Belgien – Programvara och informationssystem – Financiële oplossing bestaande uit een procure-to-pay-systeem en een boekhoudsysteem

Gruppen MC-CM är en viktig aktör inom hälsosektorn i Belgien, kännetecknad av ett diversifierat och ständigt föränderligt informationssystem. För närvarande baseras de bokförings- och inköpsprocesserna bland annat på Oracle eBS och Adfinity (Easi), utan integration mellan dessa system, vilket leder till manuella hanteringar, ökad risk för fel och ineffektivitet. Den här offentliga upphandlingen är en del av en moderniserings- och integrationsprocess som syftar till att förbättra den operativa effektiviteten, kvaliteten på data och automatiseringsnivån av de finansiella och Procure-to-Pay-processerna. Den här offentliga upphandlingen har till syfte att tillhandahålla, implementera, konfigurera, integrera, stödja och underhålla verktyg som stöder bokföringsprocesserna och Procure-to-Pay-processen (P2P) inom gruppen MC-CM. För att läsa beskrivningen av upphandlingen ska följande termer förstås på följande sätt: • Integration = utveckling, parametrisering och distribution av de två verktygen inom MC-CMs ekosystem; • Interfacing = skapande av länkar (dataflöden in/ut) mellan de två verktygen å ena sidan och de andra IT-verktygen i MC-CMs ekosystem å andra sidan; • Interoperabilitet = skapande av länkar mellan bokföringsverktyget och P2P-verktyget. De söka verktygen måste vara öppna (dokumenterade och vanligt använda) och integreras med de andra informationssystemen i gruppen. De måste bidra till en effektiv, säker och automatiserad hantering av bokföringsprocesserna samt inköps- och betalningsprocesserna, i kontexten av en komplex organisation med flera enheter och operativa enheter, aktiv i den belgiska mutualistsektorn och kännetecknad av ett diversifierat och ständigt föränderligt informationssystem. Upphandlingen delas ut enligt en tvåfasig procedur, bestående av: • en selektionsfas, under vilken kandidaterna utvärderas på grundval av uteslutningskriterier och selektionskriterier; • en offertefas, till vilken endast de valda kandidaterna bjuds in att lämna ett erbjudande och under vilken upphandlingen sker. Upphandlingen delas in i två lotter, som delas ut separat, men som måste leda till en sammanhängande och interoperabel hantering av de berörda processerna (P2P och bokföring). Lot 1 – Procure-to-Pay (P2P) verktyg Lot 1 har till syfte att tillhandahålla, implementera, konfigurera, integrera, stödja och underhålla ett P2P-verktyg för gruppen MC-CM. Verktyget måste stödja hela P2P-processen, bland annat: • inköpsförfrågningar och godkännandeprocesser; • order och mottagande; • behandling av leverantörsfakturor och betalningsinformation; • hantering av leverantörskonton och kreditiv bokföring (account payables); • ett mekanism för trevägsmatchning (three way matching) (beställning – mottagningskvitto – faktura) Lot 2 – Bokföringsverktyg Lot 2 har till syfte att tillhandahålla, implementera, konfigurera, integrera, stödja och underhålla ett bokföringsverktyg för gruppen MC-CM. Verktyget måste stödja bokföringsprocesserna, bland annat: • allmänna bokföring; • finansiell rapport; • uppfyllelse av den belgiska bokförings- och skatteregleringen. Inlämning per lott Inlämnarna kan lämna ett erbjudande för: • endast lot 1; • endast lot 2; • båda lotterna (ett erbjudande per lot). Varje lott är föremål för en separat utvärdering och tilldelning.