Polen – Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Gegenstand des Auftrags ist der Service der Reservierung, des Verkaufs sowie der Betreuung von Hotel- und Übernachtungsdiensten im In- und Ausland für den Bedarf des Instituts Adam Mickiewicz. 1. Umfang des Auftrags 1. Suche nach Hotelangeboten. 2. Buchung von Hotel- und Übernachtungsdiensten in Polen und im Ausland. 3. Der Service wird für 36 Monate ab dem Tag der Unterzeichnung oder bis zum Verbrauch des maximalen Vertragswerts erbracht. 4. Vermittlung beim Verkauf von Hotel- und Übernachtungsdiensten, einschließlich der Abwicklung von Zahlungen. 5. Vermittlung bei Stornierungen und Änderungen von Reservierungen sowie Betreuung von Rückerstattungen. 6. Übermittlung detaillierter Informationen über die Reservierung an den Auftraggeber, einschließlich: Check-in, Check-out, Verpflegung, City Tax sowie andere Gebühren. 7. Vertretung des Auftraggebers in reklamatorischen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Hotel- und Übernachtungsdiensten. 8. Gewährleistung einer rund um die Uhr verfügbaren Betreuung (24/7), einschließlich an Wochenenden. 9. Laufende Aktualisierung des verfügbaren Angebots. 10. Wahrung der Interessen des Auftraggebers, insbesondere durch Information über Ereignisse, die die Vertragsausführung beeinflussen könnten. 11. Der Auftragnehmer stellt ein Betreuungsbüro in Polen (Hauptsitz oder Niederlassung) sicher, das mindestens 5 Tage in der Woche (Mo–Fr) von 8:00–18:00 Uhr geöffnet ist, sowie eine 24/7-Hotline, die Reservierungen und Änderungen außerhalb der Bürozeiten ermöglicht. 12. Zuweisung eines Kundenbetreuers sowie mindestens drei Personen, die dem Auftraggeber gewidmet sind. 13. Bereitstellung eines Online-Reservierungssystems, das die Durchführung und Änderung von Reservierungen durch befugte Mitarbeiter des Auftraggebers ermöglicht. Das System muss: • in den aktuellen Hauptversionen der Browser funktionieren, • das vollständige Angebot der verfügbaren Hotels des Auftragnehmers enthalten, • Filter (mindestens: Standard, Preis, Lage, Verpflegung, Internet) besitzen, • eine Suche auf der Karte ermöglichen, • die Generierung von Vouchern in PL und EN ermöglichen, • eine vollständige Änderungsgeschichte der Reservierung (Audit Trail) ermöglichen, • den Export von Reservierungsdaten und Änderungsgeschichte (PDF/XLSX) ermöglichen. 14. Das System muss den Zugriff auf die Sonderpreise des Auftraggebers einschließlich der Stornierungsbedingungen ermöglichen. 15. Das System muss die Erstellung von Berichten (Personenzahl, Umsatz, detaillierte Daten nach Hotel, Gast und Zeitraum) ermöglichen. 2. Wichtige Informationen 1. Geschätzte Anzahl der Reservierungen: ca. 12.600, davon: • 8.000 ausländische • 4.600 inländische 2. Für den Auftraggeber verfügbar: 1-, 2-, 3-Bettzimmer in den Standards 2–5 Sterne. 3. Die gebuchten Dienstleistungen müssen internationale Qualitäts- und Sicherheitsstandards erfüllen. 4. Geografischer Umfang: Polen sowie das Ausland, insbesondere die EU, Großbritannien, USA, China, Japan, Südkorea, skandinavische Länder. 5. Reservierungen für Vertreter von Kultureinrichtungen – hoher Betreuungsstandard erforderlich. 6. Die Mengen sind Schätzungen und können sich im Rahmen des Vertragswerts ändern. 7. Der Auftragnehmer stellt Unterstützung im Falle von Problemen am Ort der Dienstleistungserbringung sicher. 3. Reservierungsverfahren 1. Der Auftraggeber stellt per E-Mail Anfragen. 2. Er legt die Anforderungen fest (Ort, Budget, Präferenzen). 3. Der Auftragnehmer stellt mindestens 3 verfügbare Angebote vor, die die Anforderungen erfüllen (sofern verfügbar). 4. Antwortzeit: maximal 1 Stunde nach Erhalt der Anfrage (während der Betriebszeiten; außerhalb dieser Zeiten gemäß SLA 24/7). Das Angebot enthält: • Informationen zum Hotel einschließlich Adresse und Kategorie • Informationen zur Art des Zimmers (sgl, dbl, twin, trpl, für Raucher / Nichtraucher) • Informationen, ob das Frühstück im Zimmerpreis inbegriffen ist • Informationen, ob die Nutzung des Internets im Zimmerpreis inbegriffen ist • Stornierungsbedingungen • Entfernung vom vom Auftraggeber angegebenen Standort. • Preis in PLN – nur im Rahmen der Reservierung von Hotelplätzen in Polen, • für ausländische Reservierungen den Preis in den Währungen gemäß der Verordnung des Ministers für Familie und Sozialpolitik vom 25. Oktober 2022, für Reservierungen von Hotelplätzen, die die Verordnung über die Leistungen ändern, die einem in einer staatlichen oder kommunalen Einheit des Haushaltssektors beschäftigten Arbeitnehmer für eine Dienstreise zustehen • Informationen, ob die reisende Person verpflichtet ist, zusätzliche temporäre Kosten zu tragen, z. B. in Form einer Rückerstattung, einer lokalen Steuer Informationen zu Kautionen und zusätzlichen Gebühren. 5. Die Auswahl des Auftraggebers erfolgt per E-Mail oder telefonisch (per E-Mail bestätigt). 6. Der Auftragnehmer nimmt die Reservierung unverzüglich nach der Zustimmung vor. 7. Der Auftragnehmer informiert über alle Änderungen der Reservierung. 8. Der Auftragnehmer stellt die wirtschaftlich günstigste Variante sicher, die die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt 9. Bei weniger als 3 Angeboten stellt der Auftragnehmer eine Begründung und eine geringere Anzahl von Vorschlägen bereit. 10. Bei fehlenden passenden Angeboten sind Alternativen (anderer Standard/Ort) nach Zustimmung des Auftraggebers zulässig. 11. Der Auftragnehmer berücksichtigt die vom Auftraggeber bevorzugten Hotels. 12. Der Auftragnehmer ermöglicht die Übernahme von Reservierungen, die vom Auftraggeber oder anderen Stellen vorgenommen wurden. 13. Der Auftraggeber kann die Gastdaten gemäß der Hotelpolitik ändern. 14. Reservierung mehrerer Zimmer auf einen Namen oder den Namen einer Einrichtung. 15. Möglichkeit der Änderung der Daten bis 24 Stunden vor Ankunft (gemäß der Hotelpolitik). 16. Der Auftragnehmer sendet Bestätigungen in Form von Vouchern. 17. Durchführung zusätzlicher Hotelanforderungen (sofern verfügbar). 18. Die Transaktionsgebühr betrifft eine Reservierung. 19. Die Umsatzsteuerrechnung enthält die Daten: • Vor- und Nachname des Gastes, • Vor- und Nachname der bestellenden Person • Aufenthaltszeitraum, • Hotel und Standort, • Preis und Rabatt, •