Norge – Fotokopieringsmaskiner – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS genomför detta upphandling på uppdrag av de ägande kommunerna i OFA-samarbetet för att etablera ett nytt ramavtal för multifunktionsmaskiner (MFP) och tillhörande tjänster. Kommunerna har ett betydande och varierande behov av skrivning, kopiering och skannning. Den nuvarande maskinparken består av både uthyrda och självägda multifunktionsmaskiner av olika ålder, kapacitet, funktion och återstående livslängd. Samtidigt varierar kommunernas storlek, organisation och användningsmönster. Det finns därför ett behov av ett flexibelt och framtidsorienterat avtal som stöder både standardisering och lokala anpassningar. Syftet med upphandlingen är att etablera ett gemensamt ramavtal som ger kommunerna tillgång till en förutsägbar, kostnadseffektiv, säker och stabil drift av multifunktionsmaskinerna. Avtalet ska underlätta en gradvis ersättning och modernisering av maskinparken, samtidigt som de existerande systemen kan fortsätta där det är lämpligt. Kommunerna har redan antagit PaperCut som ett gemensamt system för säkert skrivande och utskriftsförvaltning. Upphandlingen omfattar därför inte ett nytt skrifthanteringssystem. Det är en grundläggande förutsättning att de erbjudna multifunktionsmaskinerna är fullt kompatibla med PaperCut och kan integreras smidigt i upphandlarens befintliga utskriftsmiljö. För de flesta kommunerna i Agder levereras IT-tjänster genom interkommunalt samarbete eller företag, medan några kommuner fortfarande har sina egna IT-miljöer. Detta innebär att beställningsrutiner, godkännandeprocesser, fakturering och uppföljning varierar mellan de enskilda upphandlarna. Tendererare måste därför kunna hantera olika organisationsmodeller inom ramen för avtalet. Genom upphandlingen vill OFA IKS etablera ett långsiktigt och hållbart leveransmodell som säkerställer kommunernas behov av kvalitet, säkerhet, flexibilitet och god totalekonomi. Upphandlingen ska bidra till bättre hantering av maskinparken, minskad administrativ belastning, effektiv användning av resurser och relevanta miljögainer. 2. Beskrivning av uppdraget Uppdraget omfattar leverans av multifunktionsmaskiner och de tillhörande tjänster till kommuner och enheter som ingår i ramavtalet. Leveransen ska täcka behovet av skrivning, kopiering och skannning på olika typer av platser och organisationer, från mindre administrativa enheter till större miljöer med hög dokumentvolym och avancerade funktionsbehov. Avtalet omfattar, bland annat: uthyrning av multifunktionsmaskiner leverans och ersättning av utrustning installation, konfiguration och kommissionering tjänst och underhåll tekniskt stöd och användarstöd pågående konsulttjänster och avtalsuppföljning rapportering och ledningsinformation. Tendereraren ska erbjuda ett flexibelt leveransmodell som stöder gradvis förnyelse av maskinparken och säkerställer stabil drift under perioder då nya och befintliga system måste fungera parallellt. Upphandlaren reserverar sig rätten att upphandla begagnade multifunktionsmaskiner från leverantören eller andra, där det är lämpligt. Vi begär en totalleverans med särskild betoning på kvalitet, tjänst, säkerhet, flexibilitet och livscykelskostnader. Ytterligare krav på funktion, tjänster, tjänstenivåer och dokumentation finns i andra delar av anbudsdokumentationen.