Belgien – Catering – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Objekt för dessa tjänster: Ramavtal med externa cateringpartners för evenemang och "High-end" specialuppdrag för VIVES Södra och VIVES Norra, övergripande. Förklaring: Hogeschool VIVES Södra och VIVES Norra organiserar årligen en bred skala av evenemang och "High-end" specialuppdrag inom både Nord- och Södra campus, som är spridda över provinsen West-Vlaanderen. Dessa aktiviteter utgör en integrerad del av högskolans akademiska och samhälleliga funktioner och kräver en professionell, kvalitativ och pålitlig cateringstöd. Faser av uppdraget:

1:a fasen – Selektion

Detta dokument gäller den första fasen, nämligen selektionsfasen, av en placering i två steg. I denna första fasen begärs endast en "Ansökan om deltagande", kompletterad med de nödvändiga bilagor, där kandidaten visar sitt intresse för uppdraget, sitt skriftliga önskan att bli valda (artikel 2, 12° Förordning om offentliga uppdrag 17 juni 2016) och överlämnar de begärda ansvarsdokumenten för att kunna bli valda.

2:a fasen – Utbud

Efter selektionen kan endast de valda kandidaterna delta i den andra fasen, utbudsfasen, baserat på det kontrakt som kommer att lämnas ut till dem efter selektionsbeslutet. I denna andra fas kommer de valda kandidaterna, baserat på kontraktet, att bli inbjudna att lämna in ett erbjudande.

Lottar:

- för lott 1 "Evenemang" söker vi tre externa cateringpartners som kan stödja högskolan under en period av fyra år med följande aktiviteter som är flexibelt tillgängliga över alla campus, det vill säga över hela provinsen West-Vlaanderen. Evenemang: Varje akademiskt år arrangerar Hogeschool VIVES bland annat tre stora institutionella evenemang: - Akademisk öppning i september, - Nyårsmottagning i januari, - och Pro-dagen i maj, - ... För dessa evenemang förväntas en deltagande på cirka 700 till 1.000 personer, bestående av studenter, medarbetare, inbjudna, partner och externa aktörer. Cateringen spelar här en avgörande roll i upplevelsen, utstrålningen och organisatoriska kvaliteten av dessa stunder. Dessutom arrangerar Hogeschool VIVES årligen flera proclamationer, promotionsammankomster etc. spridda över de olika utbildningsområdena. Dessa högtider äger rum per utbildning eller grupp och riktar sig till studenter och deras föräldrar eller ledsagare. Även för dessa stunder krävs en anpassad, välskött och smidigt organiserad catering, med hänsyn till varierande gruppstorlekar, platser och praktiska förhållanden.

- för lott 2 "High-end specialuppdrag" söker vi även tre externa cateringpartners, för betydligt mindre uppdrag med i genomsnitt 10 till 50 personer där ett utomordentligt högt kvalitetsnivå är avgörande, både vad gäller produkter, presentation och service. "High-end" specialuppdrag: Detta lott gäller leveransen av högkvalitativa, specialutformade cateringtjänster, där fokus ligger på kvalitet, exklusivitet och upplevelse. Den upphandlande myndigheten avser med detta lott att välja tjänsteförmedlare som kan utveckla och realisera cateringkoncept som är helt anpassade till den specifika kontexten, mål och målgruppen för varje evenemang. Det gäller inte ett standarderbjudande, utan alltid en unik tillgång där specialtillverkning står i centrum.

Lopptid

Ramavtalet har en initial lopptid på fyra år, förutsatt att den beräknade maximivärden av uppdraget inte överskrider denna term. Den upphandlande myndigheten lägger uppmärksamhet på att den angivna maximivärden inte är beräknad baserat på de förmodade kvantiteterna i inventarier. Denna maximivärde ger alltså ingen indikation om det erbjudandebelopp som registreringen kan beviljas. I detta fall gäller det den maximala värdet av ramavtalet, som fastställts baserat på de maximala beställningsmängderna över alla uppdrag som den upphandlande myndigheten kan placera. För att kontrollera omfattningen av uppdraget, övervakar den upphandlande myndigheten utgifterna inom ramen för ramavtalet för att se till att de inte överskrider den maximala värdet av ramavtalet. Vid överskridande av den maximala värdet kan inga nya beställningar placeras.