Polen – Resebyråtjänster och liknande tjänster – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Objektet av beställningen är tjänsten för bokning, försäljning och service av hotelltjänster (övernattningar) i och utomlands för Institutet Adam Mickiewicz. 1. Beställningens omfattning 1. Sökning av erbjudanden från hotell. 2. Utför bokningar av hotelltjänster (övernattningar) i Polen och utomlands. 3. Tjänsten ska utföras i 36 månader från undertecknandet eller till utgången av den maximala kontraktvärdet. 4. Medling i försäljning av hotelltjänster, inklusive utförande av betalningar. 5. Medling i avbokningar och ändringar av bokningar samt hantering av återbetalningar. 6. Förmedla beställaren detaljerad information om bokningen, inklusive: incheckning, utcheckning, mat, city tax samt andra avgifter. 7. Representera beställaren i reklamationsärenden angående hotelltjänster. 8. Erbjuda 24/7-service, inklusive helger. 9. Kontinuell uppdatering av tillgänglig erbjudande. 10. Vårda beställarens intressen, särskilt informera om händelser som kan påverka kontraktets genomförande. 11. Utföraren ska erbjuda ett servicekontor i Polen (huvudkontor eller filial) som är öppet minst 5 dagar i veckan (mån–fre) kl. 8:00–18:00 och en 24/7-infolinje som möjliggör genomförande av bokningar och ändringar utanför kontorets öppettider. 12. Tilldela en kundansvarig och minst tre personer dedikerade till beställarens service. 13. Tillhandahålla ett online bokningssystem som möjliggör bokningar och ändringar av bokningar av auktoriserade anställda hos beställaren. Systemet måste: • fungera i aktuella versioner av huvudwebbläsare, • innehålla fullständig erbjudande av tillgängliga hotell hos utföraren, • innehålla filter (min: standard, pris, lokalisering, mat, internet), • möjliggöra sökning på karta, • möjliggöra generering av voucher på PL och EN, • möjliggöra fullständig historik över ändringar i bokningar (audit trail), • möjliggöra export av bokningsdata och ändringshistorik (PDF/XLSX). 14. Systemet måste möjliggöra åtkomst till beställarens specialpriser tillsammans med avbokningsvillkor. 15. Systemet måste möjliggöra generering av rapporter (antal personer, omsättning, detaljerade data per hotel, gäst och period). 2. Väsentlig information 1. Förväntad bokningsantal: ca 12 600, varav: • 8 000 utländska • 4 600 inhemska 2. Till beställarens förfogande: rum för 1, 2, 3 personer i standarder 2–5 stjärnor. 3. Bokade tjänster måste uppfylla internationella kvalitets- och säkerhetsstandarder. 4. Geografisk omfattning: Polen samt utomlands, särskilt EU, Storbritannien, USA, Kina, Japan, Sydkorea, skandinaviska länder. 5. Bokningar för representanter för kulturinstitutioner – hög servicekvalitet krävs. 6. Mängderna är ungefärliga och kan ändras inom kontraktets värde. 7. Utföraren erbjuder stöd i fall av problem vid tjänstens genomförande. 3. Bokningsprocedur 1. Beställaren skickar e-mail-anfragen. 2. Anger krav (lokalisering, budget, preferenser). 3. Utföraren presenterar minst 3 tillgängliga erbjudanden som uppfyller kraven (om tillgängliga). 4. Svars tid: max 1 timme från mottagande av anfragen (under operativa tider; utanför dessa – enligt SLA 24/7). Erbjudandet innehåller: • information om hotellet med adress och kategori • information om rumstyp (sgl, dbl, twin, trpl, för rökare / icke-rökare) • information om om rummet inkluderar frukost • information om om rummet inkluderar internet • avbokningsvillkor • avstånd från den av beställaren angivna lokalisering. • pris i PLN – endast för bokningar av hotellplatser i Polen, • för utländska bokningar pris i valutor enligt Förordningen av Minister för Familj och Socialpolitik den 25 oktober 2022 r., för bokningar av hotellplatser som ändrar förordningen om rättigheter som tillkommer en anställd i en offentlig eller kommunal enhet inom budgetsfären när det gäller tjänsteutresor • information om om personen som gör resan ska betala ytterligare tillfälliga kostnader, till exempel i form av återbetalbar depositum, lokal skatt, information om depositum och ytterligare avgifter. 5. Beställarens val sker via e-mail eller telefon (bekräftat via e-mail). 6. Utföraren gör bokningen omedelbart efter godkännande. 7. Utföraren informerar om alla ändringar i bokningen. 8. Utföraren erbjuder den mest ekonomiskt fördelaktiga varianten som uppfyller beställarens krav 9. Om det inte finns 3 erbjudanden – Utföraren presenterar en förklaring och ett mindre antal förslag. 10. Om det inte finns överensstämmande erbjudanden – tillåts alternativa (annan standard/lokalisering) efter beställarens godkännande. 11. Utföraren tar hänsyn till hotell som beställaren föredrar. 12. Utföraren möjliggör övertagande av bokningar som gjorts av beställaren eller andra enheter. 13. Beställaren kan ändra gästdata enligt hotellets policy. 14. Bokning av flera rum på ett namn eller namnet på en institution är möjlig. 15. Möjlighet att