Danmark – Mötes- och konferenstjänster på hotell – Udbud af møde- og konferencefaciliteter

Med detta anbud söker Danmarks Tekniske Universitet (DTU) att komplettera den befintliga SKI-avtalet om konferenser, seminarier och möten. Syftet är att säkra en fullständig täckning av universitetets behov inom kategorin samt att uppnå full överensstämelse (100% compliance) med gällande inköpsramar och budget. Det påpekas att leverantörer som redan omfattas av SKI-avtalet inte uppmanas att lämna bud i samband med detta anbud. Dessa leverantörer kommer automatiskt att ingå i DTU:s samlade portfölj och kan erbjuda sig på evenemang via Meeting Manager-systemet. Den samlade avtalsportföljen med SKI-avtaler och avtaler i detta anbud förväntas att börja den 1 april 2026. Alla bokningar, förfrågningar och bokningar – oavsett om dessa initieras under SKI- eller DTU-regi – ska hanteras genom Meeting Manager. Vid förfrågningar utanför systemet är leverantören skyldig att lämna bud via Meeting Manager, så att alla transaktioner registreras och dokumenteras i enlighet med DTU:s interna procedurer. DTU:s samlade årliga utgifter för externa möten och konferenser i Danmark förväntas överstiga 20 miljoner DKK exkl. moms, baserat på historiska omsättningstal för 2024 och 2025. Detta uppskattningsvärde är inte bindande och kan variera under avtalsperioden. Den maximala omsättningen under avtalet är fastställd till 20% över det förväntade spendet, vilket speglar osäkerhet angående framtida prisnivåer och behov.