Danmark – Tillhandahållande av programvara – Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

I - BAKGRUND OCH SYFTE

Bygningsstyrelsen utlyser en kontrakt om tillhandahållande av en SaaS-lösning för it-stöd till fastighetsförvaltning och uthyrning i Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsen har behov av en lösning som ska fungera som Bygningsstyrelsens primära facksystem för it-stöd till Bygningsstyrelsens fackcenter för uthyrning och asset management. Lösningen ska levereras som en SaaS-lösning med den nödvändiga konfigurationen med syfte att stödja Bygningsstyrelsens behov. Leverantören ska genomföra implementering, inklusive konfiguration, uppsättning och datamigrering från Bygningsstyrelsens befintliga system, utbildning av Bygningsstyrelsens användare i överensstämmelse med Bygningsstyrelsens behov före tillhandahållandet av lösningen. Efter tillhandahållandet ska Leverantören leverera tjänsten inklusive drift, support och underhåll. Bygningsstyrelsen ska använda Navision Stat för inkrävning av hyra. Detta stöds av en extern integration som ska tillgås via ett API som utställs av lösningen. Syftet med lösningen är främst att den ska:

- Stödja Bygningsstyrelsens kärnuppgifter inom uthyrning, fastighetsförvaltning, kontraktförvaltning och inkrävning,

- Fungera som primärkälla för centrala stamdata (fastigheter, byggnader, hyresenheter osv.) som används tvärs över Bygningsstyrelsens verksamhet,

- Stödja lämplig dataregistrering samt säkra spårbarhet och revisions- och kontrollmöglichheter, och

- ingå i Bygningsstyrelsens samlade IT-arkitektur med integrationsplattform och dataplattform samt ingå som en central del av Bygningsstyrelsens samlade systemlandskap och övergripande IT- och datastrategi.

Det befintliga systemet har idag ca. 10 samtidiga användare och innehåller ca. 5.300 kontrakt. Det är Bygningsstyrelsens förväntning att den kommande lösningen efter datamigreringen kommer att innehålla mellan 2.000 och 2.500 kontrakt. Det befintliga systemet innehåller dessutom idag ca. 1.400 fastigheter, 3.200 byggnader, markområden och fastighetsobjekt, 500 kunder, 6.300 hyresenheter och 700 privata uthyrare och/eller administratörer, och ca. 22.000 inkrävningar sker årligen, som datamigrering ska utföras av.

II - HUVUDTJÄNSTERNA

Kontrakten omfattar följande huvudtjänster:

a) Inledande tjänster: Leverantören ska i implementeringsfasen genomföra implementering, inklusive konfiguration och uppsättning av Lösningen i nära samarbete med Bygningsstyrelsen i överensstämmelse med Bygningsstyrelsens behov, migrering av data samt utbildning av användare.

b) Kontinuerliga tjänster: Leverantören ska från Tillhandahållandetdagen ställa Lösningen till Bygningsstyrelsens förfogande i form av en software-as-a-service, inklusive drift, support och underhåll.

c) Beställningstjänster: Leverantören ska på Bygningsstyrelsens begäran leverera Beställningstjänster till Lösningen, inklusive t.ex. konsultbistånd för rådgivning, utbildning, konfiguration och etablering av integreringar till Bygningsstyrelsens övriga IT-system, som tidsbaserade tjänster.

d) Avslutningstjänster: Leverantören ska vid helt eller delvis upphörande av Kontrakten, oavsett orsak, bistå Bygningsstyrelsen, i det omfång det är relevant och nödvändigt i samband med övergång av all data till Bygningsstyrelsen, andra leverantörer eller myndigheter.