Belgien – IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problemformulering och projektmål GO! organiserar och stöder årligen ett betydande utbud av utbildningar, professionaliseringsaktiviteter, studiedagar och andra utbildningsinitiativ för olika målgrupper inom och utanför GO!. Den nuvarande applikationen används för att publicera utbudet, hantera anmälningar, följa deltagare, skicka kommunikation via e-post, generera närvarolistor och intyg, och leverera data för fakturering och rapportering. Applikationen används bland annat för aktiviteter från pedagogisk stöd- och ledningsfunktion och Permanenta stödcellen för CLB:s, och riktar sig till medarbetare på GO!-institutioner, skolgrupper, centrala tjänster och externa deltagare. Totalt finns det cirka 59.000 registrerade deltagare och i genomsnitt cirka 20.000 anmälningar per år. Evenemangen kan erbjudas mot betalning eller gratis. Processerna har därför både en administrativ, ekonomisk, kommunikativ och politisk påverkan. Den nuvarande applikationen är byggd på ett legacy-plattform och är därför dags att ersättas. Förutom den tekniska föråldringen är också de nuvarande processerna otillräckligt strömlinjeformade. Flera delprocesser sker idag manuellt eller via parallella applikationer. Den nuvarande applikationen stöder heller inte tillräckligt med data-självtjänst för deltagare, politisk rapportering och integreringar såsom single sign-on eller fakturering. GO! vill därför implementera en modern eventhanteringslösning som bättre stöder hela processen kring utbildningar och professionaliseringsaktiviteter: från publicering av utbudet och anmälan till deltagande, tillfredsställelseutvärdering, intyg, rapportering och ekonomisk bearbetning. GO! ställer följande ledande principer:

• en integrerad lösning för hantering av utbildningar, professionaliseringsaktiviteter och andra evenemang inom det tillämpningsområdet;

• maximal användning av standardfunktioner och standardprocesser;

• begränsning av anpassning och undvikande av parallella databaser eller dubbla processer;

• integrering med befintliga GO!-system där data eller processer redan hanteras;

• användarvänlig stöd för både deltagare, organisatörer, administratörer och ekonomiska och administrativa medarbetare;

• pålitlig kommunikation, deltagarförföljning, intyg och rapportering.

GO!s mål vid implementeringen av en ny eventhanteringslösning är:

• säkerställa kontinuitet och pålitlighet i event- och utbildningshantering;

• publicera utbudet av utbildningar och professionaliseringsaktiviteter smidigt och överskådligt;

• förenkla och förbättra anmälningsprocessen för deltagare;

• stödja organisatörer och administratörer i skapandet, hanteringen, följandet och utvärderingen av aktiviteter;

• bättre integrera deltagarregistrering, närvaroföljning, intyg och utvärdering;

• minska manuella åtgärder och dubbla registreringar;

• bättre stödja faktureringsprocesser via koppling till de ekonomiska systemen eller, om nödvändigt, via effektiv bulkexport;

• stärka data-självtjänst, rapportering och politisk information;

• ge deltagare möjlighet att själv konsultera sin historia, anmälningar och intyg;

• hantera åtkomsträtter och roller på ett transparentare, säkrare och mer funktionellt sätt.

För att uppnå dessa mål söker GO! föredragsvis en framtidsorienterad standardlösning som är tillräckligt konfigurerbara och kan kopplas till relevanta befintliga system, inklusive GO! kontaktdatabas och ekonomiska system. Lösningen måste avlasta organisationen tekniskt, vara skalbar i funktionen av användning och utbud, och kunna evolvera flexibelt via underhåll, uppdateringar och ytterligare funktionella utökningar.

Beståndsdelar av uppdraget // se selectieledning