Finland – Programvara och informationssystem – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon stad (senare även Beställaren) begär erbjudanden på HRM- och lönesystem. Förvärvet omfattar ett system som programvara som tjänst (SaaS), som innehåller huvudregistret för personalförvaltning (så kallad HRM-enhet) och funktioner för lönesystem. Lösningen ska stödja Espoon stads olika arbetstidformer för anställda, såsom kontor, period- och generell arbetstid, olika former av arbetsorganisation, det vill säga fast och flytande arbetstid, samt kollektivavtal och lokala avtal som används i kommunen. Förvärvet omfattar följande tjänsteenheter:

- System som programvara som tjänst (SaaS)

- Implementering och anpassning av tjänsten för Espoo

- Underhållstjänster

- Fortsatt utveckling och konsulttjänster

En mer detaljerad beskrivning av förvärvet finns i erbjudandeförfrågan, bilaga 1, "Beskrivning av förvärvets objekt". En leverantör och en reservleverantör väljs på grundval av utlysningen. Avtalet trädde i kraft vid undertecknande och är gällande tills vidare. Den förväntade startdagen för avtalsperioden är december 2026.

FÖRBEREDELSE AV FÖRVÄRVET

Förvärvsavdelningen har förberett förvärvet genom att bedöma marknadens tillgängliga alternativ, konkurrensförhållanden och genomförandemetoder. Marknadsanalysen har genomförts genom att konsultera ett brett utbud av aktörer inom branschen skriftligen och genom marknadssamtal, utnyttja expertkommentarer, bedöma förvärvets uppdelning i delar och olika genomförandemodeller.

FÖRLOPPET AV MARKNADSAMTAL 2025

År 2025 genomfördes marknadssamtal med tre identifierade potentiella leverantörer.

1) Demonstrering av system

Vecka 12-15/2025 bjöds leverantörer in att presentera sina system.

2) Kommentering av erbjudandeförfrågan

Erbjudandeförfrågan skickades till leverantörerna för kommentar i två delar (A1 och A2).

- A1 kommentaromgång: innehöll alla dokument utom de centrala processbeskrivningarna, sammansättning av rapportbehov, meddelande av läraredata och innehåll, samt kravformulär för systemets funktionella krav. Kommentarperioden var 5.5.2025 – 14.5.2025 och kommentarerna gick igenom med leverantörerna på leverantörsmötena vecka 21.

- A2 kommentaromgång: innehöll bilagor 1.3, 1.8, 1.9 och bilaga 5, samt kravformuläret för funktionella krav. Kommentarperioden var 19.5 – 2.6.2025 och kommentarerna gick igenom med leverantörerna på leverantörsmötena vecka 24.

3) Skickade förtydligande frågor

Leverantörerna bjöds också in att lämna förtydligande information angående systemens löneperioder, huvudanvändarens tjänster och externa HRM-lösningar, teknologiernas livslängd för de erbjudna systemen, samt bedömningar av användningsrättigheter och licenser, samt projektkostnader för implementering för att stödja förvärvets värdering och budgetberäkning.

FÖRLOPPET AV MARKNADSAMTAL 2026

I början av 2026 kartlades även en fjärde potentiell leverantör på marknaden, med vilken ett leverantörsmöte hölls vecka 7 för att presentera erbjudandeförfrågan. Leverantören skickades samma erbjudandeförfrågan efter mötet för kommentar som alla andra potentiella leverantörer, och kommentarer erhölls 5.3.2026. Alla fyra leverantörerna bjöds in att lämna skrivna kommentarer till den uppdaterade erbjudandeförfrågan 17.3-1.4.2026. Marknadsanalysen har genomförts så att ingen enskild leverantör har föredragits och analysen har genomförts på ett rättvist och öppet sätt.

MARKNADSKARTOITUKSEN OBSERVATIONER

De observationer som gjordes i analysen har använts för att definiera förvärvets objekt, fastställa lämplighetskrav, samt bestämma jämförande kriterier för erbjudanden. En viktig observation var att marknaden kan begränsas av de krav som ställs av Espoon stads kollektivavtal (såsom KVTES och OVTES) på HRM- och lönesystem. Dessutom kan begränsande faktorer vara Espoons behov av kontinuerliga tjänster för löneperioder, systemets dubbelmiljö och integreringar. Vid förberedelsen av förvärvet har man tagit hänsyn till lag om offentlig upphandling 65 § om marknadsanalys och förvärvsavdelningen anser att förberedelsen stöder konkurrensens genomförande.

DELNING AV FÖRVÄRVET

Förvärvsavdelningen har bedömt förvärvets uppdelning i delar. Förvärvet har inte delats i delar, eftersom det förvärvade systemet och de tillhörande tjänsterna utgör en sammanhängande enhet som inte är lämpligt att dela in i mindre enheter. Dessutom skulle en uppdelning av förvärvet betydligt öka riskerna för integrering, ansvarsfördelning, implementering och enhetlig hantering av data. Förvärvsavdelningen anser att att inte dela förvärvet är en förvärvets karaktär, genomförandemetod och lämplig genomförande.