Dänemark – Bereitstellung von Software – Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

I - HINTERGRUND UND ZIEL

Die Bygningsstyrelsen vergibt einen Vertrag zur Bereitstellung einer SaaS-Lösung zur IT-Unterstützung der Immobilienverwaltung und Vermietung bei der Bygningsstyrelsen. Die Bygningsstyrelsen benötigt eine Lösung, die als primäres Fachsystem zur IT-Unterstützung des Fachzentrums für Vermietung und Asset-Management der Bygningsstyrelsen fungieren soll. Die Lösung muss als SaaS-Lösung mit der erforderlichen Konfiguration bereitgestellt werden, um die Anforderungen der Bygningsstyrelsen zu unterstützen. Der Lieferant muss die Implementierung durchführen, einschließlich Konfiguration, Einrichtung und Datenmigration vom bestehenden System der Bygningsstyrelsen, sowie die Schulung der Benutzer der Bygningsstyrelsen gemäß den Anforderungen der Bygningsstyrelsen vor der Bereitstellung der Lösung. Nach der Bereitstellung muss der Lieferant den Service einschließlich Betrieb, Support und Wartung erbringen. Die Bygningsstyrelsen wird Navision Stat zur Abrechnung der Miete verwenden. Dies wird durch eine externe Integration unterstützt, auf die über eine von der Lösung bereitgestellte API zugegriffen werden muss. Das Ziel der Lösung ist primär, dass sie: - die Kernaufgaben der Bygningsstyrelsen im Bereich Vermietung, Immobilienverwaltung, Vertragsverwaltung und Abrechnung unterstützen soll, - als primäre Quelle für zentrale Stammdaten (Immobilien, Gebäude, Mieteinheiten usw.) fungieren soll, die quer durch die Geschäftsbereiche der Bygningsstyrelsen verwendet werden, - eine zweckmäßige Datenregistrierung unterstützen sowie die Nachverfolgbarkeit und die Möglichkeiten zur Revision und Kontrolle sicherstellen soll, und - in die Gesamt-IT-Architektur der Bygningsstyrelsen mit Integrationsplattform und Datenplattform integriert werden soll und als zentraler Bestandteil der Gesamt-Systemlandschaft und der übergeordneten IT- und Datenstrategie der Bygningsstyrelsen fungieren soll. Das bestehende System hat derzeit etwa 10 gleichzeitige Benutzer und enthält etwa 5.300 Verträge. Die Bygningsstyrelsen erwartet, dass die zukünftige Lösung nach der Datenmigration zwischen 2.000 und 2.500 Verträge enthalten wird. Das bestehende System enthält derzeit etwa 1.400 Immobilien, 3.200 Gebäude, Grundstücke und Immobilienobjekte, 500 Kunden, 6.300 Mieteinheiten und 700 private Vermieter und/oder Administratoren, und es werden jährlich etwa 22.000 Abrechnungen vorgenommen, die migriert werden müssen. II - HAUPTLEISTUNGEN Der Vertrag umfasst die folgenden Hauptleistungen: a) Vorläufige Leistungen: Der Lieferant muss in der Implementierungsphase die Implementierung durchführen, einschließlich Konfiguration und Einrichtung der Lösung in enger Zusammenarbeit mit der Bygningsstyrelsen gemäß den Anforderungen der Bygningsstyrelsen, Migration von Daten sowie Schulung der Benutzer. b) Laufende Leistungen: Der Lieferant muss ab dem Tag der Bereitstellung die Lösung für die Bygningsstyrelsen in Form einer Software-as-a-Service bereitstellen, einschließlich Betrieb, Support und Wartung. c) Bestellleistungen: Der Lieferant muss auf Anfrage der Bygningsstyrelsen Bestellleistungen für die Lösung erbringen, einschließlich z.B. Beratungsleistungen, Schulung, Konfiguration und Einrichtung von Integrationen mit den übrigen IT-Systemen der Bygningsstyrelsen, als zeitbasierte Leistungen. d) Beendigungsleistungen: Der Lieferant muss bei vollständiger oder teilweiser Beendigung des Vertrages, unabhängig von den Gründen dafür, die Bygningsstyrelsen unterstützen, soweit dies im Zusammenhang mit dem Übergang aller Daten zur Bygningsstyrelsen, anderen Lieferanten oder Behörden relevant und notwendig ist.