Finland – Programvara och informationssystem – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kommun (senare även Uppdragsgivaren) begär erbjudanden på ett elektroniskt underhållsregistersystem. Förvärvet omfattar Elektroniskt underhållsregistersystem som SaaS-programvarutjänst, tjänstens införande och kundanpassning för Uppdragsgivaren, programvarans support- och underhållstjänster samt förvärvets omfattande system för fortsatt utveckling och konsulttjänster. En (1) leverantör och en (1) reservleverantör väljs ut genom anbudsproceduren. Förvärvets funktionella enheter är:

• Förfrågningar om tjänster och genomförande

• Planering och underhåll av underhållsobjekt och genomförande av underhållsåtgärder

• Underhållsjournal

• Hantering av fastighetsdata

• Energihantering av underhållsobjekt

• Självkontroll

• Långsiktiga planer (PTS) för en del av underhållsobjekten

• Rapporterings- och statistikfunktioner

En mer detaljerad beskrivning av förvärvets innehåll finns i erbjudandeförfrågan, bilaga 1, "Beskrivning av förvärvets objekt". Förvärvets beräknade totalvärde för fyra räkningsår (moms 0 %) är 2 500 000 euro. Obs! På grund av budgetärsaken har en maximiprisättning fastställts för kontinuerliga kostnader (SaaS-tjänstkostnader, support- och underhållskostnader samt underhållskostnader för integreringar). Årspriset för kontinuerliga kostnader (bilaga 6, Prislista, fliken 1 - Jämförandepris, cell O60) får inte överstiga 200 000 euro / år. Överskridande av maximipriset leder troligen till att erbjudandet avvisas.

**FÖRBEREDANDE AV FÖRVÄRVET**

Förvärvsenheten har förberett förvärvet genom att bedöma marknadsalternativ, konkurrensförhållanden och genomförande av förvärvet. Marknadsanalysen har inbegripit en bred konsultation med branschaktörer skriftligen och genom marknadsdialoger samt bedömning av olika genomförandemodeller. Marknadsanalysen har utförts så att ingen enskild leverantör har föredragits och analysen har utförts på ett neutralt och öppet sätt. Marknadsanalysen publicerades i HILMA den 26.2.2026. 14 leverantörer anmälde sig till marknadsdialogen. De anmälda sändes en förstudie i mars 2026, där de analyserade funktioner som implementeras i de system som finns på marknaden. Marknadsdialogerna fortsatte därefter med fyra leverantörer. I mars-april 2026 anordnades diskussionsmöten med tre leverantörer, där leverantörerna demonstrerade sina system. Dessutom demonstrerade en leverantör sitt system separat med videor som levererades. I maj 2026 begärdes skriftliga ytterligare undersökningar från leverantörerna och i juni 2026 skickades hela erbjudandeförfrågan med bilagor för kommentarer, varefter ytterligare förtydligande undersökningar begärdes från de som kommenterade. Under analysen konstaterades att det finns flera elektroniska underhållsregistersystem på marknaden. Baserat på marknadsanalysen kunde man sluta att Espoon kommuns behov av en energihanteringsenhet som en del av underhållsregistret begränsar marknaden. De observationer som gjordes under analysen har använts för att definiera förvärvets objekt, ställa krav på lämplighet och fastställa jämförelsegrunderna för erbjudanden. Vid förberedandet av förvärvet har man tagit hänsyn till de principer som gäller marknadsanalys enligt 65 § i förvärvningslagen och förvärvsenheten anser att förberedandet stödjer genomförandet av konkurrensen.

**DELNING AV FÖRVÄRVET**

Förvärvsenheten har bedömt möjligheten att dela förvärvet i delar. Förvärvet har inte delats, eftersom det system som förvärvs och tjänsten som är kopplad till det utgör en sammanhängande enhet, som inte är lämpligt att dela i mindre enheter. Dessutom skulle delningen betydligt öka risken för integrering, ansvarsfördelning, införande och enhetlig hantering av data. Förvärvsenheten anser att att inte dela förvärvet är en lämplig och rättfärdig genomförande av förvärvet, med hänsyn till förvärvets karaktär, genomförande och syfte.