen in med funkcijami integriran način. Sistem mora vsebovati digitalni podpis in integracije z AD, e-pošto, intranetom in orodji za procese. Sistemska podpora mora izpolnjevati predpise o svobodi tiska, javnosti in zakon o tajnosti, zakon o arhiviranju in druge zakone, kar postavlja visoke zahteve do sistemske podpore, ki omogoča organizaciji upravljanje z veliko količino informacij, dokumentov in procesov. V sistemu morajo biti dokumenti, ki pripadajo zadevi, lahko zbrani in zaščiteni dokumenti z omejenim dostopom. Dokumenti morajo biti mogoče izbrisani in/ali arhivirani s pomočjo izvoza v e-arhiv (sistem za ohranjanje), bodisi lastni Lejonfastigheter ali zunanji, kot je e-arhiv Stadsarkivet.