Belgien – IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problemformulering och projektmål

GO! organiserar och stöder årligen ett betydande utbud av utbildningar, professionaliseringsaktiviteter, studiedagar och andra utbildningsinitiativ för olika målgrupper inom och utanför GO!. Den nuvarande applikationen används för att publicera utbudet, hantera anmälningar, följa deltagare, skicka kommunikation via e-post, generera närvarolistor och attester, och leverera data för fakturering och rapportering. Applikationen används bland annat för aktiviteter från pedagogisk stöd och Permanente Ondersteuningscel för CLB:s, och riktar sig till medarbetare på GO!-institutioner, skolgrupper, centrala tjänster och externa deltagare. Totalt finns det cirka 59.000 registrerade deltagare och cirka 20.000 anmälningar per år. Evenemangen kan erbjudas mot betalning eller gratis. Processerna har därför både en administrativ, ekonomisk, kommunikativ och politisk påverkan. Den nuvarande applikationen är byggd på ett legacy-plattform och behöver därför ersättas. Förutom den tekniska föråldringen är också de nuvarande processerna otillräckligt strömlinjeformade. Flera delprocesser sker idag manuellt eller via parallella applikationer. Den nuvarande applikationen stöder heller inte tillräckligt med data-självtjänst för deltagare, politisk rapportering och integreringar som single sign-on eller fakturering. GO! vill därför implementera en modern eventhanteringslösning som bättre stöder hela processen kring utbildningar och professionaliseringsaktiviteter: från publicering av utbudet och anmälan till deltagande, tillfredsställelseutvärdering, attestering, rapportering och ekonomisk bearbetning. GO! ställer följande ledande principer:

• en integrerad lösning för hantering av utbildningar, professionaliseringsaktiviteter och andra evenemang inom det tillämpningsområdet;

• maximal användning av standardfunktioner och standardprocesser;

• begränsning av anpassningar och undvikande av parallella databaser eller dubbel processhantering;

• integrering med befintliga GO!-system där data eller processer redan hanteras;

• användarvänlig stöd för både deltagare, organisatörer, administratörer och ekonomiska och administrativa medarbetare;

• pålitlig kommunikation, deltagarföljning, attestering och rapportering.

GO!s mål med implementeringen av en ny eventhanteringslösning är:

• säkerställa kontinuitet och pålitlighet i evenemangs- och utbildningshantering;

• publicera utbudet av utbildningar och professionaliseringsaktiviteter smidigt och överskådligt;

• förenkla och förbättra anmälningsprocessen för deltagare;

• stödja organisatörer och administratörer i att skapa, hantera, följa och utvärdera aktiviteter;

• integrera deltagarregistrering, närvaroföljning, attestering och utvärdering;

• minska manuella åtgärder och dubbla registreringar;

• stödja faktureringsprocesser via koppling till ekonomiska system eller, om nödvändigt, via effektiv bulkexport;

• stärka data-självtjänst, rapportering och politisk information;

• ge deltagarna möjlighet att själv konsultera sin historik, anmälningar och attester;

• hantera åtkomsträtter och roller på ett transparentare, säkrare och mer funktionellt sätt.

För att realisera dessa mål söker GO! föredragsvis en framtidsorienterad standardlösning som är tillräckligt konfigurerbara och kan kopplas till relevanta befintliga system, inklusive GO! kontaktdatabas och ekonomiska system. Lösningen måste avlasta organisationen tekniskt, vara skalbar i funktionen av användning och utbud, och kunna utvecklas flexibelt via underhåll, uppdateringar och ytterligare funktionsutvidgningar.

Beståndsdelar av uppdraget // se selectieleidraad